Не учтенные документы как провести в бухгалтерии каких годов: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Как принять расходы прошлого периода в текущем новость от 20.10.2021

Консультация эксперта

Нередко случаются ситуация, когда расходы фактически осуществлены в одном периоде, а документы по ним поступили в другом. В статье наш эксперт Татьяна Исайкина разъяснила, можно ли учесть такие расходы в текущем периоде или же уточнёнки не избежать.

***

Общий порядок отражения расходов при применении метода начисления определён в ст. 272 НК РФ, то есть расходы должны учитываться в отчётном (налоговом) периоде, к которому они относятся в соответствии с условиями сделок. У налогоплательщика отсутствует право выбора периода, в котором он может отразить те или иные затраты.

Глава 25 НК РФ позволяет нам учесть расходы, возникшие в результате выявления новых обстоятельств, и их отразить в составе внереализационных расходов текущего периода на основании пп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ. Если же расходы ошибочно не были учтены в соответствующем налоговом периоде, то это считается ошибкой и по общему правилу нужно корректировать базу того года, в котором совершена эта ошибка.

Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс

Условия

Для того чтобы принять расходы в текущем периоде, необходимо проверить (п 1. ст. 54 НК РФ):

возможно ли определить период совершения ошибок;
привели ли ошибки (искажения) к излишней уплате налога в периоде её совершения.

Но при всех обстоятельствах не рекомендуем править ошибки более чем трёхлетней давности, поскольку Минфин уже высказывал свою позицию против этого в Письме Минфина России от 07.12.2012 № 03-03-06/2/127.

Также не следует забывать и о финансовом результате отчётного года, ведь учесть в текущем периоде возможно расходы, только если в этом текущем периоде получена прибыль (п. 8 ст. 274 НК РФ). А вот прибыль или убыток деятельности в периоде возникновения ошибки не имеет значения. Данный вывод сформирован на основании п. 10 Письма ФНС России от 28.07.2021 № БВ-4-7/10638 (Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации от 12. 04.2021 № 306-ЭС20-20307 по делу № А72-18565/2019).

Отметим, что ранее финансовое ведомство настаивало, что в периоде совершения ошибки не должно быть убытка.

Для учёта ошибок прошлых периодов в текущем периоде необходимо, чтобы не была нулевой не только база текущего периода, но и база за период возникновения ошибки (Письма Минфина России от 11.08.2011 № 03-03-06/1/476), от 07.05.2010 № 03-02-07/1-225), от 15.03.2010 № 03-02-07/1-105).

Проще говоря, если за текущий период планируется получение прибыли, то прошлогодние расходы мы можем отразить в декларации за этот год.

Ранее мы рассказывали, можно ли принять к вычету НДС на основании одного счёта-фактуры частями в разных налоговых периодах.

Декларация

Отметим, что в декларации для исправления ошибки сумму неучтённых расходов и излишне учтённых доходов отведены отдельные строки, это строки 400 — 403 приложения 2 к листу 02 декларации за текущий период.

Показатель строки 400 учитывается при формировании показателя по строке 100 листа 02 декларации.

А строки 300 — 301 приложения 2 к листу 02 предназначены для убытков. Это убытки прошлых лет, выявленные в текущем отчётном (налоговом) периоде.

Коротко о бухучёте

Исправление ошибки в бухгалтерском учёте зависит от уровня существенности, который компания определяет самостоятельно и закрепляет в учётной политике (п. 3 ПБУ 22/2010).

Если ошибка обнаружена до подписания годовой бухгалтерской отчётности за отчётный год совершения ошибки, сделайте исправительные записи (сторнировочные или дополнительные) декабрём того года, в котором допущена ошибка (п. 6 ПБУ 22/2010 ).

Поскольку корректировка бухгалтерской отчётности прошлых лет не производится, то все ошибки отражаются в текущем периоде (п. 14 ПБУ 22/2010) путём отражения расходов на 91 счёте либо на 84. Подробнее в отражении операций в бухгалтерском учёте вам поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Документы

По аналогии с неотфактурованными поставками, даже если расходы мы учли в бухгалтерском учёте, в налоге на прибыль расходы должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ) и в том случае, если документы пришли в более позднем периоде.

Например, исполнитель оказал нам услугу в ноябре 2020 года, а акты на подпись направил почтой, документы пришли только в феврале 2021 года, когда декларация за 2020 год уже сдана, тогда бухгалтер может конверт с документами зарегистрировать в журнале входящей документации и отразить расходы в первом квартале 2021 года. При этом мы знаем период, к которому относятся расходы, и знаем, что в текущем периоде получим прибыль и что в понимании ст. 54 НК РФ расходы 2020 года у нас занижены, а налоговая база завышена и, значит, налог фактически за 2020 год можно считать переплаченным.

Как же это отразить в программе 1С:Бухгалтерия?

Это несложно, необходимо внести те самые недостающие документы, нюанс лишь в датах. Перед вводом обязательно сделайте копию базы.

При создании документа «Поступление услуг. Акт» указываете номер и дату накладной – период, в котором был расход. А в поле номер (немного ниже) дату отражения в учете, когда обнаружили документ. Далее регистрируете счет фактуру, где также номер и дата документа будут его фактическая дата, а в поле получен дату получения документа.

Далее в программе нужно произвести регистрацию расходов в бухгалтерском учете 2021 году, а в налоговом учете – в 2020 году, для того чтобы автоматически сформировалась уточненная декларация по налогу на прибыль. В документе «Поступление услуг. Акт» по кнопке «ДтКт» нужно вручную корректировать проводки. Для этого ставите флажок «Ручная корректировка» — в первой проводке нужно оставить только сумму в БУ датой 2021 года (датой получения документов) и убираете проводку по налоговому учету. После первая проводка копируется кнопкой F9, получается новая строка. Меняете дату на 2020 год, после этого расходы в налоговом учете будут отражаться во в 2020 году.

После всех выполненных действий необходимо выполнить закрытие месяца, только обязательно должна быть копия базы.

Ранее мы рассказывали, как зачесть переплату в счёт будущих платежей в 1С.

На возможность учёта расходов, фактически понесённых налогоплательщиком в прошлых налоговых периодах, в текущем налоговом периоде обращалось внимание и в Письме ФНС России от 07.12.2020 № СД-4-3/20120@.

Неотражение в целях налогообложения прибыли организаций расходов, возникших в прошлых налоговых периодах, но выявленных в текущем отчётном (налоговом) периоде в результате получения первичных документов, является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, следовательно, на указанные операции распространяются положения ст. 54 НК РФ.

Также может возникнуть ситуация, когда при сверке с контрагентом обнаруживается, что расходов учли меньше, чем фактически отражено в первичных документах (это может быть как арифметическая ошибка, так и человеческий фактор). Например, в документе стоит цифра 10 000,0, а мы отразили 1 000,00, в данной ситуации при соблюдении общих условий мы можем скорректировать базу текущего периода.

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Новые обстоятельства

Иногда расходы прошлых лет не связаны с ошибками, а являются для налогоплательщика новыми обстоятельствами.

Говоря о новых обстоятельствах, можно привести пример корректировки реализации со стороны продавца, например при предоставлении скидки, или когда ваш покупатель возвращает товар по условиям договора, или при выявлении брака (Письмо Минфина России от 25.07.2016 № 03-03-06/1/43372).

Для документального подтверждения расходов прошлого периода рекомендуем составить бухгалтерскую справку, если речь не идёт об опоздавших документах продавца.

По мнению Минфина, изменения показателей доходов или расходов, возникшие в связи с изменением стоимости ранее реализованных товаров (оказанных услуг, выполненных работ), учитываются в порядке, предусмотренном ст. 54 НК РФ. Это связано с тем, что в результате таких изменений происходит искажение налоговой базы по налогу на прибыль организаций за прошлый отчётный (налоговый) период (Письма Минфина России от 14. 02.2017 № 03-07-09/8251, от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7833, от 15.03.2018 № 03-03-06/1/15848, от 25.04.2018 N№ 03-03-06/1/28048, от 06.10.2020 № 07-01-09/87189).

В соответствии с п. 1 ст. 54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчётным) периодам, в текущем налоговом (отчётном) периоде перерасчёт налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения). Если допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога, налоговую базу и сумму налога можно пересчитать за налоговый (отчётный) период, в котором выявлены ошибки (искажения).

На п. 2 ст. 424 ГК РФ гражданское право допускает изменение цены соглашения после его заключения, если это закреплено законом или самим договором.

Это в полной мере касается и договоров поставки или купли-продажи, используемых торговыми фирмами в своей деятельности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03. 04.2015 № Ф07-871/2015 по делу № А56-27093/2014).

С точки зрения гражданского законодательства скидка — это один из элементов формирования цены товара, позволяющий снизить его первоначальную цену.

Продавцу, работающему со скидками, следует правильно оформить документы, связанные с предоставлением ретро-скидки, ведь её предоставление это обычная хозяйственная операция, проводимая продавцом, которую он обязан оформить соответствующими первичными документами.

Все организации обязаны документально оформлять все факты хозяйственной жизни организации (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Причём для этих целей организациям коммерческой сферы этот закон позволяет пользоваться как типовыми формами первичной учётной документации, так и самостоятельно разработанными бланками. Главное, чтобы формы используемых первичных документов отвечали всем требованиям (ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Формы используемой первички определяет руководитель компании с подачи лица, на которое возложено ведение учёта, и соответствующее решение вносится в учётную политику организации.

Так как типовой формы документа по предоставлению скидки не существует, то организации-продавцу в любом случае придётся разработать свою форму документа о предоставлении скидки и закрепить её использование в учётной политике.

По мнению контролирующих органов (п. 1 Письма Минфина России от 29.04.2008 № 03-03-05/47, п. 1 Письма УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 № 16-15/089421@), операцию по возврату некачественного товара (готовой продукции) следует рассматривать как операцию, приводящую к искажению налоговой базы того периода, в котором реализован товар (готовая продукция).

Поскольку в этом случае расторжение договора поставки следует рассматривать как самостоятельную хозяйственную операцию, а связанные с таким расторжением доходы и расходы поставщика необходимо отразить в налоговом учёте в периоде, в котором договор считается прекращённым. Для этого в отчётном (налоговом) периоде, в котором произошёл односторонний отказ покупателя от исполнения договорных обязательств, договорная стоимость (без учёта НДС) возвращённого товара (готовой продукции) включается во внереализационные расходы как убыток прошлых налоговых периодов, выявленный в текущем отчётном (налоговом) периоде (пп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ). Одновременно стоимость приобретения возвращённых товаров или сумма прямых расходов, относящаяся к возвращённой продукции, учитывается во внереализационных доходах текущего периода (п. 10 ст. 250 НК РФ). Аналогичный вывод следует из Писем Минфина России от 25.07.2016 № 03-03-06/1/43372, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/351. Уточнённые декларации за предыдущий налоговый период подавать не надо, поскольку налоговая база на тот момент была определена верно (ст. 268,п. 2 ст. 272, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Избежать негативных последствий при отражении расходов прошлых лет в текущем периоде поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс.

В КонсультантПлюс можно найти готовые решения по данному вопросу, а также порядок их отражения в декларации.

Вопрос

Как отразить доначисление амортизации по основному средству за прошлый период, если амортизация не начислялась в связи с техническим сбоем?

Ответ

Организация вправе включить в налоговую базу текущего отчётного (налогового) периода сумму выявленной ошибки (искажения), которая привела к излишней уплате налога на прибыль организаций в предыдущем отчётном (налоговом) периоде, только в том случае, если в текущем отчётном (налоговом) периоде получена прибыль. Если по итогам текущего отчётного (налогового) периода получен убыток, производится перерасчёт налоговой базы за период, в котором произошла ошибка (Письмо Минфина России от 16.02.2018 № 03-02-07/1/9766).

Таким образом, в общем случае доначисление амортизации для целей исчисления налога на прибыль можно осуществить за прошлый год в периоде выявления ошибки.

***

Вопрос

Как учесть доначисленный самостоятельно налог на имущество за 2020 год при выявлении ошибки в 2021 году?

Ответ

Сумма налога на имущество учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Из-за занижения суммы налога на имущество организацией занижены расходы за 2020 год. В результате налог на прибыль за 2021 год переплачен. Поэтому на основании п. 1 ст. 54 НК РФ возможно скорректировать данную ошибку путём отражения соответствующих сумм в текущем периоде. Для обоснования рекомендуем составить бухгалтерскую справку-расчёт.

Татьяна Исайкина, эксперт по вопросам бухучёта и налогообложения ООО «Что делать Консалт»

Бесплатный тест-драйв курсов учебного центра «Что делать Квалификация». Попробуйте свой будущий курс «на вкус» ещё до начала обучения!

Учет расходов при исчислении налога на прибыль. Как доказать экономическую обоснованность затрат (Егорова М.В.)

Дата:

04.09.2013

Учет расходов при исчислении налога на прибыль. Как доказать экономическую обоснованность затрат

М.В. Егорова, судья ФАСПО

В практике при исчислении налога на прибыль между налоговым органом и организациями регулярно возникают споры об обоснованности произведенных организацией расходов. Налоговые органы требуют документального подтверждения всех расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу при исчислении налога. Под документальным подтверждением расходов понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством РФ. Помимо этого, налогоплательщик должен доказать обоснованность расходов, то есть их экономическую оправданность. Но в силу различных причин, у налогоплательщика на момент проверки не всегда имеются первичные документы, подтверждающие расходы. А их экономическая оправданность в некоторых случаях бывает не столь очевидной, что как правило срабатывает на руку налоговым органам, которые тут же признают затраты необоснованными. Отсюда бесконечные иски организации о признании недействительными таких решений налоговых органов. Налогоплательщику, уменьшая налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, важно разобраться, в каких случаях можно отстоять экономическую обоснованность своих затрат, с какого момента приобретенные основные средства, подлежащие государственной регистрации можно включить в состав амортизируемого имущества, и по каким правилам необходимо производить расчет расходов при отсутствии документов, подтверждающих затраты.

Налоговые регистры реорганизованного юрлица не являются доказательством понесенных затрат

Экономическая обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов определяется не фактическим получением доходов в конкретном налоговом (отчетном) периоде, а направленностью таких расходов на получение дохода. То есть обусловленностью экономической деятельности с учетом содержания предпринимательских целей и задач организации (ст. 252 НК РФ). Расходы организации вызываются экономическими, юридическими или иными основаниями, связаны с получением дохода (или возможностью его получения) либо обусловлены особенностями ее деятельности. При оценке обоснованности расхода налоговым органом принимаются во внимание именно намерения и цели деятельности организации, в рамках которой был произведен этот расход, связанный с получением дохода (прибыли), а не ее результат (постановления ФАС Поволжского округа от 13.12.2012 по делу № А55-15746/2012, Волго-Вятского округа от 07.08.2012 по делу № А29-5041/2011, Восточно-Сибирского округа от 19. 03.2012 по делу № А58-2298/2011 (определением ВАС РФ от 16.08.2012 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Конституционный суд РФ указал, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. А потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определение КС РФ от 04.06.2007 № 366-О-П).

Производственная направленность расходов для целей налогообложения прибыли также учитывается и при амортизации имущества.

Из положений НК РФ следует, что объекты основных средств, по которым налогоплательщик начисляет амортизацию должны быть приняты к учету в качестве таковых, введены в эксплуатацию и использоваться в производственных целях (ст. ст. 253, 256-259). Об этом также указал Президиум ВАС РФ в своем постановлении от 30.10.2012 по делу № А27-6735/2011.

Следует также обратить внимание на то, что в названном постановлении Высшим арбитражным судом РФ выработан подход в определении момента включения имущества, подлежащего государственной регистрации, в состав соответствующей амортизационной группы. Отсутствие государственной регистрации права на объект основного средства в связи с тем, что налогоплательщик не реализовал право на своевременное оформление его в собственность, не может рассматриваться как основание для лишения налогоплательщика права на учет расходов, связанных с созданием и (или) приобретением этого объекта, через амортизацию.

Если объект основных средств отражен в качестве такового в бухгалтерском учете с определением первоначальной стоимости, введен в эксплуатацию и используется в производственной деятельности, то лишение налогоплательщика права начисления амортизационных отчислений и их учета в составе расходов при исчислении налога на прибыль противоречит положению п. 4 ст. 259 НК РФ.

С 2013 года в связи с внесением в статью 258 НК РФ поправок, дата государственной регистрации на начало начисления амортизации не влияет (подп. б) п.5) ст. 1 Федерального закона от 29.11.2012 № 206-ФЗ).

В целях налогообложения налогом на прибыль расходы должны быть документально подтвержденными. Документы, подтверждающие расходы представляет налогоплательщик.

Порядок документального оформления затрат установлен Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На их основании должен вестись бухгалтерский и налоговый учет в организации.

Как указал Высший арбитражный суд при разрешении одного из споров — в случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов, порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ, нельзя признать соблюденным (постановление Президиума от 24.07.2012 по делу № А40-9620/11-140-41).

Важный вывод, который следует из данного постановления связан с тем, что перенести сумму убытков на будущее правопреемник вправе только на основании первичных бухгалтерских документов (договоров, актов, товарных накладных), подтверждающих величину убытков. Налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты реорганизованного юридического лица не являются доказательством понесенных затрат, сформировавших убытки.

Расходы должны подтверждаться определенными законодательством документами, из которых следует их производственная направленность.

Так, при рассмотрении одного из дел кассационная коллегия согласилась с выводами суда первой инстанции, указав, что представленные на проверку путевые листы, в целях обоснования транспортных расходов, не подтверждают затраты налогоплательщика, их направленность на получение прибыли. Эти документы были оформлены с нарушением ст. 252 НК РФ. А именно в них отсутствовала информация о маршруте следования автомобиля, а так же содержались общие формулировки, такие как «по Самарской области», «по Самаре», не раскрывающие содержание хозяйственной операции (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу № А55-23291/2012).

При утрате подтверждающих документов налоговый орган исчисляет налог расчетным методом

Достаточно часто в судебной практике встречаются случаи, когда налогоплательщик не может подтвердить свои расходы в силу не зависящих от него обстоятельств. Например, при утрате документов в связи с кражей или пожаром.

Непредставления налогоплательщиком документов в ходе налоговой проверки в силу ряда причин является основанием для инспекции применить положения подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ и определить размер налоговых обязательств общества исходя из особенностей деятельности проверяемого налогоплательщика и сведений, полученных как из документов, находящихся в распоряжении налогового органа, так и путем сопоставления таких сведений с информацией о деятельности аналогичных налогоплательщиков.

Президиума ВАС РФ при рассмотрении одного из дел указал следующее. Наделение налоговых органов правом исчисления налогов расчетным путем направлено как на реализацию целей и задач налогового контроля, осуществление которых не должно иметь произвольных оснований, так и на создание дополнительных гарантий прав налогоплательщиков и обеспечение баланса публичных и частных интересов.

Расчетный метод используется налоговым органом, как для определения доходов, так и для учета расходов для целей определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Согласно разъяснениям Президиума частичное представление налогоплательщиками в рамках проведения выездной налоговой проверки первичных документов бухгалтерского и налогового учета не является обстоятельством, освобождающим налоговые органы от применения положений нормы подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. Поскольку задачей налогового контроля является объективное установление размера налогового обязательства проверяемого налогоплательщика (постановление от 19. 07.2011 по делу № А55-5418/2010)

Следует отметить, что на практике порой непросто разграничить случаи, когда налогоплательщик документально не обосновал некоторые свои расходы и когда он представил документы о расходах частично.

По этому вопросу Президиум ВАС РФ указал следующее. В случаях, когда в силу объективных причин налогоплательщик был лишен возможности своевременно представить соответствующие документы в налоговый орган, но представляет их в суд, вопрос о законности доначисления налога должен решаться судом исходя из всех доказательств, представленных сторонами и приобщенных в материалы дела(постановление от 19.07.2011 по делу № А55-5418/2010).

Позже ВАС РФ, указав на обязанность налогового органа по определению реального размера налогового обязательства налогоплательщика, для реализации которого и предусмотрены положения подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, распространил выводы, описанные в вышеуказанном постановлении на ситуацию, когда налогоплательщик не имеет первичных документов и не ведет должным образом учет хозяйственных операций (постановление Президиума ВАС РФ от 10. 04.2012 по делу № А55-5386/2011).

Однако ссылаясь на обязанность налогового органа рассчитать расходы, в описанных ситуациях, расчетным путем, налогоплательщикам необходимо не забывать о том, что достоверное исчисление налогов при применении расчетного метода невозможно по объективным причинам. Налоги могут быть исчислены достоверно только при надлежащем оформлении учета доходов и расходов. Применение расчетного метода предполагает исчисление налогов с той или иной степенью вероятности.

ПРИ НЕДОСТОВЕРНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ЗАТРАТЫ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА ОПРЕДЕЛЯЮТСЯ ПО РЫНОЧНЫМ ЦЕНАМ

Если в решении налогового органа была установлена недостоверность представленных налогоплательщиком документов и содержались предположения относительно умысла на получение необоснованной налоговой выгоды (либо непроявления должной осмотрительности при выборе контрагента), то реальный размер предполагаемой налоговой выгоды и понесенных затрат должен определяться исходя из рыночных цен по аналогичным сделкам. Иной правовой подход влечет искажение реального размера налоговых обязательств по налогу на прибыль.

При этом именно на налогоплательщика возлагается обязанность доказать, что цены, примененные по оспариваемым сделкам соответствуют рыночным. В свою очередь налоговый орган, в случае несогласия с размером расходов, учтенных налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль, не лишен возможности опровергнуть представленный налогоплательщиком расчет. Но при этом налоговый орган должен обосновать несоответствие таких цен рыночным и, как следствие, завышение соответствующих расходов (постановление Президиума ВАС РФ от 03.07.2012 по делу № А71-13079/2010-А17).

Федеральная налоговая служба во исполнение указанного постановления опубликовала свои рекомендации, указав следующее. Если при проверке не будет доказана нереальность совершенных хозяйственных операций по приобретению и дальнейшему использованию товаров (работ, услуг), реальный размер предполагаемой налоговой выгоды и понесенных налогоплательщиком затрат при исчислении налога подлежит определению исходя из рыночных цен, применяемых по аналогичных сделкам. А в случае несоответствия размера задекларированных затрат уровню рыночных цен, налоговый орган уменьшает сумму расходов по спорным операциям, учтенную для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль. Уменьшение производится в размере, превышающем установленный в ходе проверки уровень рыночных цен, применяемых по аналогичным сделкам (письмо ФНС России от 24.12.2012 № СА-4-7/22020@).

Говоря о расходах в целях определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль нельзя забывать о доходах, с которыми они связаны.

Показательным примером связи доходов с расходами может служить судебная практика по вопросу признания расходов бюджетных организаций, понесенных при осуществлении коммерческой деятельности.

Бюджетные учреждения, получающие доходы от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, являются плательщиками налога на прибыль организаций и определяют налоговую базу по налогу в порядке, установленном главой 25 НК РФ.

Особенности ведения налогового учета бюджетными учреждениями были установлены до 01. 01.2011 в статье 321.1 НК РФ. В соответствии с ее положениями налогоплательщики — бюджетные учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, государственных внебюджетных фондов, выделяемых по смете доходов и расходов бюджетного учреждения, и получающие доходы от иных источников, в целях налогообложения обязаны вести раздельный учет доходов (расходов), полученных в рамках целевого финансирования и за счет иных источников.

В целях главы 25 НК РФ иными источниками — доходами от коммерческой деятельности признаются доходы бюджетных учреждений, получаемые от юридических и физических лиц по операциям реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав, и внереализационные доходы.

Пунктом 1 ст. 321. 1 НК РФ был предусмотрен порядок расчета налоговой базы по налогу на прибыль в отношении доходов от коммерческой деятельности. А так же был установлен запрет на направление суммы превышения доходов над расходами от данной деятельности до исчисления налога на прибыль на покрытие расходов, подлежащих осуществлению за счет выделенных по смете средств целевого финансирования.

Приведенные положения и нормы ст.ст. 41, 42 БК РФ, не позволяли квалифицировать доходы, полученные учреждением от осуществления приносящей доход деятельности, в качестве средств целевого финансирования, не учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В том числе и в случае расходования указанных средств на финансирование уставной деятельности учреждения. Такой вывод содержится в п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 №98 «Обзор практики разрешения арбитражными судами дел, связанных с применением отдельных положений главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации».

Позже, при рассмотрении одного из дел Президиум ВАС РФ указал следующее. Тот факт, что учреждение перечисляло средства в соответствующий бюджет и затем получало их в качестве дополнительного финансирования, не освобождает его от обязанности включить в налоговую базу по налогу на прибыль доходов от коммерческой деятельности и не лишает права учесть соответствующие расходы при исчислении налога (постановление от 16. 10.2007 по делу № А34-5791/06).

В 2011 и в 20012 годах в арбитражных судах Поволжского округа была рассмотрена серия дел по вневедомственной охране при отделах внутренних дел, оказывающей за плату услуги юридическим и физическим лицам в соответствии с заключенными договорами по охране их имущества.

Соглашаясь с позицией налогового органа о доначислении налога на прибыль суды, руководствуясь нормами ст. 321.1 НК РФ и вышеуказанным информационным письмом пришли к следующему выводу. Средства, получаемые подразделениями вневедомственной охраны в соответствии с договорами по охране имущества не могут быть квалифицированы в качестве средств целевого финансирования, не учитываемых в составе доходов для целей налогообложения на основании подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ. Несмотря на то, что доходы перечислялись в федеральный бюджет, и затем юридическое лицо получало их в качестве финансирования.

Однако рассматривая дело А06-3221/2011 в порядке надзора и отменяя судебные акты нижестоящих судов ВАС РФ исходил из позиции изложенной в постановлении Президиума ВАС РФ от 16. 20.2007 №7657/07. Согласившись с выводом судов о необходимости включения средств, полученных в качестве оплаты за оказанные услуги в состав налогооблагаемых доходов, Президиум посчитал, что налогоплательщик имеет право учесть понесенные при осуществлении указанной деятельности расходы при исчислении налога на прибыль. По мнению ВАС РФ инспекция должна была определить соотношение доходов от оказания услуг по охране в общем объеме полученного отделом финансирования и с учетом положений, предусмотренных абз. 3 п. 1 и п. 4 ст. 321.1 НК РФ, а также принципа пропорционального распределения расходов, закрепленного абз. 4 п. 1 ст. 272 и п. 3 ст. 321.1 НК РФ, определить налоговую базу по налогу на прибыль. Как указывалось ранее до 1 января 2011 г. гл. 25 НК РФ содержала ст. 321.1 НК РФ, которая устанавливала особенности ведения налогового учета бюджетными учреждениями. С указанной даты эта статья утратила силу.

Вместо указанной нормы Федеральным законом от 18.07.2011 № 239-ФЗ (далее — Закон №239-ФЗ) введена в действие новая статья ст. 331.1 НК РФ, которая распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2011 года.

Новая норма также сохраняет принцип пропорционального распределения расходов . Так, в соответствии с нормами статьи 331.1 НК РФ налогоплательщики — бюджетные учреждения до 1 июля 2012 г. должны распределять расходы, понесенные за счет доходов от оказания платных услуг и доходов, полученных в рамках целевого финансирования, пропорционально доле доходов от оказания платных услуг в общей сумме всех доходов. Данный порядок имеет место, если выделенными бюджетными ассигнованиями предусмотрено финансовое обеспечение расходов на оплату коммунальных услуг, услуг связи, транспортных расходов на обслуживание административно-управленческого персонала, расходов на все виды ремонта основных средств.

Последствия потери важных документов для бизнеса

Одной из наиболее частых проблем, с которыми сталкиваются бухгалтеры, является потеря важных бухгалтерских документов именно тогда, когда они больше всего нужны. Для многих команд, которые полагаются на бумажные процессы, это как нельзя более верно. На самом деле, около 30 процентов печатных страниц никогда не забираются, а 45 процентов выбрасываются до конца дня.

Но вот что важно во всех этих выброшенных документах: они часто необходимы бухгалтерским командам. На самом деле, каждый раз, когда кто-то небрежно выбрасывает или теряет квитанции, счета-фактуры и заказы на покупку, член финансовой команды начинает плакать.

Мы чувствуем вашу боль. Будь то счет-фактура, связанная с транзакцией, которая попалась на глаза аудитору, заказ на поставку, который необходимо проверить перед утверждением, или отгрузочный документ, необходимый для успешного завершения трехстороннего согласования, единственный отсутствующий документ создает неэффективность, которая не только снижает эффективность от критических показателей, но это также создает нежелательные головные боли.

В этом блоге мы описываем несколько причин, по которым отсутствующие документы могут вызвать проблемы для всей организации. И мы покажем вам, что вы можете с этим поделать.

Задержки в процессе закрытия месяца

Процесс закрытия месяца является критическим моментом для вашей организации. Во многом этот отчет похож на выборочную проверку организации. А для бухгалтерских групп он используется для точного измерения силы вашего внутреннего контроля.

Для руководящей команды ваша способность быстро закрыть месяц является хорошим признаком эффективности. Сделайте это правильно, и это освободит ваше время, чтобы вы могли стать стратегическим деловым партнером в более широкой организации. Однако сделайте это неправильно, и вы будете дрейфовать и изо всех сил пытаться удержаться на плаву.

В чем разница между этими двумя сценариями? Часто это единственный недостающий документ. В критический момент, например, в конце месяца, слишком часто приходится бегать в поисках пропавшего счета или рыться в горах документов в поисках конкретного заказа на покупку.

Но хотя эти документы могут решить краткосрочные проблемы, они не решают основную проблему. Чтобы решить эту проблему, вы должны переосмыслить свою стратегию, чтобы документы больше никогда не пропадали. И поиск централизованного и облачного решения для хранения документов, несомненно, дешевле, чем постоянные задержки закрытия вашего месяца.

Аудиторы теряют доверие

Независимо от того, проходит ли в вашей организации внутренний аудит или внешний аудитор проводит стресс-тестирование соответствия вашей организации, крайне важно как можно быстрее получить доступ к любому запрошенному документу.

Хотя это может быть возможно для таких вещей, как счета, заказы на покупку и квитанции, аудиторам требуется гораздо больше. Они могут запросить отметки времени утверждения, полную запись изменений, внесенных в заказ, и любые другие важные детали, связанные с каждой покупкой. От вас и вашей команды зависит, будет ли эта запись событий готова и ждет.

Во многих случаях, если у вас нет полного контрольного журнала, в котором рассказывается вся история каждой транзакции, аудиторы, скорее всего, обратят внимание на ваш процесс, потеряют доверие к вашему внутреннему контролю и, возможно, даже поставят черную метку напротив имени вашей организации.

Неправильные и недостоверные счета-фактуры

Если вы работаете по договору с организацией по поставке товаров или услуг, вы будете полагаться на бухгалтерские документы, такие как счета-фактуры и отчеты о выполненных работах. Эти два документа должны быть максимально точными. Во многих случаях они также должны быть подкреплены подтверждающими документами.

Отсутствующие и ненадежные счета могут быстро подорвать доверие к вашему управлению расходами. Это не только приводит к неприятным разговорам (которые могут привести к потере клиентов), но также может оттолкнуть высокооплачиваемые организации, такие как правительства и транснациональные корпорации, которые зависят от соблюдения требований.

Трехсторонние матчи становятся односторонними

Как правило, каждый достойный контроллер выполняет трехсторонний матч.

Этот простой процесс обеспечивает соответствие счета-фактуры за конкретный продукт или услугу заказу на покупку. Это также гарантирует, что ваши команды получат продукты и услуги вовремя и в хорошем состоянии.

Подобное трехстороннее согласование помогает уменьшить количество случаев мошенничества, улучшить соблюдение нормативных требований и обеспечивает учет всех организационных затрат. Однако многим бухгалтерам часто трудно найти заказ на покупку или упаковочный лист. Это означает, что они не могут завершить трехсторонний матч. Это также означает, что бухгалтеры должны подписывать расходы, не подтверждая их. Это подрывает весь процесс расходов и делает организацию уязвимой для риска.

Чтобы исправить это, финансовые группы должны приложить согласованные усилия для хранения и хранения всех отгрузочных документов в надежном и централизованном месте. Точно так же членам команды нужен простой и эффективный способ загрузки важных документов в свои запросы на расходы. Только тогда бухгалтеры смогут точно выполнить трехстороннее сопоставление.

Технология на помощь

Факт: ручные и бумажные процессы отрицательно сказываются на вашей прибыли.

Без правильной технологии финансовые отделы изо всех сил пытаются закрыть месяц. Они также изо всех сил пытаются организовать бухгалтерскую документацию для критических аудитов и трехсторонних совпадений и не в состоянии соблюдать требования.

Чтобы построить эффективный процесс управления расходами, он вращается вокруг одного ключевого фактора: технологии. Имея правильный технический стек, вы можете интегрировать свои рабочие процессы закупок в рабочие процессы бухгалтерского учета и обеспечить сквозную прозрачность наряду с централизованным контролем.

Более того, группы бухгалтеров могут способствовать организационной подотчетности, обеспечивать здоровую и активную культуру расходов, укреплять доверие аудиторов и оптимизировать ключевые рабочие процессы, помогающие сократить расходы.

Чтобы узнать больше о том, как Procurify может помочь вашей финансовой команде отметить все эти пункты, изучите наш продукт здесь.

  Примечание редактора 
Исходная дата публикации: 17 августа 2018 г.
Оригинальный автор: Нитант Наранг

С тех пор мы обновили и переиздали этот пост в блоге с новым содержанием.

Что вы думаете?

Как долго следует хранить записи?

14 августа 2013 г.

За последнее десятилетие то, как некоторые компании обращались со своими деловыми записями, привлекало неправильные заголовки.

В результате хранение деловой документации теперь является предметом повышенного контроля и, в некоторых случаях, усиленного регулирования. Тенденция к тому, чтобы записи хранились дольше, чем раньше.

Надлежащее хранение записей — это не только вопрос избежания ответственности, это критически важно для эффективной работы вашего бизнеса. Потеря записей может привести к потере времени, потере бизнеса и потере налоговых льгот. Плохое хранение записей может усугубить трудности, с которыми может столкнуться бизнес, если ему придется восстанавливаться после стихийного бедствия, такого как пожар, шторм или успешная хакерская атака на его компьютерные системы.

Наличие надлежащей политики хранения записей и обеспечение ее реализации важнее, чем когда-либо. Вопрос в том, «Какие записи вы должны хранить и как долго?» Ответ зависит от типа рассматриваемой записи. Деловые записи делятся на несколько категорий.

Налоговая отчетность

У Налогового управления обычно есть три года после того, как ваша декларация должна быть подана или подана, в зависимости от того, что наступит позже, чтобы начать проверку. Если в декларации не указана значительная сумма дохода, срок продлевается до шести лет. Многие консультанты предполагают, что вы можете избавиться от налоговой отчетности через семь лет.

Но некоторые налоговые документы нужно хранить дольше. Копии предыдущих налоговых деклараций и содержащихся в них выборах, вероятно, должны храниться в течение неопределенного времени. Записи, подтверждающие стоимостную основу активов, находящихся в собственности, таких как здания и оборудование с длительным сроком службы, должны храниться не менее трех лет после выбытия актива. Перенесенные статьи, такие как записи, подтверждающие чистые операционные убытки, должны храниться в течение семи лет после года, в котором переносимые статьи были вычтены из дохода.

В рамках ежегодной подачи вы должны вести подтверждающую документацию почти по каждой статье доходов и расходов, о которых вы заявляете. Вы должны быть в состоянии предоставить квитанции, счета-фактуры, аннулированные чеки или банковские записи, подтверждающие все статьи расходов. Вы также должны хранить квитанции о продажах, счета-фактуры или банковские записи, чтобы подтверждать все статьи доходов.

Страховые полисы, основные договоры, договоры аренды

Эти записи должны храниться не менее 10 лет после истечения срока их действия. Если у бизнеса есть интеллектуальная собственность, которая важна для его деятельности, документы, подтверждающие право собственности на эту интеллектуальную собственность, включая патенты, регистрации товарных знаков и подтверждающие документы, должны храниться постоянно.

В зависимости от характера вашего бизнеса также может быть целесообразно сохранить страховые полисы на постоянной основе, поскольку претензии могут иногда возникать в результате действий, совершенных много лет назад. (Это особенно верно в отношении экологических требований.) Сохраните копию полиса, чтобы установить возможность покрытия.

Документы по корпоративному управлению

Сохраняйте все записи, связанные с созданием вашего бизнеса, такие как учредительные документы, соглашения о партнерстве, документация LLC и бизнес-лицензии. Эти документы должны храниться постоянно. В идеале копии — если не оригиналы — должны находиться в руках юристов компании.

Сохранение устава и протоколов всех заседаний правления. Записи акционеров должны включать реестры акций и записи обо всех выпусках и погашениях акций. Также храните копии всех договоров и договоров аренды. И не забывайте о конфиденциальной информации, такой как формулы, коммерческие секреты, патентная информация и образцы.

Бухгалтерские записи

В вашем бизнесе, вероятно, имеется адекватная система бухгалтерского учета для регистрации рутинных транзакций. Если вы строите здание для собственного использования, вам необходимо учесть все расходы, связанные с проектом. При покупке автомобиля, компьютера или офисного оборудования сохраните все документы о покупке, присвойте инвентарный номер и установите график амортизации.

Если вы приобретаете другой бизнес, вы должны не только вести записи о сделке покупки, но вам также может понадобиться получить контроль над бухгалтерскими записями от предыдущего владельца, особенно если вы берете на себя ответственность за события, которые могли произойти до этого. вы купили бизнес.

Лучше всего вести учет заработной платы постоянно.

Поездки и развлечения

Налоговое законодательство содержит особые требования к ведению учета расходов на поездки и развлечения. Правила могут быть сложными. В общем, фиксируйте, где, когда, кто, сколько и бизнес-цель для каждого расхода.

Попросите вашего CPA помочь вам разработать стандартную форму отчета о расходах для всех сотрудников, которые несут эти расходы. Требовать от каждого сотрудника представления формы с соответствующими квитанциями для получения возмещения. Если у вас есть сотрудники, которые ездят по делам компании, потребуйте автоматический журнал, показывающий пройденные мили за каждую поездку. Эти документы лучше хранить постоянно.

Записи о трудоустройстве

У ряда государственных учреждений есть право голоса в том, какие записи вам необходимо сохранять в отношении нынешних и бывших сотрудников, а также кандидатов на работу.

IRS – Служба внутренних доходов говорит, что вы должны хранить записи, касающиеся платежей, сделанных работникам, налоговых отчетов работодателей и налоговых депозитов в течение как минимум четырех лет.

DOL – Министерство труда требует, чтобы вы хранили платежные ведомости, коллективные договоры и записи о продажах и покупках в течение трех лет. Другие записи о сотрудниках, включая ставки заработной платы, отработанные часы, карты учета рабочего времени, премии, удержанные налоги и т. д., должны храниться не менее двух лет.

INS – Форма I-9 Службы иммиграции и натурализации США «Подтверждение права на трудоустройство» должна быть подписана работником и работодателем и должна быть доступна в течение трех лет с даты найма или одного года после увольнения.

OSHA – Администрация по безопасности и гигиене труда сообщает, что журнал и сводка производственных травм и заболеваний должны храниться не менее пяти лет.

ERISA — Закон о пенсионном обеспечении сотрудников требует, чтобы большинство записей корпоративных пенсионных планов и пенсионных планов сотрудников хранились бессрочно.

ADA – Закон об американцах с ограниченными возможностями гласит, что вы должны хранить персональные и трудовые формы, касающиеся найма, продвижения по службе, понижения в должности, перевода, увольнения, увольнения, ставок заработной платы и т. д., а также отбора для обучения в течение как минимум одного года. .

ADEA — Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу требует, чтобы вы хранили платежные ведомости не менее трех лет, а личные дела — не менее одного года.

Банковские выписки и погашенные чеки

Банковские выписки и погашенные чеки, как правило, могут быть утилизированы через семь лет. Однако, если аннулированные чеки могут потребоваться для установления налоговой базы или подтверждения других значительных операций, их копии следует хранить в течение неопределенного времени, предпочтительно вместе с другими документами, относящимися к рассматриваемой операции.

Корреспонденция

Сроки хранения корреспонденции различаются, но большая часть корреспонденции должна храниться не менее трех лет.

Корреспонденция и другие документы, относящиеся к конкретным контрактам, должны храниться до тех пор, пока контракты остаются в силе, и в течение семи лет после их окончания. То же самое относится и к важным активам, включая интеллектуальную собственность, необходимую для бизнеса. Как правило, вы должны хранить корреспонденцию, которая не носит общего характера, до тех пор, пока сохраняются другие документы, относящиеся к предмету корреспонденции.

Электронные записи

Сообщения электронной почты и другая информация, которая существует только в электронной форме, являются такими же деловыми записями, как и бумажные документы, и их следует хранить с такой же тщательностью. Компании должны тщательно создавать резервные копии своих компьютерных систем и архивировать электронную почту. Учитывая растущую зависимость от электронной почты и ее роль во многих судебных процессах, очевидна важность сохранения целостности электронной информации.

Записи о заработной плате, бухгалтерские книги, журналы и другая финансовая и статистическая информация могут быть преобразованы в электронную форму и сохранены таким образом. Однако переписка, меморандумы и другая подобная документация должны сохраняться в первоначальном формате, равно как и все контракты, договоры аренды, соглашения и другие юридические документы.