Образец протокола собрания: Образец протокола общего собрания 2022 (по самой новой форме) скачать

Бесплатный шаблон протокола собрания в Microsoft Word

Протоколы собрания позволяют вести учёт всех процедурных действий, будь то корпоративное собрание, собрание правления неправительственной организации или неформальное собрание комитета. Эффективное и быстрое составление протокола собрания позволит вам держать все собрания под контролем и без труда предоставлять краткую сводку тем, кто не смог присутствовать на нём. Чтобы упростить процесс ведения протокола собрания, просто воспользуйтесь заранее отформатированным для ваших нужд шаблоном. 
Ниже вы найдёте комплексную подборку бесплатных шаблонов протоколов собрания для Word. Можно выбрать шаблон официального или неофициального протокола, протокола корпоративного собрания или собрания правления вашей организации, а также простой или детализированный шаблон. Эти шаблоны просты в использовании, могут быть сохранены и преобразованы в формат PDF. Мы также расскажем вам, как создать шаблон протокола собрания в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц.

Как создать эффективный протокол собрания

Какова бы ни была цель проведения собрания, будь то разработка внутренних правил и политик для крупной организации или распределение обязанностей между сотрудниками, наличие точного и структурированного протокола собрания всегда является большим плюсом. Протокол позволяет вести учёт одобренных ходатайств и содержит сведения о лицах, ответственных за их воплощение в жизнь. Ведение протокола во время самого собрания может показаться сложной задачей, но следование указанным ниже рекомендациям значительно упростит весь процесс. 

• Планируйте вашу повестку дня. Создайте схематичный план всех ваших задач и укажите время, отведённое для каждой из них.
• Обновите свои знания положений «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта. Если вы следуете формальной процедуре проведения собрания, вам подойдёт шаблон протокола собрания, включающий в себя последовательность шагов, закреплённую в книге Генри М. Роберта «Правила парламентской процедуры».
• Отмечайте присутствующих участников по мере их появления на собрании. Таким образом вы сэкономите время на самом собрании, отметив присутствие участников заранее. Кроме того, отмечайте отсутствующих лиц.
• Разъясняйте решения. Прежде чем обсуждение перейдёт к следующему пункту повестки дня, убедитесь, что чёткое и ясное решение было принято и запротоколировано. 
• Записывайте ключевые сведения. Не старайтесь внести в протокол все подробные детали собрания. Ваша цель – убедиться, что все принятые решения, а также назначения ответственных лиц и определение действий к выполнению было запротоколировано. Использование шаблона протокола поможет вам придерживаться схематического плана собрания и вести учёт только важной информации.
• Редактируйте заметки для простоты понимания. Сразу после собрания просмотрите свои записи; с их помощью вы сможете составить наиболее точный протокол собрания. Используйте официальный тон и будьте краткими, занося в протокол при этом самую важную информацию, например действия или ходатайства. Составляйте краткую сводку для всех комментариев и обсуждений, но избегайте перехода на личности и враждебности. Старайтесь создать профессиональный документ, который будет служить официальной записью происходящего во время собрания.

Remote Project Management E-book

It can be easier to work with dispersed teams

The shift to hybrid and remote work has changed the way we manage projects. In this free e-book, learn how to overcome the top 5 challenges of managing projects with a dispersed team.

Get the free e-book

Шаблон классического протокола собрания

Этот бесплатный шаблон протокола собрания представляет собой классический схематический план и прост в использовании. По своей структуре он следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и похож на представленный ниже шаблон официального протокола собрания.  

‌ Загрузить шаблон классического протокола собрания

Шаблон официального протокола собрания

Этот шаблон официального протокола собрания следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и включает в себя такие разделы, как «Открытие собрания», «Участники», «Отчёты», «Объявления» и «Ходатайства», которые были внесены для голосования. После того, как протокол будет одобрен в качестве официальной записи для использования на следующем собрании, секретарь сможет подписать и поставить дату в нижней части протокола. Этот шаблон содержит основные элементы протокола собрания, но его можно расширять, добавляя дополнительные детали.

‌ Загрузить шаблон официального протокола собрания

Шаблон протокола собрания сотрудников

Этот шаблон протокола собрания сотрудников позволит вам систематизировать ваши собрания и проводить их вовремя. В шаблоне есть место для подробного отображения повестки дня собрания. Кроме того, для каждого элемента повестки дня можно указать временные рамки. Вопросы, возникшие во время предыдущих мероприятий, могут быть решены вместе с новыми задачами повестки дня и обсуждением информации об обучении сотрудников. Вы также можете указать, какие сотрудники присутствовали на собрании и выступали в качестве посредника. 

‌ Загрузить шаблон протокола собрания сотрудников

Простой протокол собрания

Этот простой шаблон протокола собрания чётко отображает все действия, которые необходимо выполнить, и сроки их выполнения. Этот шаблон может быть использован при ведении бизнеса, а также в школах, клубах и любых других организациях, которые устраивают собрания комитетов. Простая структура шаблона позволяет без труда просматривать данные об организаторах собрания и обсуждаемых элементах повестки дня. Кроме того, вы можете указать, кто вёл протокол, что будет полезно, если у вас нет официально назначенного секретаря.

‌ Загрузить простой шаблон протокола собрания

Подробный протокол собрания

Формат подробного шаблона упрощает процесс ведения учёта и систематизации большого объёма данных. Сохраняйте все важные подробности вашего собрания, включая дополнительные заметки и сведения, которые не поместились в отведённые места для действий и элементов повестки дня. Вы также можете составить список принятых решений, и, кроме того, в верхней части имеется место для указания цели собрания, благодаря чему все участники смогут сфокусироваться на главном.

‌ Загрузить шаблон подробного протокола собрания

Протокол собрания для обсуждения проекта

Если вы проводите собрание с целью обсудить текущий проект, создайте последовательный и структурированный протокол этого собрания. Укажите название проекта в верхней части протокола, а также цель текущего собрания. Простой формат делает протокол простым для чтения и использования в качестве справочного материала, что важно для участников проекта, которые не смогли присутствовать на собрании. Вы также можете добавить сведения о задачах и ответственных за их выполнение лицах, а также планах в отношении последующих собраний, которые можно добавить в нижней части шаблона.

‌ Загрузить шаблон протокола собрания для обсуждения проекта

Шаблон протокола повестки дня собрания

Этот шаблон отлично подойдёт для протокола собрания сотрудников или любого протокола собрания, которое не состоит из большого количества официальных шагов и не включает в себя много подробных сведений. Без труда составляйте схематичный план действий, одобренных к выполнению по результатам собрания.

‌ Загрузить шаблон протокола повестки дня собрания

Протокол собрания правления

Этот бесплатный шаблон собрания правления позволяет установить, кто из членов правления принимал участие в совещании и насколько это собрание правомочно (имеет кворум). А схематичная структура упрощает процесс ведения детализированного учёта обсуждений, отчётов, повестки дня и результатов голосования. Шаблон также содержит место для подписей, так что председатель правления сможет одобрить протокол.

‌ Загрузить шаблон протокола собрания правления 

Шаблон протокола корпоративного собрания

Персонализируйте этот бесплатный шаблон протокола корпоративного собрания, добавляя логотип или название вашей компании в верхней части. У этого шаблона простой и строгий формат, и вы без труда сможете использовать его в качестве справочного материала после собрания. Действия для выполнения, ответственные за их выполнение лица и сроки выполнения указываются в шаблоне и сортируются по темам. Предоставляя копию протокола всей вашей команде, вы упрощаете достижение корпоративных целей.

‌ Загрузить шаблон протокола корпоративного собрания

Шаблон протокола неформального собрания

Если ваше собрание носит неформальный характер, а ваш протокол не требует большого количества деталей, вам подойдёт этот базовый шаблон протокола неформального собрания. Он предлагает простой схематичный план, представляя собой более структурированный подход, чем простая запись заметок. Кроме того, в этот шаблон можно добавить дополнительные данные или, наоборот, сделать его еще более простым, в зависимости от ваших условий.

‌ Загрузить шаблон протокола неформального собрания

Формат протокола собрания

Этот пример формата протокола собрания даст вам идеи о том, какую информацию размещать в каждом разделе. Это очень удобный шаблон, который будет полезен новичкам в составлении протоколов собраний. Он достаточно детализирован и позволяет осветить все аспекты собрания. Шаблон включает в себя примеры элементов повестки дня, а также инструкции о том, как распространить протокол между участниками собрания после его завершения.

‌ Загрузить формат протокола собрания

Узнайте, как использовать простые шаблоны протокола собрания в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Омск – город будущего!. Официальный портал Администрации города Омска

Город Омск основан в 1716 году. Официально получил статус города в 1782 году. С 1934 года — административный центр Омской области.

Площадь Омска — 566,9 кв. км. Территория города разделена на пять административных округов: Центральный, Советский, Кировский, Ленинский, Октябрьский. Протяженность города Омска вдоль реки Иртыш — около 40 км.

Расстояние от Омска до Москвы — 2 555 км.

Координаты города Омска: 55.00˚ северной широты, 73.24˚ восточной долготы.

Климат Омска — резко континентальный. Зима суровая, продолжительная, с устойчивым снежным покровом. Лето теплое, чаще жаркое. Для весны и осени характерны резкие колебания температуры. Средняя температура самого теплого месяца (июля): +18˚С. Средняя температура самого холодного месяца (января): –19˚С.

Часовой пояс: GMT +6.

Численность населения на 1 января 2020 года составляет 1 154 500 человек.

Плотность населения — 2 036,7 человек на 1 кв. км.

Омск — один из крупнейших городов Западно-Сибирского региона России. Омская область соседствует на западе и севере с Тюменской областью, на востоке – с Томской и Новосибирской областями, на юге и юго-западе — с Республикой Казахстан.

©Фото Б.В. Метцгера

Герб города Омска

Омск — крупный транспортный узел, в котором пересекаются воздушный, речной, железнодорожный, автомобильный и трубопроводный транспортные пути. Расположение на пересечении Транссибирской железнодорожной магистрали с крупной водной артерией (рекой Иртыш), наличие аэропорта обеспечивают динамичное и разностороннее развитие города.

©Фото Алёны Гробовой

Город на слиянии двух рек

В настоящее время Омск — крупнейший промышленный, научный и культурный центр Западной Сибири, обладающий высоким социальным, научным, производственным потенциалом.

©Фото Б.В. Метцгера

Тарские ворота

Сложившаяся структура экономики города определяет Омск как крупный центр обрабатывающей промышленности, основу которой составляют предприятия топливно-энергетических отраслей, химической и нефтехимической промышленности, машиностроения, пищевой промышленности.

©Фото Б.В. Метцгера

Омский нефтезавод

В Омске широко представлены финансовые институты, действуют филиалы всех крупнейших российских банков, а также брокерские, лизинговые и факторинговые компании.

Омск имеет устойчивый имидж инвестиционно привлекательного города. Организации города Омска осуществляют внешнеторговые отношения более чем с 60 странами мира. Наиболее активными торговыми партнерами являются Испания, Казахстан, Нидерланды, Финляндия, Украина, Беларусь.

Город постепенно обретает черты крупного регионального и международного делового центра с крепкими традициями гостеприимства и развитой инфраструктурой обслуживания туризма. Год от года город принимает все больше гостей, растет число как туристических, так и деловых визитов, что в свою очередь стимулирует развитие гостиничного бизнеса.

©Фото Б.В. Метцгера

Серафимо-Алексеевская часовня

Омск — крупный научный и образовательный центр. Выполнением научных разработок и исследований занимаются более 40 организаций, Омский научный центр СО РАН. Высшую школу представляют более 20 вузов, которые славятся высоким уровнем подготовки специалистов самых различных сфер деятельности. Омская высшая школа традиционно считается одной из лучших в России, потому сюда едут учиться со всех концов России, а также из других стран.

©Фото А.Ю. Кудрявцева

Ученица гимназии № 75

Высок культурный потенциал Омска. У омичей и гостей нашего города всегда есть возможность вести насыщенную культурную жизнь, оставаясь в курсе современных тенденций и течений в музыке, искусстве, литературе, моде. Этому способствуют городские библиотеки, музеи, театры, филармония, досуговые центры.

©Фото В.И. Сафонова

Омский государственный академический театр драмы

Насыщена и спортивная жизнь города. Ежегодно в Омске проходит Сибирский международный марафон, комплексная городская спартакиада. Во всем мире известны такие омские спортсмены, как борец Александр Пушница, пловец Роман Слуднов, боксер Алексей Тищенко, гимнастка Ирина Чащина, стрелок Дмитрий Лыкин.

©Фото из архива управления информационной политики Администрации города Омска

Навстречу победе!

Богатые исторические корни, многообразные архитектурные, ремесленные, культурные традиции, широкие возможности для плодотворной деятельности и разнообразного отдыха, атмосфера доброжелательности и гостеприимства, которую создают сами горожане, позволяют говорить о том, что Омск — город открытых возможностей, в котором комфортно жить и работать.

©Фото из архива пресс-службы Ленинского округа

Омск — город будущего!

6 Примеры протоколов совещаний (+Бесплатные шаблоны)

Ведение протоколов совещаний является обычной практикой во многих организациях. Это то, как организация отслеживает, что происходило во время собрания и как принимались решения.

Но то, что именно должно быть написано в протоколе собрания, может сбивать с толку, если у вас нет примера.

В этой статье мы приведем вам примеры протоколов собраний, чтобы вы могли увидеть, как составлять протоколы собраний вашей организации.

Meeting Minutes Examples In This Article:

1. Meeting Minutes with No Formatting
2. Simple Meeting Template
3. Board Meeting Template
4. Executive Monthly Meeting
5. Sprint Planning
6. One-On-One Meetings

Quick Советы по написанию протоколов собраний

Прежде чем мы перейдем к примерам протоколов собраний, вот несколько рекомендаций, на которые стоит обратить внимание:

Делайте протоколы краткими и лаконичными0010 . Полный час обсуждения должен занять около половины страницы или даже меньше, в зависимости от того, сколько информации вам нужно включить.

Укажите, кто присутствовал на собрании, а также их роль (если применимо).

‍ Обратите внимание на принятые решения . Если что-то решено, всегда указывайте, какое решение было принято, чтобы можно было назначить будущие действия и привлечь к ответственности.

Следить за голосами . Если возникло разногласие или спор, обязательно отметьте, как было принято окончательное решение (т. е. кто за какой вариант проголосовал).

Повторите все действия , которые необходимо выполнить в конце собрания, чтобы люди знали, за что они несут ответственность.

Как видите, составить протокол встречи довольно просто.

Если вы изложите всю необходимую информацию в ясной и краткой форме, все будет в порядке.

Вот несколько примеров того, как составлять протоколы для ваших собственных собраний. Внизу каждого образца протокола собрания находится ссылка для бесплатной загрузки шаблона протокола собрания в формате Word Doc, Google Doc или для его использования в Fellow (бесплатное программное обеспечение для управления собраниями).

Узнайте, что *нельзя* включать в протокол собрания

{{start-having-better-meetings=»/blog-inserts»}}

1
Пример протокола собрания: без повестки дня или форматирования

Собрание началось в 11:00, и на нем присутствовали Джон Смит, Джейн Доу и Роберт Браун. Протокол встречи вел Джеймс Тейлор.

После обзора того, как продвигается проект и чего мы надеемся достичь на следующей неделе, мы обсудили, как лучше всего разделить наши задачи на предстоящую неделю. В первый день мы решили поработать над задачей А и Б.

Мы также пришли к соглашению, что завершим обсуждение вопроса C на следующей неделе вместо того, чтобы пытаться решить его сейчас.

{{simple-meeting-minutes=»/blog-inserts-6″}}

Преимущества стиля ведения протокола собрания без повестки дня

Ведение протокола собрания без повестки дня или форматирования не является идеальным, но у него есть преимущества из-за того, что вообще не вел протокол собрания. Так что, если вы делали это до сих пор, это хорошее начало. Вы вели записи, которые могут служить в какой-то степени записью. И они могут освежить чью-то память.

Преимущества включают в себя: 

• По крайней мере, вы ведете протоколы совещаний
• Вы можете сделать это мгновенно, без какой-либо подготовки
• У вас есть какие-то записи, даже если они не идеальны
• Вы можете легко копировать, вставьте и поделитесь информацией
• Это может сработать для очень маленьких команд, у которых не так много встреч (скажем, ежеквартальные собрания крошечного местного парусного клуба.)

минут совещаний на следующий уровень, чтобы дать себе больше власти, улучшить репутацию и помочь своей команде добиться еще большего.

Поднять его на следующий уровень проще, чем не сделать стиль без повестки дня, без форматирования.

Причина в том, что небольшая организация упрощает любую работу, особенно такую ​​задачу, как ведение протокола собрания.

Низко висящие плоды в альтернативных издержках

Прежде чем мы рассмотрим простой способ лучше организовать протокол собрания, давайте подробно рассмотрим недостатки ведения протокола собрания без какой-либо повестки дня или форматирования. Иногда, если метод работает нормально и удовлетворяет заинтересованные стороны, полезно непосредственно взглянуть на недостатки.

Взгляд на возможности, которые вы упускаете, с очень простым подходом к ведению заметок может быть очень мотивирующим. Вы найдете много простых вещей, которые могут улучшить ваше положение и производительность вашей команды.

Недостатки протокола собрания без повестки дня

Они выглядят непрофессионально. Простая текстовая форма протоколов совещаний очень неформальна — и не обязательно в хорошем смысле, потому что основная повестка дня и простое форматирование настолько просты в наши дни, когда доступно так много бесплатных приложений и так много отличных бесплатных шаблонов.

Их трудно прочитать. Форматирование, шрифты, дизайн и шаблоны существуют по очень хорошей деловой причине. Они облегчают чтение и усвоение информации. Когда протокол встречи остается неформатированным, его труднее читать. Все представляет собой одну большую массу текста, даже если он разбит на короткие абзацы и предложения.

Доступ к ним может быть затруднен. Неформатированные протоколы совещаний без повестки дня обычно отсутствуют в других передовых методиках для протоколов совещаний. Например, легкий доступ к облаку. Могут ли нужные люди получить доступ к протоколам совещаний в любое время, безопасно и с любого устройства?

Они могут быть слишком легкодоступными для не тех людей. Опять же, неформатированные протоколы совещаний часто не получают должного внимания при управлении доступом, что приводит к тупому контролю доступа к инструментам. Установлены ли они в простых Документах Google как «Все, у кого есть ссылка, могут получить доступ»? Это случается слишком часто. И это не профессионально и не безопасно.

Заметки расфокусированы. Причинно-следственная связь ясна. Встречи без повестки дня не сфокусированы. Это означает, что человек, пытающийся делать заметки, не знает, на чем сосредоточиться, и разговор все равно идет в разные стороны. Таким образом, заметки будут расфокусированы.

Они будут отражать постоянную нехватку внимания на собраниях. И они являются звеном в цепи — они являются частью причины отсутствия внимания.

Это означает, что они тоже лечит от отсутствия фокуса. Форматированные протоколы собраний, основанные на профессионально оформленном шаблоне повестки дня, могут внести высокий уровень порядка в деловую встречу, особенно в серию встреч. Вы можете привлечь внимание к регулярным встречам, просто регулярно создавая форматированную повестку дня.

Когда вы делаете заметки без повестки дня, вы не знаете, на чем сосредоточиться

Вы или кто-либо другой, ведущий собрание, не можете придерживаться расписания (поскольку его нет)

 Легче отформатировать, чем продолжать использовать неформатированные заметки о встрече

Хорошая новость заключается в том, что очень легко выполнить эти первые два «лучших практических» шага: 

1. Начните с повестки дня
2. Отформатируйте заметки

Но как? Верно?

В следующем разделе объясняется, как именно вы можете начать работу. Это сделает ваши заметки лучше, ваши встречи более продуктивными, а ваша репутация улучшится.

Как сделать следующий шаг 

Чтобы сделать следующий шаг, вам нужна всего одна вещь.

Вам нужен профессионально оформленный шаблон повестки дня. (Вы можете делать заметки прямо в шаблоне повестки дня.) 

Прокрутите вниз, чтобы увидеть несколько примеров профессионально отформатированных бесплатных повесток дня, которые вы можете загрузить и использовать прямо сейчас.

Получите именно тот шаблон повестки дня, который вам нужен прямо сейчас — бесплатно

Пока вы переходите от неформатной повестки дня, вы также можете выбрать шаблон повестки дня, разработанный специально для того типа встречи, которую вы собираетесь делать заметки для.

Это просто.

Просто прокрутите вниз, чтобы найти наиболее часто используемые шаблоны.

Не можете найти то, что соответствует вашим потребностям? Попробуйте нашу коллекцию из более чем 80 профессиональных шаблонов для встреч с повесткой дня.

2
Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

ты. Он ставит перед собой цель собрания, переходит к пунктам повестки дня и завершается разделом «Следующие шаги».

‍

Этот шаблон протоколов собраний идеально подходит для настоящих Простых совещаний, поскольку он фокусирует всех на Цели собрания, для чего, в конце концов, и нужны простые собрания. На простом собрании никого не интересуют Правила порядка Робертса, кворум, учет голосов в соответствии с принятой парламентской процедурой.

‍

Участники Simple Meeting собираются быстро обсудить конкретный вопрос, решить конкретную проблему, ответить на конкретный вопрос и достичь определенной бизнес-цели.

‍

Это означает, что этот Простой шаблон собрания отлично подходит для того, для чего он хорош, но его возможности могут быть ограничены, когда речь идет о других видах собраний.

Когда вы увидите, что ваши потребности лучше удовлетворяются за счет более детального дизайна, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть другие популярные примеры протоколов совещаний, каждый из которых имеет бесплатный шаблон, или воспользуйтесь функциями поиска или фильтрации в нашем каталоге бесплатных шаблонов повестки дня совещаний.

‍

3
Протокол собрания Пример: шаблон собрания совета директоров

Этот шаблон собрания совета директоров включает все основные компоненты собрания совета директоров, чтобы лицо или лица, делающие записи, могли иметь четкую направленность.

‍

Начинается с Призыва к порядку, включает Присутствие членов с правом голоса и других лиц, Утверждение протокола предыдущего собрания, Отчеты, Предложения, Объявления и Отсрочку.

‍

Подготовка к ведению протокола заседания правления

‍

Заседания совета директоров относятся к собраниям высшего уровня, на которых вы можете нести ответственность за ведение записей. Важно сделать домашнее задание, чтобы подготовиться.

‍

• Поговорите с кем-нибудь, кто делал это раньше в вашей компании, или с председателем совета директоров. Убедитесь, что вы понимаете, чего ожидают от ведущего протокол собрания, и как это делалось раньше.
• Ознакомьтесь с Правилами порядка Роберта, где вы узнаете о наличии кворума, внесении предложений, проведении и записи голосования и многом другом в соответствии с самой уважаемой методологией проведения собраний по парламентской процедуре.
• Убедитесь, что вы знаете особые правила вашей компании в отношении повестки дня и протоколов заседаний совета директоров. особые правила вашего правления.
• Если вы впервые записываете протокол заседания совета директоров, рекомендуется попрактиковаться наедине с примерами заседаний совета директоров, которые вы можете найти на YouTube, или с предыдущими заседаниями совета директоров вашей компании, если они доступны для вас в аудиоформате. или видео в репозитории компании.

4
Протокол собрания Пример: Ежемесячное собрание руководителей

Поскольку еженедельные (или даже ежемесячные) собрания руководящего состава безжалостно повторяются в календаре, создание протоколов для них может быстро ошеломить человека, у которого еще нет хорошей системы.

‍

Хорошая система для еженедельных совещаний руководителей включает в себя встроенные способы:

‍

• Совместная работа над пунктами повестки дня0014
• Передача ответственности за ведение заметок на лету
• Надежные и простые способы совместного использования протоколов совещаний
• Надежные и простые способы хранения и поиска всей серии протоколов совещаний

‍

Участник предлагает конец до конца простая система для управления всеми этими функциями.

‍

Но любая такая система начинается с шаблона повестки дня, профессионально разработанного для Еженедельного собрания руководителей. Ознакомьтесь с бесплатным, мгновенно доступным шаблоном ниже. Он служит шаблоном для ведения протокола собрания.

5
Протокол собрания Пример: планирование спринта

Спринты, которые достигают целей, требуют эффективного планирования спринта, что требует эффективных собраний спринта. При правильном выполнении совещание по планированию спринта не только запускает новый спринт, но также обеспечивает: Повестка дня поможет избежать непредвиденных препятствий и убедиться, что все знают, кто за что отвечает и кто уполномочен принимать решения по любому вопросу, который может возникнуть.

‍

Цель спринта

Приведенный ниже пример профессиональной программы/протокола собрания для собрания по планированию спринта начинается с цели , чтобы все знали, какова цель собрания. Сотрудничайте с другими заинтересованными сторонами для определения цели.

‍

Бэклог спринта

Затем уточняйте свой Бэклог по мере создания повестки дня. Бэклог — это полный список того, что требуется продукту и в каком хронологическом порядке. Представление бэклога является частью отображения прогресса в проекте на данный момент.

‍

Epics to be Delivered

Этот шаблон поможет вам естественным образом перейти от того, где находится проект, к тому, что будет дальше.

‍

Объем работ

После этого собрание перейдет к уточнению Объема работ , чтобы убедиться, что все согласны с тем, что означает «сделано» в этом спринте.

‍

Ключевые риски и опасения 

В разделе «Ключевые риски и опасения» описаны возможные препятствия, которые могут возникнуть, способы их преодоления и кто может помочь с ними справиться.

‍

Примечания и выводы и Действия

В разделе Примечания и выводы и в разделе Действия подтверждается принятое решение и кто несет ответственность за обработку той или иной части.

‍

Последующее

Последующие действия точно определяют, как будут нести ответственность владельцы задач и как заинтересованные стороны могут помочь и быть в курсе событий.

‍

‍

6
Протокол встречи Пример: встречи один на один

Общие встречи один на один, ежемесячный коучинг, встречи с наставниками, еженедельные встречи менеджеров один на один и многое другое.

‍

(Чтобы просмотреть полный список профессиональных шаблонов для совещаний один на один, выберите фильтр «Один на один» в хранилище Hugo, включающем более 80 бесплатных профессиональных шаблонов для совещаний.)

‍

Но один Вещь, которую требуют встречи один на один и которую часто упускают из виду, — это повестка дня. Необходимость в повестке дня встречи один на один может быть упущена из виду, потому что встреча один на один может показаться простой, потому что это только между двумя людьми.

‍

Почему для встреч один на один нужны повестки и протоколы

‍

Но реальность такова, что встреча между двумя людьми или между 2000 человек на собрании всех участников требует руководства.

‍

Для встречи один на один требуется повестка дня. И для этого требуется протокол встречи, чтобы каждый участник мог знать, в чем суть встречи, что было решено и каковы дальнейшие действия.

‍

Самое худшее во встречах — любых встречах, даже встречах один на один — это их плохое управление. Плохое управление совещанием тратит время людей и истощает их энергию. И людям это, естественно, не нравится.

‍

С другой стороны, хорошо организованные собрания умножают достижения человека как члена команды и, таким образом, представляют собой , противоположный пустой трате времени. Люди естественно процветают благодаря таким встречам.

‍

Встречи один на один не являются исключением. Когда вы посещаете встречу один на один, у вас больше возможностей, чем на любой другой встрече, повлиять на результат. Он может быть целенаправленным, направленным, документированным и заряжающим энергией.

‍

Все, что вам нужно, это правильный, профессионально разработанный шаблон.

Эта повестка дня полезна для общих встреч один на один. (Для получения более конкретных типов шаблонов повестки дня встречи «один на один» щелкните фильтр «Один на один» в нашем хранилище более 80 шаблонов встреч с постоянно растущим числом.) Шаблоны протоколов (бесплатная загрузка)

Все эти примеры протоколов собраний взяты из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повестки дня, только в них добавлено больше информации.

На самом деле все шаблоны повестки собрания в нашей библиотеке можно использовать для протоколов собрания. В конце концов, протокол собрания — это, по сути, повестка дня собрания, просто заполненная кратким изложением того, что произошло в этой части собрания.

Найдите эти и многие другие шаблоны в нашей большой галерее шаблонов, включая собрания руководителей, заседания совета директоров, собрания по продажам, звонки клиентов, собрания команды и собрания персонала.

Получите бесплатные шаблоны протоколов собраний

‍
{{go-further-with-hugo=»/blog-inserts»}}

Шаблоны и примеры протоколов совещаний – Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы совещаний могут быть ключевой частью держать всю команду в курсе того, что произошло. И это не должно быть сложной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам приступить к написанию и подготовке эффективных протоколов совещаний.

Для чего нужны протоколы собраний?

Протокол встречи — это заметки, в которых фиксируется то, что происходило на встрече! В отличие от повестки собрания, в нем фиксируются принятые решения и действия, запрошенные группой. Несмотря на команду, они не являются поминутными записями, а включают в себя ключевые детали, которые команда захочет знать. В протоколе собрания важно фиксировать такую ​​информацию, как:

• принятые решения
• следующие шаги
• действий и ответственный

Минуты — запись того, кто там был и что произошло. Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглядываются назад, чтобы подумать о том, что произошло. Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или графиках, чтобы все были в курсе.

Что должно быть в протоколе собрания?

Вот некоторые детали, которые вы должны указать в протоколе собрания.

• Дата и время встречи
• Имена участников
• Обсужденные пункты и темы повестки дня
• Действия

Сопутствующее содержание: Составление эффективной повестки дня встречи с примерами и 5 шаблонов повестки дня встречи

Пример протокола встречи

Ниже приведен пример неформальной встречи, на котором собраны только самые важные факты.

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки всей командой.

Шаблон протокола неформального собрания группы

Дата: Сегодняшняя дата

Участники

• Список участников

Повестка дня

• Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, последующие шаги
• Пункт 2
• Элемент 3

Следующие шаги

• Список идет здесь в формате: действие, ответственное лицо, дата
• Пример: Брайан должен сообщить этой группе список целевых компаний к концу недели 9. 0014

Ниже приведен пример более официального заседания совета директоров.

Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки всей командой.

Образец официального протокола заседания правления

ДАТА: Дата проведения собрания

ПРИСУТСТВУЮЩИЕ: Имена и фамилии всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВУЮЩИЕ: Имена и фамилии членов Комитета, которые не могут присутствовать на собрании.

1. ЗВОНОК ДЛЯ ЗАКАЗА/ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ ЗАМЕЧАНИЯ

• Время, когда собрание было созвано и кем.
• Здесь собраны все вступительные замечания.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА ОТ (ДАТА)

• Вам необходимо ходатайство об утверждении протокола предыдущего собрания.
• Предложение: Утвердить протокол (ДАТА) в том виде, в каком он был распространен (или ИЗМЕНЕН) Предложение Автор: Имя лица (ПЕРВОЕ И ПОСЛЕДНЕЕ), внесшего предложение
• Прикомандирован: Имя человека (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), поддержавшего ходатайство Вынесено или отклонено

3. ДОПОЛНЕНИЯ К ПОВЕСТКЕ ДНЯ

• Если есть дополнения к повестке дня или запросы на повестку дня следующего собрания, они будут отмечены здесь.

4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

• Предложение: утвердить повестку дня в том виде, в котором она была распространена (или С ИЗМЕНЕНИЯМИ)
• Предложение Автор: имя лица (ПЕРВОЕ и ПОСЛЕДНЕЕ), сделавшее предложение
• Прикомандирован: имя лица (ПЕРВОЕ и ПОСЛЕДНЕЕ), внесшего предложение Поддержано или побеждено

5. ДЕЛО ПО ПРЕДЫДУЩЕМУ СОВЕЩАНИЮ

• Любые вопросы предыдущего собрания, которые требуют дальнейшего обсуждения

6. ВОПРОС № 1 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

• Подведите итоги обсуждения по теме
• Если были какие-либо движения, поместите информацию здесь
• Если необходима дополнительная информация, укажите последующие действия, имена и дату здесь

7. ПУНКТ № 2 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

• Любые другие вопросы

8. ДОПОЛНЕНИЯ К ПОВЕСТКЕ ДНЯ

• Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по данному пункту
• Если были какие-либо движения, поместите информацию здесь
• Если требуется дополнительная информация, укажите последующие действия, имена и дату здесь

9. ПЕРЕНОС

• Запишите время переноса собрания

10. СЛЕДУЮЩАЯ ЗАСЕДАНИЕ (ДАТА)

• Дата следующей встречи должна быть определена в конце встречи до того, как все уйдут. Это удобное напоминание о том, что нужно включить его в конец шаблона протокола, чтобы не пропустить.

Notejoy — более эффективный способ управления вашими собраниями

Проведение эффективных и продуктивных собраний — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление обменом информацией во время собрания. Все ли согласны с темами и целями собрания? Были ли решения доведены до сведения всех, кому необходимо знать? Если вы пропустили встречу, как вы можете узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — это эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы всегда оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в режиме реального времени . В качестве облачного решения Notejoy позволяет вам заранее делиться повесткой дня собрания с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня собраний, а также просматривать последнюю версию.

Всегда в синхронизации — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повестки дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, в одно и то же время.

Улучшенный поиск и визуализация . Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, документированным непосредственно в повестке дня, команды могут сохранять детали в контексте и вести единую систему записи обо всем, что произошло.