Оформление первичной документации: Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения

Подготовка и обработка первичной документации

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций. Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок. Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Требования, предъявляемые к первичной документации

Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.
Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

  •  документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
  •  документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
  •  формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
  •  документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
  •  первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

  1.  Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
  2.  Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр. ) и для оперативного управления.
  3.  Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

Документооборот и его планирование

Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.
Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

  •  ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
  •  сроки и место подачи документов,
  •  учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
  •  место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

11 правил оформления первичных документов

Тема: Бухгалтерский учет (Бухгалтерський облік).

Правило 1. Первичный документ составляется в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Документ признается первичным, если он содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает факт ее осуществления.

[дополнительно для новичков: Курс бухгалтерского учета для начинающих >>]

Правило 2. Первичный документ должен иметь обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Их перечень смотрите на странице Обязательные реквизиты первичных документов.

Вы можете добавлять дополнительные реквизиты в ваши первичные документы.

Правило 2-1 (от Минфина, не совсем законное, но …).

Министерство финансов в пункте 2.7 Положения №88 изложило такое требование:

«Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.»

Такого ограничения в Законе о бухгалтерском учете нет.

Но…

Не следует пренебрегать полностью процитированным абзацем Положения №88. И вот почему.

На типовые формы стоит ориентироваться из-за того, что пропуск некоторых из указанных в них вспомогательных реквизитов может привести к неполному отражению в первичном документе одного из его обязательных реквизитов — «содержание хозяйственной операции».

Пример. Приказом Минстата №352 от 29.12.95 [утратил силу 17.09.2021] утверждены формы учета основных средств. В том числе форма ОЗ-3 «Акт списания основных средств» [смотрите бланк формы ОЗ-3, пример заполнения формы ОЗ-3]. Если в самостоятельно разработанной вами форме Акта списания основных средств не учесть такие реквизиты, как инвентарний номер или Расчет результатов списания объекта, то мы не можем утверждать о полном описании этим документом содержания хозяйственной операции. При этом, если в разработанной вами форме Акта нет таких загадочных реквизитов из типовой формы, как «Код виду операції», «Код устаткування», «Код норми амортизаційних відрахувань» и т. п., то их отсутствие не помешает предприятию полностью отразить а первичном документе содержание хозяйственной операции (как один из законных обязательных реквизитов первичного документа).

Поэтому стоит ориентироваться на типовые формы. Можете их использовать. А при разработке своих форм документов берите из типовых форм все нужные и относящиеся к делу реквизиты.

Правило 3. Документы заполняются только темным цветом чернилами, шариковой ручкой, на принтере или другими способами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвращали внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Дополнительно: Скачайте «Справочник бухгалтера»

Правило 4. Пустые строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

Правило 5. Первичные документы должны быть составлены на украинском языке либо на другом языке в порядке, определенном Законом от 05.07.12 г. № 5029 «О принципах государственной языковой политики».

Правило 6. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали такие документы.

Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждается руководителем предприятия (согласно п. 2.13 Положения №88).

Правило 7. Полномочия на осуществление хозяйственной операции лица, которое в интересах юридического лица или физического лица, — предпринимателя получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности, согласно договору подтверждаются в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и тому подобное (согласно п. 2.5 Положения №88).

Правило 8. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью.

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Правило 9. Физические и юридические лица, которые принимают участие в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других, объектов имущества, обеспечиваются предприятием (учреждением), которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции (согласно п. 2.6. Положения №88).

Правило 10. Если в документах выявлены ошибки, то нельзя делать подчистки, исправлять неверные данные. Нужно неправильный текст или цифры зачеркнуть таким образом, чтобы можно было их прочитать, и над ними написать правильные данные, слово «исправлено», дату, заверить подписью должностного лица (согласно п. 4.2, 4.4 Положения № 88). Запрещено вносить исправления в документы, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами. В этом случае документ необходимо заполнить заново (согласно п. 4.5 Положения № 88).

Правило 11. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте, которые установлены в Законах № 851 и № 852 (смотрите внизу полные названия этих законов).

Дополнительно.

Если документы не отвечают требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета, их нужно передать с письменным обоснованием руководителю предприятия (организации). Принимаются к исполнению такие документы только после письменного решения руководителя (согласно п. 2.16 Положения №88).

Первичные документы, подтверждающие доходы, расходы, надо хранить в течение 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они были использованы. Если отчетность не была подана вовремя, то в течение 1 095 дней, следующих после окончания срока, установленного для ее подачи (согласно п. 44.3 НКУ). Частные случаи сроков хранения документов указаны в п. 44.4 НКУ.

В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов необходимо уведомить об этом местный налоговый орган в течение 5 дней. Кроме того, утраченные документы должны быть восстановлены в течение 90 дней со дня направления такого уведомления. Подробнее — на странице Втрата документів: що робити платнику податків.

 

Нормативные акты, регулирующие составление и применение первичных документов:

• Закон от 16.07.99 г. № 996-Х1У «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»;

• Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24. 05.95 г. № 88;

• Налоговый кодекс;

• Закон от 22.05.03 г. № 851 -IV «Об электронных документах и электронном документообороте;

• Закон от 22.05.03 г. № 852-IV «Об электронной цифровой подписи».

  • < Бухгалтерська довідка
  • Справочник бухгалтера >

Первичные и вторичные источники — оценка ресурсов

Первичные и вторичные источники

Вопрос, который следует задать себе при попытке определить первичные или вторичные источники:

Человек, написавший это, сделал это?

Хотя это может показаться странным, лучшим показателем того, что что-то является первоисточником, является то, что автор статьи действительно выполнил работу, которая привела к созданию ресурса.

Есть еще несколько моментов, которые следует учитывать при работе с первичными и вторичными источниками.

  • Первичные и вторичные источники могут быть разными типами публикаций. Статьи могут быть первичными или вторичными, как и книги.
  • Первичные и вторичные источники никак не связаны с рецензированием. Рецензируемые статьи могут быть как первичными, так и вторичными источниками.
  • Также не существует идеального ограничителя базы данных для первичной или вторичной базы данных. Здесь нет флажков, как в случае с рецензированием.
  • Первичные и вторичные источники не идентифицируют себя как таковые. Нигде в первоисточнике не будет сказано «это первоисточник». Вам нужно оценить ресурс, чтобы понять это.

Первичные источники

В первоисточниках человек, написавший статью, действительно провел исследование, или был свидетелем события, или создал что-то совершенно новое. Вот несколько примеров первоисточников:

  • оригинальные исследования
    • Автор завершает оригинальное исследование, а затем пишет о нем.
  • рассказов о событиях из первых рук
    • Автор пишет о своем опыте события.
  • книг с оригинальными теориями, идеями или философиями
    • Автор создает оригинальную теорию или философию, а затем пишет о ней.
  • творческих произведений, похожих на романы
    • Автор пишет оригинальный роман.

Вторичные источники

Вторичные источники оценивают или анализируют то, что сделали, видели или создали другие. Авторы не пошли и не сделали это, они просто проанализировали это или написали об этом. Вот несколько примеров вторичных источников:

  • систематические обзоры или метаанализ
    • Авторы собирают множество первичных исследований, а затем анализируют их.
       
  • обзоров литературы
    • Автор выбирает тему, находит множество статей по этой теме и пишет по теме на основе исследований других авторов.
       
  • литературная критика
    • Автор анализирует оригинальное творческое произведение.

Идентификация первичных и вторичных источников

При просмотре ресурса, чтобы определить, является ли он основным или второстепенным, могут быть полезны слова, описывающие действия автора. Например, такие слова могут указывать на фактически проведенные исследования:

  • осмотрен
  • предсказано
  • экспериментировал
  • проверено
  • расследовано
  • изучено

Во вторичных ресурсах, поскольку основное внимание уделяется анализу или обсуждению первоисточника, следует искать слова, описывающие действия автора, указывающие на то, что это анализ или обсуждение, например:

  • анализ
  • синтез
  • обзор
  • оценка
  • сообщил о

Вам нужно будет изучить реферат и/или статью, чтобы определить, является ли ресурс основным или второстепенным. Хотя приведенные выше слова могут помочь указать тип ресурса, это не упрощенный процесс, когда, если вы видите определенное слово, это означает, что ресурс всегда первичный.

Наличие раздела с выводами в статье не означает, что источник является первичным или вторичным. Проверьте, проводили ли авторы исследования сами или они анализировали исследования, проведенные другими.

Пример первичного источника

Например, в статье «Стратегии школьных консультантов по изменению социальной справедливости: обоснованная теория того, что работает в реальном мире», приведены некоторые ключевые элементы из реферата, указывающие на то, что это первичное исследование. артикул:

  • качественное исследование
  • методология обоснованной теории
  • изучить стратегии, которые 16 школьных консультантов
  • Выводы включали семь всеобъемлющих тем

Авторы первоисточника на самом деле поговорили с 16 школьными консультантами, используя обоснованную методологию, чтобы сделать выводы на основе исследования, которое на самом деле провели авторы. Здесь авторы сами провели исследование, а затем сообщили о нем.

 

Сингх А. А., Урбано А., Хастон М. и МакМахон Э. (2010). Стратегии школьных консультантов по изменению социальной справедливости: обоснованная теория того, что работает в реальном мире. Профессиональное школьное консультирование , 13 (3), 135-145. https://doi.org/10.5330/PSC.n.2010-13.135

Пример вторичного источника

Это пример статьи, являющейся вторичным источником, в которой выделены некоторые ключевые элементы:

В аннотации к статье «Адвокация справедливости в отношении это статья из вторичного источника:

  • цель этого обзора состоит в том, чтобы обобщить данные академической и непубличной литературы
  • систематический обзор академической литературы и систематический поиск фиксированной длины в «серой» литературе
  • проанализировали наши выводы
  • обобщил наши выводы
  • сделал критическую оценку литературы
  • впервые сводит воедино фактические данные академической и неофициальной литературы и обеспечивает основу для усилий по защите справедливости в отношении здоровья

Что делает вторичный источник вторичным, так это то, что авторы использовали исследования других авторов, анализируя и синтезируя информацию, чтобы прийти к своим выводам или выводам.

 

Фаррер, Л., Маринетти, К., Кавако, Ю. К., и Костонгс, К. (2015). Пропаганда справедливости в отношении здоровья: сводный обзор. Milbank Quarterly , 93 (2), 392-437. https://doi.org/10.1111/1468-0009.12112

Первоисточники — Организация исследовательской работы по социальным наукам

Первоисточники позволяют вам максимально приблизиться к пониманию жизненного опыта других и узнать, что на самом деле произошло во время мероприятия. Однако то, что представляет собой первичный или вторичный источник, зависит от контекста, в котором он используется. Например, биография Джона Адамса Дэвидом Маккалоу может быть вторичным источником для статьи о Джоне Адамсе, но основным источником для статьи о том, как различные историки интерпретировали жизнь Джона Адамса. Если сомневаетесь, обратитесь за помощью к библиотекарю!

Обзор первоисточников может быть полезным для улучшения вашей исследовательской работы в целом, поскольку они :

    1. являются оригинальными материалами,
    2. Были созданы из указанного периода времени,
    3. Не были отфильтрованы посредством интерпретации или оценки другими, и
    4. Представление оригинального мышления или опыта, сообщение об открытии или обмен новой информацией.

    Примеры первичных документов, которые вы можете просмотреть в рамках общего исследования, включают :

    • Артефакты [например, мебель или одежда, все из исследуемого времени]
    • Аудиозаписи [напр. радиопрограммы]
    • Дневники
    • Интернет-коммуникации по электронной почте, рассылкам, блогам, Twitter, Facebook и другим платформам социальных сетей
    • Интервью [например, устные рассказы, телефон, электронная почта]
    • Газетные статьи, написанные в то время
    • Оригиналы официальных документов [например, свидетельство о рождении, завещание, свидетельство о браке, судебный протокол]
    • Патенты
    • Личная переписка [например, письма]
    • Фотографии
    • Материалы собраний, конференций и симпозиумов
    • Записи организаций, государственных учреждений [напр. годовой отчет, договор, конституция, правительственный документ]
    • Речи
    • Обзорные исследования [например, исследования рынка, опросы общественного мнения]
    • Стенограммы радио- и телепередач
    • Видеозаписи
    • Произведения искусства, архитектуры, литературы и музыки [например, картины, скульптуры, ноты, здания, романы, стихи]

    Баде, Анна.