Ответ на коммерческое предложение образец: Образец ответа на коммерческое предложение

Содержание

Образец ответа на коммерческое предложение

Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями. Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения. Следует рассмотреть образец ответа на коммерческое предложение и правила заполнения этого документа.

Содержание:

Общие сведения
Функции и цели
Виды предложений
Когда требуется ответ
Ответ в устной форме
Письменные ответы
Рекомендации при написании
Структура и содержание
Стиль ответа
Слова и фразы в ответных письмах
Распространенные ошибки
Образец написания
Ждать ли ответ
Варианты отправки

Общие сведения

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
Расширяется клиентская база;
Ведется поиск каналов сбыта продукции;
Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Виды предложений

В маркетинге выделяют несколько видов КП. Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1. Виды КП.

Наименование	Описание
Холодные	Предназначены для клиентов, не знакомых с продуктом либо услугой. Обычно рассылаются по почте. Содержат информацию о самом продукте, а также элементы, побуждающие к конкретным действиям.
Горячие	Направляются клиентам, которые уже ознакомлены с продуктом, услугой и производителем. Письмо способствует принятию клиентом определенного решения.
Публичные	Применяется в сфере продаж, в особенности в интернете. Содержат информацию о продукте, его стоимости. Применяется в отношении неограниченного числа лиц.

Такие виды КП являются наиболее распространенными. Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.

Правила составления деловых писем:

Когда требуется ответ

Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

Ответ в устной форме

Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.

Среди наиболее распространенных вариантов:

Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;
Презентации товаров по телефону;
Посещение представителей производителя;
Уличные рекламные акции.

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП. Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует. Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.

Письменные ответы

Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде. В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.

Особенности написания:

Сообщение пишут в официально-деловом стиле;
Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.

Структура и содержание

Конкретных требований к содержанию и структуре письменного ответа не предъявляется. Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.

Основными элементами сообщения выступают:

Обращение к адресату;
Благодарность за внимание;
Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;
Обоснования и причины;
Дополнительные идеи, условия, пожелания.

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия. В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
Не следует включать в текст сложные умозаключения;
Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
При возможности можно направить ответное предложение;
Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия. При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

В деловой переписке запрещены:

Бессмысленные вводные конструкции;
Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
Обращения с ошибками;
Неправильные сокращения;
Односложные ответы;
Многочисленные тавтологии;
Неуместный юмор;
Метафоры;
Восклицательные знаки;
Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Распространенные ошибки

Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.

Среди них:

Отсутствие обращения;
Ответ несколькими словами;
Неправильное употребление падежей, имен числительных;
Ошибки при указании фамилий, названий;
Неправильная структура письма;
Использование неуместных словоформ;
Неправильное применение терминов.

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.

Образец написания

Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец. Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.

Ждать ли ответ

После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации. При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.

Варианты отправки

Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом. Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно. Для этого требуется знать основные принципы составления официальных писем. Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Наверх

Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений.
Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

Хотя при определенных навыках и способностях их можно превращать в «теплые» и даже делать рабочие заготовки. Но это уже другой разговор. И маленький совет напоследок: если у вас запросили прайс, не отправляйте голую таблицу. Перед ней добавьте персонализацию — обратитесь к клиенту по имени, напомните, что эту информацию он сам у вас запросил.
Не пренебрегайте этим этапом подготовки документа. Он позволит вам привести мысли в порядок и подобрать максимально корректные фразы. 2 Начните текст с традиционного обращения к получателю: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Многоуважаемый г-н Иванов!». Не используйте другие формулировки, ведь письменный отказ носит официальный характер. 3 В левом верхнем углу укажите адресата письма: наименование компании, должность, фамилию, инициалы сотрудника или фамилию и инициалы частного лица. Сведения о вашей компании будут представлены на официальном бланке в правом верхнем углу.
4 Напишите основную часть документа. Вначале повторите поступившую просьбу или предложение. Безусловно, не нужно полностью переписывать текст входящего документа.

Образы и шаблоны – польза и опасности В нашу эпоху всеобщей стандартизации и унификации, особенно высоко ценится «живое слово». Так как искусству изложения мыслей на бумаге (сейчас – чаще на экране монитора) будущих бизнесменов почти никто не учит, возникает соблазн просто скачать образец предложения о сотрудничестве, заменить в нём названия фирм, имена-отчества и другие нужные слова, и получить готовое письмо.
Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя.

Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.
Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».

Обычная технология составления письма предполагает, что в придуманный кем-то шаблон (Word-формат на фирменном бланке) вносится адресат (возможный клиент), если необходимо, добавляются особые условия, после чего документ считается готовым. Также может быть приобщён прайс в Excel на отдельной странице или прямо в тексте. В крайнем случае есть ещё один вариант – скачать образец бесплатно и адаптировать его.
Далеко не всегда только общие экономические параметры предлагаемого продукта могут служить основанием для заключения сделки. Сложные машины, автоматические линии и производственные системы требуют подробного описания, а чаще всего – обсуждения конкретных параметров. Эти вопросы излагаются в технико-коммерческом предложении. Разумеется, «холодными» подобные письма не бывают.

Обязательно включайте . Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.
В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Образец правильного письма-запроса на поставку товара Частный запрос может составляться в свободной форме по сравнению с государственным Письмо клиенту на английском Если вы обращаетесь к представителям иностранной компании, рекомендуется написать запрос на английском языке.

Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема письма была нейтральной, без негатива — подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату.
Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет — желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или запятая, в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа — ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения — «В ответ на ваш запрос от 6.08.12. », «На коммерческое предложение от 9 мая. ».

Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких -либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Многие бизнесмены советуют использовать фразы, побуждающие к действию. Это может быть фраза: «Позвоните нам прямо сейчас! Вас ждёт скидка . %» или «Поспешите! Предложение действует 5 дней!». Нелишним в тексте будет использование наглядных изображений, маркированных списков. Помните, что сплошной текст без абзацев и графических элементов нечитабелен. Конечно, не стоит забывать о правильном написании слов без орфографических ошибок. Письмо с ошибками, как минимум, развесилит читателя. Не стоит использовать в тексте предложения слово «невозможно». Как говорил американский бизнесмен Роберт Кийосаки: «Слово «невозможно» блокирует ваш потенциал, в то время как вопрос «как мне это сделать?» заставляет мозг работать на полную катушку». В конце коммерческого предложения указываются контактные данные того лица, кто несёт ответственность за обратную связь. Не забудьте указать электронную почту и ФИО. И последнее, старайтесь использовать нестандартные, т. е. незаезженные подходы к составлению предложения, не стоит чересчур увлекать предлагаемыми шаблонами. Следуйте интуиции и логике, что было бы вам интересно на месте потенциальных клиентов? Иногда допустимы отхождения от правил грамматики. Так как предложение должно читаться легко, текст лучше составить таким образом, чтобы он напоминал неформальное общение между продавцом и покупателем. В таких случаях допускается использование фрагментов фраз и предложений. Ознакомиться с образцом коммерческого предложения на поставку оборудования можно здесь.
Не следует описывать историю компании, это лишь сделать длинным и скучным. Достаточно пары предложений о ваших успехах, можно с сылкой на тех, кто пользовался услугами компании. Вообще достаточно 1–2 листов текста формата А4. Как советует один из мастеров в написании рекламных текстов в Рунете, Дмитрий Кот, язык написания коммерческого письма должен быть простым. Не следует использовать терминологию, известную лишь узкому кругу людей.

Запросы же бывают двух типов: общедоступные и персональные. В первом случае заказчик на своем сайте или в ЕИС размещает сообщение о том, что он заинтересован в будущей покупке и предлагает всем желающим присылать данные по стоимости. Во втором — обращение направляется непосредственно конкретным поставщикам, их должно быть не менее пяти, согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России (утв. Приказом от 02.10.2013 № 567).
Информация о стоимости необходима заказчику, чтобы сформировать начальную максимальную цену контракта (НМЦК). Коммерческое предложение при этом должно полностью учитывать все условия закупки, для которой его запрашивают. Также оно должно иметь срок действия, в нем не просто должна быть отражена реальная стоимость товаров, работ, услуг без умышленного завышения или занижения, но и подробно указано, из чего она складывается (за единицу, с НДС или без, есть ли доставка и т.д.).

Электронное письмо для принятия делового предложения — это официальное электронное письмо, написанное организацией, чтобы официально уведомить другую сторону о том, что ее предложение было принято. Они хотели бы узнать больше о проекте, чтобы продолжить его.

Электронное письмо о принятии предложения — это электронное письмо, которое регулярно пишут в профессиональном мире. Это официальное электронное письмо, которое служит официальным документом и доказательством того, что компания официально решила вести бизнес с другой.

Деловые предложения обрабатываются по-разному, через звонки, системы чата в реальном времени, такие как масштабирование, скайп, гугл-мит и т. д. Эти каналы могут использоваться для обсуждения деталей сделок, и сделки могут даже завершаться с ними, но формальное принятие деловые предложения часто возвращаются к электронным письмам. В основном это связано с тем, что электронные письма оставляют цифровой след и являются официальным электронным документом, официально оформляющим предложение.

Электронное письмо, принимающее деловое предложение, не обязательно должно принадлежать разным компаниям. Если другой отдел в компании планирует изменить или изменить какую-либо основную часть компании, ему необходимо отправить электронное письмо с подробным описанием своих планов руководству, чтобы проверить и согласиться с планами, прежде чем продолжить. Затем руководство решает, принять предложение или нет.

Прежде чем заключать сделку, партнерство, бизнес или транзакцию, отправляется предложение с подробным описанием всего, что связано с партнерством, преимуществами, сроками, масштабами проекта, расценками на проект, все. Электронное письмо с принятием коммерческого предложения — это следующий этап плана, если только вы не отклоняете коммерческое предложение.

Если другая сторона должна подписать документы, эти документы должны быть на фирменных бланках, содержащих информацию о вашей компании. Компании часто пренебрегают этим в электронных письмах, поскольку считают это ненужным. Официальные бланки предназначены не только для физических документов.

Хотя и не является неприемлемым адресовать электронные письма только почетным адресатам, это не относится к электронным письмам с деловыми предложениями. Для электронных писем с деловыми предложениями вам необходимо обращаться непосредственно к получателям. Если вы отправляете электронное письмо генеральному директору, обратитесь к генеральному директору. Ваше электронное письмо не должно быть адресовано неопределенно тому, кто его получает. Примером такого адреса является « Для тех, кого это может касаться», . Это крайне непрофессионально и не должно быть в вашем электронном письме, принимающем деловое предложение. .

 После обсуждения мы рады принять ваше деловое предложение на…

На этом этапе также рекомендуется запланировать физическую или виртуальную встречу, чтобы завершить соглашение и привести все в движение. На этой встрече вы дорабатываете детали проекта и выражаете оптимизм и энтузиазм в отношении других целей, которых вы надеетесь достичь, работая с ними.

Это та часть, где вы благодарите их за то, что они сотрудничают с вами, и за то, что вы с нетерпением ждете сотрудничества с ними.
Я пишу от имени Global Industries Inc. по поводу обсуждения, которое состоялось в Zoom 17 июня 2012 года относительно коммерческого предложения, которое представила ваша компания — Gravel Industries Group LTD.
Мы хотели бы выразить нашу глубокую благодарность за то, что вы выбрали нас для этого проекта. Мы хотели бы официально принять ваше предложение. Тщательно изучив предложение и объем проекта, мы рады официально принять ваше предложение.
Все документы по проекту подписаны и отправлены на ваш адрес. Но есть еще некоторые документы, на которых мы хотели бы получить ваши подписи. Для удобства они прикреплены к этому письму. Пожалуйста, подпишите их и отправьте как можно скорее.
Мы хотели бы запланировать встречу через неделю, чтобы согласовать условия.
Для получения дополнительной информации о проекте, пожалуйста, позвоните нам по телефону 1234-567-890 или вы можете отправить нам электронное письмо по адресу [email protected]
С нетерпением ждем сотрудничества с вами.
С уважением,
Джеффри Осаробо
Бренд-менеджер
Глобальная индустрия

 Уважаемый г-н Джеймс
Мы рады сообщить вам, что мы приняли ваше деловое предложение.  Потратив время на тщательное рассмотрение ваших идей и планов, мы рады принять ваше деловое предложение.
Мы хотели бы запланировать встречу на следующей неделе, чтобы сгладить условия. Мы также хотели бы создать четкую стратегию, чтобы вы могли начать работать как можно скорее. Мы рады отправиться в это путешествие вместе с вами.
Отправьте нам электронное письмо по адресу [email protected] или свяжитесь с нами по телефону 123-456-789.0. Мы надеемся на сотрудничество с вами.
С уважением,
Кеншин Оедамола

 Уважаемый Стивен,
Это электронное письмо предназначено для официального информирования Israel Heart Enterprise о том, что King’s Square Inc. изучила предложение о строительстве нового медицинского центра на King’s Square компанией Israel Heart Enterprise.
После долгих раздумий King’s Square рада принять ваше предложение о строительстве нового медицинского центра.
King’s Square Inc. будет рада подписать контрактное соглашение, как только оно будет готово, вместе с письмом о принятии предложения.  В связи с этим мы хотели бы назначить встречу где-то на следующей неделе, чтобы обсудить условия и подписать необходимые документы.
Пожалуйста, отправьте договор в наш юридический отдел по адресу [email protected] до встречи.
С нетерпением ждем сотрудничества с вами.
С уважением,
Королевская площадь Inc.

 Уважаемый г-н Джефферсон,
Это электронное письмо написано от имени Woculus Enterprise, чтобы сообщить вам, что мы официально приняли ваше предложение по оснащению наших новых офисов. Из всех предложений, которые мы получили, ваше было ближе всего к плану, который у нас был, учитывая сроки выполнения и бюджет.
Ваше предложение было единогласно одобрено всеми членами руководящего состава.
Мы хотели бы, чтобы вы начали проект как можно скорее. В связи с этим мы хотели бы назначить встречу позже на этой неделе, чтобы окончательно согласовать условия и подписать все необходимые документы.
Вы можете связаться с нами по телефону 111-111-1111 или по электронной почте [email protected].  Мы с нетерпением ждем вашего ответа.
Искренне Ваш,
Айоаде Ойедотун
Менеджер, Вокулус

 Уважаемый Саймон!
После долгих размышлений мы хотели бы официально принять ваше предложение о реконструкции наших офисов в Лагосе.
Мы рассмотрели различные предложения, и ваше лучше всего соответствовало плану, который у нас есть, и срокам, намеченным для завершения.
Пожалуйста, найдите прикрепленные положения и условия в этом электронном письме. Пожалуйста, не торопитесь, чтобы прочитать документ, и если вы согласны с условиями, пожалуйста, подпишите их и отправьте нам обратно до 14 июля. Если вы также хотите обсудить какую-либо непонятную часть документа, вы можете связаться с нами по телефону 111-111-1111 или написать по адресу [email protected], чтобы назначить встречу.
С нетерпением ждем сотрудничества с вами.
Искренне,
Саймон Джимо

 Здравствуйте, мистер Эммануэль,
Я пишу от имени XYZ Industries по поводу встречи, которая состоялась в Skype 17 июня 2021 года по поводу коммерческого предложения, представленного вашей компанией. 
Мы рады официально принять ваше предложение. Мы хотели бы поблагодарить вас за то, что вы выбрали нас для проекта.
Мы хотели бы организовать встречу как можно скорее, чтобы согласовать условия и подписать необходимые документы.
Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону 222-222-2222 или напишите по адресу [email protected]
С нетерпением ждем сотрудничества с вами.
Искренне,
Джеймс Осборн

Электронное письмо с принятием коммерческого предложения — это официальное электронное письмо, которое отправляется компании, чтобы принять их предложение и вести с ними дела. Существуют рекомендации по написанию электронного письма с принятием делового предложения, большинство из которых обсуждалось в этой статье.

Если действующий или потенциальный клиент запрашивает ваше предложение, вы должны рассматривать содержание вашего ответа на запрос предложений как серьезное дело. Потому что это, вероятно, означает, что вы конкурируете за внимание вашего клиента с другими поставщиками, которые могли отправить аналогичные предложения.

Каким бы трудоемким и разочаровывающим ни было создание предложения, ваши надежды на то, что вас наймет клиент, слишком часто разочаровываются. Итак, что сделает ваше предложение заметным? Что даст вашей команде творческий выход и повлияет на ваши собственные цели роста?

Джейсон Свенк, предприниматель и бывший владелец агентства, недавно обсудил свою формулу для создания предложений с коэффициентом закрытия 80%, что привело его к работе с такими брендами, как AT&T, Legal Zoom и Hitachi, на Дне партнера HubSpot. Вот его шаги для создания убийственного предложения.

Когда вы получаете RFP, первое, что нужно сделать, это внимательно просмотреть его, чтобы понять, чего хочет от вас клиент. Этот первый шаг поможет вам отфильтровать проекты, выходящие за рамки вашей организации или команды.

Прежде чем создавать предложение, очень важно определить, подходит ли клиент для ваших услуг. Поэтому вам следует тщательно изучить потенциального клиента. Определите, кто они, каковы их ценности, их рынок и чем они занимаются.

Ознакомьтесь с шестью элементами, необходимыми для создания идеального ответа на запрос предложений, а также с некоторыми сокращенными примерами формулировок, которые вы можете использовать при составлении каждого элемента вашего предложения.

Воспринимайте начало вашего предложения или ответа на запрос предложений как сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу. В конце концов, это действительно так; вы хотите, чтобы эта компания наняла вашу команду, но им нужно более понятное изложение того, что вы им предложите, и почему, по вашему мнению, им будет выгодно работать с вами.

Это сопроводительное письмо дает им правильное представление о том, кто вы, прежде чем читать об услугах, которые вы собираетесь им предложить. Это также дает вам возможность напомнить им, что они запросили у вас предложение, которое собираются прочесть.

Что касается вашего запроса предложения (RFP), [ваша компания] очень рада возможности предоставить вам [тип запрашиваемой услуги]. Работая с [кратким списком прошлых клиентов], мы считаем, что партнерство с [компанией, которой вы пишете] окажет огромное влияние на удовлетворенность ваших клиентов и прибыль.

Не останавливайтесь на достигнутом. Следуйте приведенному выше введению с описанием того, кто вы, что дает вам право работать с отправителем RFP, и преимущества, которые может ожидать ваш потенциальный клиент в результате.

Резюме не должно просто резюмировать то, что говорится в предложении. Вместо этого в нем должно быть указано, чего хочет потенциальный клиент, куда он хочет пойти и что ему нужно для этого. Вы также захотите рассказать о проведенном вами исследовании, с кем вы брали интервью и о шагах, которые вы предприняли для составления своих рекомендаций. Этот документ показывает, почему клиент должен выбрать вашу фирму.

Один важный совет от Swenk по поводу резюме: заранее укажите два очевидных факта о запрашивающем или его потребностях. Это должны быть вещи, которые клиент знает, что это правда. Сделав это первым, читатель будет более восприимчив к остальным пунктам. Это не о том, чтобы обмануть кого-то. Речь идет о представлении информации таким образом, чтобы клиент не стал защищаться при чтении ваших рекомендаций.

Как один из ведущих поставщиков [основных услуг для клиентов] в [отрасли для клиентов], вы знаете, насколько критическим может быть это время года для ваших клиентов. В среднем стоимость доставки составляет $[xxxx.xx], и [имя клиента] придерживается «[заявления о миссии клиента]».

По мере того, как эти проблемы становятся все более распространенными, становится все более важным предоставлять клиентам решения, основанные на новейших знаниях и опыте [вашей отрасли]. Имея это в виду, [ваша компания] намерена помочь [имя клиента]:

Разделите предложение на разные разделы, такие как творческие, технологические и т. д. Это облегчит потенциальному клиенту понимание различных частей предложения и различных рекомендуемых действий. В каждом разделе вы должны перечислить конкретные результаты, а также указать, что не включено. Эта последняя часть помогает предотвратить расползание области с самого начала, а также служит источником вдохновения для клиентов, которые могут захотеть большего.

Наконец, не указывайте цены в этом разделе. Это помешает людям усваивать информацию и не даст читателю увлечься работой, которую вы можете сделать вместе. Вместо этого они будут думать только о знаках доллара и своем сокращающемся бюджете. Кроме того, указание цены немедленно побуждает человека начать сравнивать вашу цену с ценой другой фирмы, независимо от того, что на самом деле включает в себя предлагаемое вами решение.

Как указано в резюме, [ваша компания] намерена помочь [имя клиента] [краткий намек на преимущества клиента, изложенные в резюме]. Для этого наша команда наметила предлагаемый набор результатов, порядок операций, разделение труда и ожидаемые даты завершения, чтобы обеспечить успешное партнерство между [вашей компанией] и [имя клиента].

ПОСТАВЛЯЕМЫЙ	ЧЛЕНЫ КОМАНДЫ	ДАТА НАЧАЛА	ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ
хх	хх, хх и хх	хх/хх/хххх	хх/хх/хххх
хх	хх, хх, хх и хх	хх/хх/хххх	хх/хх/хххх
хх	хх и хх	хх/хх/хххх	хх/хх/хххх

В ходе этих операций мы ожидаем, что ваша команда увидит повышение эффективности всей вашей организации и постепенное повышение удовлетворенности клиентов по сравнению с нашим проектом [длительность проекта или предлагаемого контракта]. Однако важно отметить, что указанные ниже результаты не включают:

Это не для того, чтобы дать вашему клиенту выбор, когда они выбирают то, то и это, а не это. Клиент хочет рекомендации. Вы не можете переложить вес решения на их плечи, попросив их выбрать между этим пакетом и тем пакетом. Дайте им четкий план того, что нужно сделать и во что это им обойдется. Затем адаптируйте решение во время разговора.

[Ваша компания] с нетерпением ждет начала совместной работы с вами, чтобы помочь [имя клиента] решить [проблемы клиента, описанные в кратком изложении]. Подводя итог, см. ниже краткий обзор услуг, включенных в это партнерство:

СЛУЖБА	РЕЗУЛЬТАТЫ ВКЛЮЧЕНЫ	ОБЩАЯ СТОИМОСТЬ УСЛУГ
хх	хх и хх	$xxx. xx
хх	хх, хх и хх	$xxx.xx
хх	хх	$xxx.xx

Раздел «О нас» в вашем ответе на запрос предложений может быть идентичен описанию компании, которое вы, вероятно, создали при запуске своего предприятия. Как правило, всегда открывайте раздел «О нас» с названием вашей компании. В случае с RFP имейте в виду, что ваш потенциальный клиент получает много ответов одновременно, и может быть трудно вспомнить все компании, которые ему предлагали.

Часто клиенты сразу переходят к разделу соглашения или контракта вашего предложения, поэтому убедитесь, что он четко помечен, а строки для подписи видны внизу. В конце концов, подпись вашего клиента — это ценные чернила, которые нужно иметь… вы хотите, чтобы их способность предоставить ее была не менее очевидной, чем услуги, которые вы им предлагаете.

[Ваша компания] очень рада возможности помочь вам достичь [x цели]. Работая с [предыдущими компаниями, с которыми вы работали], мы считаем, что партнерство с [вашей компанией] окажет огромное влияние на общую производительность вашей компании.

По мере того, как эффективность в [задаче, которую ваш продукт SaaS решает для компаний] становится все более распространенной, становится все более важным предоставить вашей компании решение, основанное на новейших знаниях и опыте [вашей отрасли]. Имея это в виду, [ваша компания] намерена помочь [имя клиента] в следующих целях:

Как указано в резюме, [ваша компания] намеревается помочь [имя клиента] [краткое описание преимуществ, изложенных в резюме]. Для этого наша команда наметила предлагаемый набор результатов, порядок операций, разделение труда и ожидаемые даты завершения, чтобы обеспечить успешное партнерство между [вашей компанией] и [имя клиента].

Наша компания предлагает передовые тактики и оптимизации в области анализа данных, электронного маркетинга и SEO. [Кратко изложите миссию вашей компании и то, как она согласуется с компанией вашего клиента]. Мы поможем вам:

Часто во время неформальной беседы с потенциальным клиентом владелец агентства слышит слова: «Просто пришлите мне предложение». Владелец думает, что это признак того, что клиент хочет совершить. На самом деле, многие клиенты воспринимают это как первое свидание или даже как «конечно, просто позвони мне как-нибудь».

Еще до того, как вы приступите к составлению предложения, вам сначала нужно определить, не тратит ли клиент ваше время впустую. Если клиент не подходит для ваших услуг, зачем вообще вкладывать средства в создание этого документа?

Изменив свою стратегию реагирования с того, чтобы быть первой компанией, отправившей ответ, на то, чтобы быть лучшим агентством, отправившим ответ, вы повышаете свои шансы заключить сделку. и предоставлять четкие, выполнимые и соответствующие ожидания для потенциального клиента.

Это означает отказ от обобщенных ответов, таких как «наше агентство стремится каждый раз завершить проект вовремя и в рамках бюджета», к чрезмерно сфокусированным ответам, таким как «наше агентство выполнит [поставленные задачи] к [желаемой дате] с бюджет в [долларов], в частности, выполнив [пункт действия № 1], [пункт действия № 2] и [пункт действия № 3]».

Убедитесь, что вы не оставили без внимания ни одну тему, по которой вашему контактному лицу может потребоваться информация. Информация о вашей компании, команде, с которой будет работать ваш клиент, а также ожидания в отношении бюджета, сроков и результатов должны быть предельно четкими.

Рассмотрите предложение с потенциальным клиентом. Не просто отправить его и надеяться на ответ. И указать, что это обязательное требование. Когда клиент запрашивает предложение, назначьте встречу для ознакомления с информацией. Если они не могут договориться о встрече, вам не следует тратить время на создание этого подробного документа.

Затем создайте шаблон предложения. Когда у вас будет идеальная структура, создайте шаблон, который вы сможете использовать с каждым потенциальным клиентом. Нет необходимости каждый раз начинать сначала. Это сэкономит ваше время и приведет к более высоким конверсиям, так как у потенциального клиента не будет достаточно времени, чтобы угрызения совести покупателя осознались.

Образец ответа на коммерческое предложение

Общие сведения

Функции и цели

Виды предложений

Когда требуется ответ

Ответ в устной форме

Письменные ответы

Рекомендации при написании

Структура и содержание

Стиль ответа

Слова и фразы в ответных письмах

Распространенные ошибки

Образец написания

Ждать ли ответ

Варианты отправки

Письмо ответ на коммерческое предложение

Квартал событий

Как ответить на коммерческое предложение образец

Ответ на предложение о сотрудничестве образец письма

Письмо ответ на коммерческое предложение

Как составить коммерческое предложение

Образец письма-ответа

Ответ на письмо-запрос

Коммерческое предложение в ответ на запрос образец

Совет 1: Как написать вежливый отказ на коммерческое предложение

Коммерческие письма (стр

Коммерческое предложение от А до Я

Составляем запрос на коммерческие предложения

6 Образцы электронных писем для принятия коммерческого предложения

Как написать электронное письмо о принятии коммерческого предложения

1. Используйте официальный заголовок

2. Обращайтесь к получателю должным образом

4. Переходите к принятию коммерческого предложения Принятие коммерческого предложения

5. Запланируйте встречу

6. Завершите свое электронное письмо словами благодарности.

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец два

Образец электронного письма для принятия коммерческого предложения Образец три

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец четыре

Образец электронного письма для принятия коммерческого предложения Образец пять

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец шесть

Формула ответа на запрос предложений, обеспечивающая 80%-й коэффициент закрытия

Как ответить на запрос предложений

1. Внимательно изучите RFP, чтобы понять, чего хочет клиент.

2. Вместе с командой определите результаты, чтобы определить, сможет ли ваша компания их выполнить.

3. Создайте черновик, используя ответы и идеи вашей команды

4. Распространите черновик среди команды

5. Отредактируйте черновик и используйте четкие и лаконичные формулировки.

6. Отправьте окончательное предложение клиенту.

Шаблон ответа RFP, который получает 80%-ную вероятность закрытия

1. Сопроводительное письмо RFP

Пример сопроводительного письма RFP

2. Резюме

Краткое изложение Пример

3. Результаты и стратегия

Результаты и стратегия Пример

4. Резюме проекта

Пример краткого описания проекта

5. О нас

6. Соглашение

Примеры ответов на запросы предложений

1. Ответы на запросы предложений SaaS Services

2. Ответ на запрос предложений маркетинговых услуг

3. Ответ на запрос предложения о коучинговых услугах

4. Ответ на запрос предложений по услугам обучения

Передовой опыт ответа на запрос предложений

1. Не забегайте вперед

2. Задавайте правильные вопросы

3. Подчеркивайте точность, факты и правильные ожидания

4. Используйте шаблон ответа на запрос предложения [схема ниже]