Преимущества системы электронного документооборота (СЭД). ТОП-5 популярных. Подсистема эдо

Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

СЭД «ДЕЛО» поддерживает интеграцию с различными информационными системами организации, позволяет автоматизировать смежные документо-ориентированные процессы (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, оказание госуслуг, работа с обращениями граждан и т.д.).

Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе «ДЕЛО» реализована опция «Управление процессами», позволяющая создавать маршруты движения при работе с документами.

В состав опции «Управление процессами» входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования.

Наличие стандартных процессов позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. Если стандартные процессы не будут удовлетворять нужды организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.

Автоматизация процесса согласования документов

Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.

Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.

Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

Контроль исполнения заданий и поручений

Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;
Использование шаблонов поручений;
Групповой ввод поручений к однотипным документам;
Формирование многоуровневых (иерархических) поручений;
Направление поручений исполнителям;
Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;
Создание отчета об исполнении поручений.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.

Оповещение пользователей

В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.

Стандартные отчеты

В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).

Сервер Электронного Взаимодействия

is-ks.ru

(#2018) Системы Электронного Документооборота [ТОП-5 СЭД]

Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.

Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации.

Ведь научить пожилую даму основам работы с ПК действительно сложно.

Но будущее поколение, которое твердо становится на ноги, имеет неплохие шансы сделать это, тем более что подобные программные продукты имеются на рынке в избытке.

Содержание:

Что такое Система электронного документооборота?

Далеко не каждый руководитель предприятия, тем более небольшого, готов принять тот факт, что наличие системы документооборота существенно упрощает жизнь его сотрудникам.

А значит повышает их заинтересованность в эффективности рабочего процесса, мотивируя тем, что любая автоматизация приводит к снижению контроля над работой.

Но на самом деле это наилучший инструмент контроля, который позволяет не только быстро реагировать на любую ситуацию, но и качественно и быстро выполнять всю работу, связанную с документацией – поиск, создание, оперирование и даже уничтожение.

Что же собой представляет СЭД.

СЭД, иначе говоря, система электронного документооборота – это комплекс программного обеспечения, иногда заключенный в рамки единственной мультифункциональной программы.

Задачей этой системы является оперативная обработка любой документированной информации, которая используется на предприятии.

Система такого типа может применяться и самостоятельно, и в рамках масштабного цифрового комплекса, охватывающего всю жизнедеятельность предприятия, к примеру, в составе ЕСМ-систем.

Особенностью СЭД является работа с неструктурированной документацией. Они могут передаваться между сотрудниками в электронном виде, сокращая затраты на перемещение или пересылку бумажных копий, и вместе с тем визироваться с помощью электронной подписи, позволяя пользователям получать и выдавать задания определенным сотрудникам и даже целым отделам или масштабным подразделениям.

рис. 1 – Схема взаимодействия СЭД

вернуться к меню ↑

Виды СЭД

Решив для себя усовершенствовать документооборот на предприятии, его руководитель в обязательном порядке столкнется с обширным ассортиментом подобных систем документооборота.

Но, несмотря на внешнюю похожесть окошек, диалогов, форм и запросов, которые формируют в процессе работы СЭДы, они существенно отличаются.

Их можно классифицировать по ряду признаков, в том числе стоимости внедрения, обслуживания и прочим параметрам, однако, не для каждого предприятия эти характеристики являются существенными.

Гораздо важнее в СЭДе его функционал, ведь даже укомплектованная всеми современными инструментами система не даст положительного результата, если не будет соответствовать запросам потребителя, а именно функциям, которые она должна автоматизировать.

Таким образом, главный критерий оценивания подобных систем на начальном этапе их внедрения – это функциональное наполнение.

И условно можно выделить следующие подвиды систем документооборота:

Автоматизаторы делопроизводства.
Архивы электронной документации.
Системы типа workflow.
Комплексные многофункциональные системы.

Причем если первый вариант в списке автоматизирует лишь базовый набор функций, то последний, соответственно, дает практически полностью автоматизированный процесс обмена документами и является самым современным решением.

вернуться к меню ↑

Как выбрать?

Когда функционал программ известей будущему пользователю в лице руководителя предприятия понадобятся дополнительные сведения о системе, чтобы принять окончательное решение о возможности ее внедрения.

При этом, среди всех программ с функционалом отвечающим требованиям предприятия потребуется выбрать именно ту, которая обладает оптимальным набором функций.

К примеру, некоторые программные комплексы будут предлагать избыточный или недостаточный набор операций, что создаст дополнительную нагрузку или на аппаратуру, или на персонал.

Поэтому с каждым предлагаемым вариантом стоит ознакомиться максимально подробно.

Иногда для этого достаточно просмотреть спецификации системы, но гораздо чаще ее приходится опробовать, хотя бы в тестовом режиме.

Ведь в процессе тестового запуска можно будет выявить недоработки в системе, возможное несоответствие программной составляющей комплекса и доступной на предприятии компьютерной техники, а также оценить комфорт взаимодействия пользователя с системой.

Обратите внимание: Даже программа с функционалом, полностью охватывающим набор автоматизируемых операций, может не подойти лишь потому, что ею неудобно пользоваться

Если же оценить на собственном опыте систему не удается, стоит обратить внимание на промоматериалы, к примеру, скриншоты, видео.

Дополнительно потребуется оценить рентабельность введения СЭД в инфраструктуру предприятия.

рис. 2 – Примерный набор элементов в современной СЭД

вернуться к меню ↑

Топ-5 популярных СЭД

Существует немало систем документооборота с различным функциональным наполнением, в том числе не всегда удачным, поэтому для ответственного лица найти комплекс с оптимальным наполнением можно считать задачей сверхсложной.

К примеру, довольно популярными и эффективными являются:

DocLogix;
E1 Евфрат;
Verdox;
WSS Docs;
БОСС-Референт;
ДЕЛО;
МОТИВ;
ТЕЗИС.

Часть из них относится к программным продуктам отечественного производства, но эксперты, которые проводили сравнительный анализ, называют лучшими следующую пятерку СЭДов:

ELMA ECM+;
1С: Документооборот 8;
Docsvision;
Directum;
Optima WorkFlow.

Причина тому – почти все они сочетают классический документооборот и менеджмент бизнес-процессами, которые в совокупности позволяют повысить эффективность операционной деятельности.

Но у каждой из этих СЭД и программных комплексов на их основе есть свои преимущества.

К примеру, СЭД Docsvision, в отличие от остальных, предоставляет наибольший ассортимент возможностей для встраивания и настроек в абсолютно любую уже работающую на предприятии информационную систему.

С другой стороны, 1С: Документооборот 8 представляет абсолютно иную нишу систем, которые обеспечат синхронизацию рабочих документов и их связь с конкретной широко распространенной информационной системой, в то время как другие, обеспеченные веб-интерфейсом обеспечат максимальную свободу действий без привязки к рабочему месту, что особенно важно для современного руководителя предприятия.

Поэтому обратим более пристальное внимание на них и рассмотрим их подробнее, делая акцент на следующие особенности:

Функциональность.
Интерфейс.
Особенности поиска.
Администрирование.
Моделирование бизнес-процессов.
Особенности защиты данных.

вернуться к меню ↑

Directum

В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций.

В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов.

Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться онлайн, а задания добавляться в MS Outlook.

Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным.

Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам.

Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой.

СЭД позволяет хранить данные нескольких фирм, а пользователей можно наделять доступом по ролевым и дискретным моделям с возможностью его передачи.

Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки.

Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций.

Есть языковые проблемы. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое.

Есть сложности в заполнении новых справочников, а локализация в них не предусмотрена.

вернуться к меню ↑

Docsvision

Другие СЭД по сравнению с Docsvision не так удачны.

Ведь в нем есть постраничный вывод объектов, поддержка пользовательских стилей, настраиваемых отчетов и встроенный веб-браузер. Заложено создание архивов в виде БД.

Тип аутентификации может настраиваться пользователем также как темы, формы, панели инструментов или лента команд. А карточки заданий разрешается самостоятельно проектировать.

В Docsvision сквозные связи документации выводятся в форме иерархии. Ссылки комментируемы.

Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.

Администрирование СЭД позволяет вести ОШС (организационно-штатную структуру) по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала.

Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.

Моделирование БП настраивается с использованием API и MS Reporting, но и без этого позволяет проектировать маршрутную схему.

Впрочем, даже на фоне таких достоинств видны у Docsvision и недостатки.

К примеру, предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно, документы не вкладываются в задание по умолчанию, процессы скрыты, а ОШС не наглядно.

Кроме того, нет настраиваемой сортировки, истории справочников притом, что есть и прочие сложности работы со справочниками.

Стоит отметить также, что напоминания будут работать лишь при запущенном MS Outlook.

вернуться к меню ↑

ELMA

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.

Система сочетается с MS Outlook, 1С:Предприятие.

Поддерживается история правок документов по карточкам. Документы автоматически могут вноситься путем сканирования и маркироваться штрих-кодом.

Поддерживается создание шаблонов, как для самих документов, так и для их поиска.

Поддерживается ведение единого архива.

Функционал настраивается под конкретное предприятие с увеличением или уменьшением степени автоматизации, а ПО может устанавливаться на мобильные платформы.

Все данные отображаются в одном окне независимо от их типа без необходимости переключения. Реализован механизм замещения и учета отсутствующих.

Управление БП реализовано в удобном графическом виде и поддерживает ведение сложных маршрутов в выделенном дизайнере, а связи можно дополнительно комментировать.

СЭД ELMA выделяется развитой системой аутентификации с поддержкой современных электронных ключей, сертификатов с привязкой к аккаунту или конкретному устройству.

Реализован механизм распределения прав пользователей с высокой степенью защиты и графическим интерфейсом. Используется ЭЦП.

Но, несмотря на все достоинства, можно найти и недостатки в этой системе.

К примеру, поддержка избыточного числа версий документов приводит к необходимости установки одной актуальной.

Есть огрехи и в инструментах поиска, в частности, не обеспечен механизм полнотекстового поиска в документации.

Optima WorkFlow

У системы Optima WorkFlow есть немало плюсов. Она легко подстраивается под нужды оператора, в том числе ее рубрикаторы, журналы, элементы управления и даже карточки поручения.

Система довольно гибкая и поддерживает как добавление надстроек, так и встраивание в IBM WebSphere MQ.

Optima WorkFlow поддерживает ведение архива и имеет широкие возможности поиска объектов с опциями фильтрации.

Уникальная особенность – работа в одном окне с документом, его связями и движением.

Она дополняется удобной работой с карточками, в частности, их проектированием при создании заданий, а также специальным дизайнером для них.

Стоит выделить наглядную ОШС даже для нескольких фирм, реализованную функцию замещения, сортировки объектов и интуитивную работу со справочниками.

Что касается управления БП, есть специальный дизайнер на безе скриптов API и мастер Crystal Reports 11.0.

Система безопасности основана на использовании базовых функций, но использует и дискретную и ролевую модели управления. Дополнительную защиту создает ЭЦП.

Что касается недостатков, то их у Optima WorkFlow тоже немало. В ней пользователям запрещается создавать свои папки, журналы и копировать ссылки, а настройки не сохраняются.

Кроме того, реквизиты не локализуются, функционал замещения неполноценный, а для отдельных документов невозможно назначить права доступа, а лишь содержащим их объектам.

Не стоит рассматривать систему как основной инструмент для моделирования БП, поскольку ее механизмы неудобны, есть проблемы с настройкой и СЭД приходится дорабатывать за счет скриптов.

рис. 3 – Окно веб-клиента Optima WorkFlow

вернуться к меню ↑

1С: Документооборот 8

По функциональности 1С: Документооборот 8 конечно уступает описанным выше системам, но этот СЭД имеет свои преимущества.

Он объединяет документооборот, управление договорами, делопроизводство, операции с обращениями и архив. А дополнительно функционал расширяется плагинами.

Файлы, прикрепленные к документам, можно редактировать, а обращение к ним реализовано через Проводник Windows.

Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.

В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.

Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.

Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.

Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.

Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.

Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.

Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.

Преимущества системы электронного документооборота (СЭД). ТОП-5 популярных

Проголосовать

geek-nose.com

понятие, применение, функции :: BusinessMan.ru

В ходе ответа на вопрос: "Что такое ЭДО?" дан краткий экскурс в историю документооборота, определены виды и назначение внутреннего и внешнего оборота документов организации. Раскрыты факторы успеха внедрения систем ЭДО на предприятии и роль электронного документооборота как средства оптимизации закупок. Электронная подпись, удостоверяющие центры и операторы рассмотрены в качестве ключевых компонентов ЭДО. Организация документооборота с государственными органами представлена как средство снижения затрат времени и издержек. Система ЭДО Правительства Москвы приведена в качестве примера внедрения безбумажного документооборота в масштабах мегаполиса.

Что такое ЭДО

Документооборот — движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Понятие электронного документооборота зафиксировано в государственном стандарте. Он дает строгое, но узкое определение:

Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

(ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0

Первые системы документооборота появились с изобретением письменности, а точнее - знакового письма. Глава семейства отмечал резами на деревянной бирке число собранных мешков зерна и родившихся ягнят. Это можно считать началом внутреннего документооборота масштаба предприятия.

Ассирийские жрецы и чиновники древних китайских царств, получив письменность от изобретателей, немедленно приспособили ее к делу государственного управления - сбору налогов, кодификации законов, посылке приказов наместникам и дипломатии. Такой документооборот был более или менее формализован.

Это уже был внутригосударственный и даже межгосударственный документооборот.

С развитием цивилизации правила обмена информацией, записанной на носителе, усложнялись. Первая революция в документообороте произошла с изобретением доступной бумаги. Писцы, записывающие самое важное на свитках пергамента, умножились числом и образовали массы чиновников низшего ранга - не принимающих решения, а переписывающих чужие документы, снимающих копии, выдающих справки, пишущих запросы, учитывающих плодящиеся документы в журналы и доставляющих важные бумаги в другой департамент.

И в ту же минуту по улицам курьеры, курьеры, курьеры... можете представить себе, тридцать пять тысяч одних курьеров!

А. Грибоедов

Бюрократия как технология управления получила в свои руки инструмент огромной силы. Временами она подминала под себя и государство, и экономику, и общество.

Вторая революция произошла с изобретением пишущих машинок. Технология управления не изменилась, возросла производительность труда бюрократов и их власть.

Третья - с приходом компьютеров и электронной почты. На первом этапе, заканчивающемся в наши дни, изменились технологии производства и доставки документов. Технологии управления остались практически без изменений. Бюрократия переварила и эту революцию. Именно на этом этапе и появилось понятие ЭДО. Электронный документооборот вначале скрупулезно воспроизводил все управленческие процессы, процедуры и маршруты традиционного оборота документов.

Четвертая - грядет и стучится в дверь. Суть ее в том, что программы и устройства начинают обмениваться данными и принимать решения без участия человека. Холодильник заказывает доставку продуктов, система класса RTE (предприятие реального времени) получает заказы, закупает сырье, перенастраивает производственную линию и отгружает продукцию клиенту. На этом этапе человечество получает шанс избавиться от армий клерков, не принимающих решения и не производящих добавленной стоимости. Передовые предприятия и государства уже делают это.

Место систем ЭДО среди информационных систем

В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:

Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).

Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).

Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.

Электронный документооборот: виды и назначение

Оборот документов предприятия или организации подразделяется на два основных вида - внешний и внутренний. Исторически сначала развивалась автоматизация внутреннего документооборота.

В хорошо построенной информационной среде предприятия или организации все подсистемы документооборота взаимосвязаны, обмениваются данными между собой и снабжены системой перекрестных ссылок. Так, например, окончательно согласованный текст договора доступен логистике для формирования заявок на оплату, финансистам для контроля, технологам и конструкторам - в части технического задания и т. п.

Основное назначение системы внутреннего ЭДО - предоставить участникам системы информацию, необходимую для их работы и принятия управленческих, технических, финансовых и кадровых решений. Организовать контроль исполнения принятых решений - также одна из важнейших функций ЭДО. Электронный документооборот также является средством организации электронного архива.

На внешнем ЭДО лежат дополнительные функции - он позволяет организациям обмениваться по каналам связи юридически и финансово значимыми документами. Важную роль здесь играет электронная подпись, позволяющая идентифицировать отправителя даже надежнее, чем привычные подписи и печати на традиционных документах.

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

материальный;
финансовый;
трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота - построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении - это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую - и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы - каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

ЭДО между предприятиями. Экосистемы документооборота

Системы EDI (Electronic Data Interchange) появились на Западе в 70-е годы XX века.

Они осуществляли электронный документооборот между организациями, позволяли предприятиям размещать и получать заказы на рынке, оформлять отгрузку выпущенной продукции заказчику и формировать соответствующие логистические и финансовые документы в электронном виде.

Бумажные документы при необходимости оформлялись в конце месяца или квартала, их формирование, доставка, акцептование, доставка обратно не тормозила коммерческий и производственный процесс. Тогда же сформировался и стандарт обмена данными EDI, доживший до внедрения XML.

Подключение к электронному документообороту системы EDI позволило намного ускорить коммерческую и производственную деятельность предприятий.

ЭДО с государственными органами

Также зародился на Западе. Субъекты финансово-хозяйственной деятельности получили возможность подавать декларацию о доходах в электронном виде в конце прошлого века. В ХХ столетии такую возможность получили и российские субъекты. В последние годы подача информации в налоговую инспекцию, пенсионный фонд (ПФР), инспекцию по труду в электронном виде стала обязательной, сначала для крупных, потом для средних, и на последних этапах - и для мелких предприятий и организаций.

Предприятия обязаны заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте. Граждане также получили возможность перевести свое общение с налоговой инспекцией в электронный формат. С каждым годом популярность таких услуг растет среди населения.

Элементы систем внешнего ЭДО

Клиент - организация или частное лицо, принимающая участие в ЭДО и имеющая электронную подпись. Оператор ЭДО предоставляет своим клиентам платформу для обмена документами.

Электронная подпись (ЭП) - специальным образом сформированный набор данных, позволяющий однозначно идентифицировать участника ЭДО. Этот набор присоединяется к электронному документу и свидетельствует его подлинность.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию.(Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ "Об электронной подписи")

В РФ приняты три класса электронной подписи. Они различаются уровнем защиты и назначением.

Простая подпись – удостоверяет, что документ отправлен конкретным лицом - владельцем этой подписи. Применяется для подтверждения личности отправителя e-mail в адрес официальных учреждений различного уровня или конкретных должностных лиц.
Усиленная неквалифицированная подпись – удостоверяет как отправление электронного документа конкретным лицом, так и то, что в документ не вносились изменения с момента подписания. Применяется при удостоверении документов, для которых необязательна печать. Эта подпись формируется с применением средств шифрования, допускаются сертификаты, выпущенные и неаккредитованным удостоверяющим центром.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) – формируется с применением программных средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП использует сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. ЭД, подписанный КЭП, имеет равные права с документом на бумаге, заверенном личной подписью. Опротестовать КЭП можно только по решению суда. КЭП применяется для взаимодействия госорганов с использованием государственных информационных систем

Удостоверяющий центр (УЦ) - государственная или общественная организация, выдающая электронные подписи (сертификаты).

Репутация УЦ принимается неоспоримой всеми участниками оборота электронных документов. УЦ выпускает сертификаты для организаций и частных лиц - участников оборота. В ходе транзакций УЦ подтверждает подлинность той или иной электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр находится в договорных отношениях с корневым УЦ и обязан выполнять все требования законодательства страны нахождения.

Оператор ЭДО - коммерческая организация, предоставляющая участникам технологическую платформу для осуществления ЭДО. Предоставление осуществляется на коммерческой основе с заключением договора. Оператор ЭДО проходит обязательную сертификацию в государственных органах

Электронная торговая площадка (ЭТП) - это комплекс коммуникационных каналов, программных и аппаратных средств, предназначенный для организации торговли между коммерческими и государственными организациями, а также частными лицами.

Электронная торговая площадка объединяет в единой информационной среде продавцов и покупателей различных продуктов и сервисов, предоставляя им ряд сопутствующих услуг. Множество ресурсов глобальной сети предлагают услуги по сведению вместе поставщиков и потребителей, помогают им заключить сделку и выступают в большей или меньшей степени гарантом такой сделки.

Чтобы минимизировать свои затраты, покупатели могут организовывать электронные торги в виде прямых и обратных аукционов, конкурсных закупок, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты. Продавцы получают легкий, оперативный и удобный доступ к рынку и удобную площадку для продвижения своих продуктов.

ЭТП для размещения государственного заказа— это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ для открытых аукционов в электронной форме.
ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, проводящие государственные закупки.
ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ.
ЭТП для коммерческих заказчиков — здесь осуществляют торги коммерческие предприятия по более гибким правилам.
Коммерческие специализированные ЭТП, созданные для конкретной корпорации. Например: площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов.
Коммерческие многопрофильные электронные торговые площадки с универсальным набором продуктов и сервисов.

Широко известны такие ЭТП, как Aliexpress и E-bay.

На них права потребителя защищаются как правилами функционирования площадок, так и системой рейтинга - каждый покупатель оценивает продавца.

Госуслуги

Сайт «Госуслуги» интегрирует интернет-порталы множества государственных учреждений и служб в единый сводный портал. Был создан в развитие государственной концепции «Одного окна» с целью упростить для граждан общение с государственными инстанциями. Авторизовавшись единожды с помощью квалифицированной электронной подписи, гражданин РФ может получить сведения о своих:

Имуществе.
Налогах.
Образованию.
Пенсионному обеспечению.
Транспорту.
Документам.

И многим другим важным моментам.

Можно проверить и оплатить налоги, штрафы и государственные сборы. Гражданин также имеет возможность запросить выпуск любого официального документа, справки, паспорта, визы, свидетельства и т. п. Для этого ему не нужно ехать ни в само учреждение, ни даже в многофункциональный центр - заявление подается в электронном виде, в таком же виде предоставляются копии необходимых документов.

После подготовки запрошенного документа достаточно одного визита в МФЦ, где будет проведена сверка документов, запись биометрических параметров (если необходимо) и выдача требуемого документа. Такой вид электронного документооборота экономит много времени как гражданам, так и сотрудникам учреждений - им не надо тратить время на первичный прием граждан и документов, для дополнений и исправлений также не требуется личное присутствие.

Система электронного документооборота Правительства г. Москвы

В столице сформирована и с 2011 года успешно действует система МосЭДО. Электронный документооборот с ее помощью проводят между собой государственные органы, службы, коммерческие и общественные организации. Система хорошо зарекомендовала себя и пользуется заслуженным признанием среди москвичей.

Система внедрена и поддерживается ОАО «Электронная Москва» и объединяет более 78 000 пользователей из 3 000 организаций. Делопроизводство, организационно-распорядительный и управленческий документооборот Правительства Москвы полностью переведены на систему МосЭДО. Электронный документооборот правительства крупнейшего города является отличным доказательством перспективности и состоятельности систем ЭДО в органах государственной власти.

С развитием технологий электронный документооборот будет вытеснять традиционный в течение ближайших лет. Главные доводы в пользу ЭДО - это обеспечиваемые им:

Скорость.
Низкие затраты.
Удобство для всех участников.
Высокая защищенность.
Эффективный контроль.

Уже сейчас большая часть закупок в стране проводится с использованием ЭДО. Традиционная документация оформляется вслед совершенным сделкам. Вскоре бумажные документы будут издаваться только в самых важных, исключительных случаях, и вопрос "Что такое ЭДО?" окончательно потеряет свою актуальность.

businessman.ru

Системы электронного документооборота

Количество просмотров публикации Системы электронного документооборота - 201

Назначением информационно-аналитических систем (ИАС) является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа.

Поддержка принятия управленческих решений в КИС

Лекция 9.

Отличия между ERP и CSRP подходами

Сама по себе ERP-система не является инструментом для принятия управленческих решений, она лишь поставляет необходимую для этого информацию.

Реальную же поддержку принятия управленческих решений оказывают информационно-аналитические системы (ИАС).

В состав ИАС обычно включаются следующие подсистемы:

· подсистема сбора и хранения корпоративных данных;

· подсистема доступа к данным, анализа и корпоративной отчетности.

Подсистема сбора и хранения корпоративных данных решает задачи по

· сбору и фильтрации данных;

· накоплению и индексированию информации;

· использованию информации в аналитических целях, а также при поддержке принятия решений на различных уровнях управления.

Данная подсистема традиционно базируется на технологии оперативной обработки транзакций OLTP (On-Line Transaction Processing).

Подсистема доступа к данным, анализа и корпоративной отчетности включает

· модули, обеспечивающие доступ к данным и защиту конфиденциальной информации;

· инструменты по поддержке принятия решений и оперативному анализу информации;

· средства корпоративной отчетности и визуализации данных.

В корне данной подсистемы лежит технология хранилищ данных Data Warehousing.

Анализ данных в хранилищах базируется на технологиях

· OLAP (On-Line Analytical Processing)-интерактивной аналитической обработки данных;

· Data Mining – глубинного анализа данных.

Приведем некоторые возможности информационно-аналитических систем (ИАС):

отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования структуры бизнес-процессов и организационных единиц;

анализ деятельности отдельных подразделений;

агрегирование данных из различных подразделений;

анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;

выявление тенденций, развивающихся как внутри предприятия, так и на рынке.

Документы предприятия можно разделить на две категории:

· документы для автоматизации учрежденческой деятельности

· критически важные документы.

Документы для автоматизации управленческой деятельности представляют из себяэлектронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных.

Критически важные документы предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач.

Основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

- Создание документа.

- Утверждение документа.

- Использование документа.

В результате усложнения, как структуры документов, так и процессов использования документов возникают дополнительные задачи управления данными:

- Во-первых, с одним документом, возможно, должны работать несколько человек, причем, в реальном времени (и одновременно). Более того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как другая часть информации должна оставаться статичной.

- Во-вторых, в документе могут использоваться внедренные объекты (к примеру, данные, чертежи и изображения), когда крайне важно модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений в других.

Решением всех перечисленных задач работы с документами является управление документооборотом.

Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили процесс утверждения, и фиксировались.

2.1. Определение системы ЭД и ее отличительные свойства

Логической единицей хранения информации в документальной системе является документ.

Система электронного документооборота (ЭД, СЭД) - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.

Отличительными свойствами СЭД являются:

- Ведение электронного архива документов

- Управление жизненным циклом информации

- Управление процессом создания, сбора, обработки и распространения корпоративной информации

- Наличие средств контроля исполнения поручений

- Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов

- Интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами

СЭД должна выполнять следующие функции:

- организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра,

- осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов,

- вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку,

- обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями,

- обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов,

- устанавливать права на работу с документом,

- обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению,

- обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями,

- обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.

referatwork.ru

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация

Внедрение ЭДО дает возможность:

контролировать сроки действия договоров;
ускорить согласование документов;
создать единую базу данных;
отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации... Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее...

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

повысить производительность бизнес-процессов;
оптимизировать расходы;
повысить прибыль.

Подробнее об услугах... Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше...

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

производственный ЭДО;
управленческий ЭДО;
архивное дело;
кадровый ЭДО;
бухгалтерский ЭДО;
складской ЭДО;
технологический ЭДО;
секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

создание электронной версии документа;
создание атрибутной карточки документа;
формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
поиск карточек документов;
формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
сохранение документов в различных форматах;
создание маршрутов документа и управление его движением;
ведение журналов, классификаторов и справочников;
регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
рассылка напоминаний и уведомлений;
согласование документов;
формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
снижение рисков потери документов;
увеличение скорости согласования и утверждения документов;
повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

Хранение и поиск документов.
Поддержка делопроизводства.
Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
Соответствие стандарту отрасли организации.
Соответствие целям и задачам компании.
Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
оценить стоимость владения той или иной программой;
изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
изучить демонстрационные видеоматериалы;
установить демо-версию программы;
изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

Разработка технического задания.
Выбор IT-решения.
Описание бизнес-процессов.
Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
Внедрение электронного документооборота.
Тестирование программы.
Запуск СЭД в эксплуатацию.
Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

консервативность сотрудников;
недостаточная компьютерная грамотность работников;
отсутствие регламентов на основные процессы;
слабое техническое оснащение;
отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

www.kp.ru

Системы электронного документооборота

С начала 60-х, когда первые компьютеры «пришли» на производство, понятие "документ" изменилось кардинальным образом. Фактически рост требований к емкости дисков ПК в значительной степени обусловлен эволюцией документов, которые теперь куда сложнее и разнообразнее прежних.

Чтобы успешно управлять документами, нужно определить, какие типы документов в каком управлении нуждаются. Документы предприятия можно разделить на две категории: документы для автоматизации учрежденческой деятельности и критически важные документы.

Документы для автоматизации управленческой деятельности представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных.

При автоматизации учрежденческой деятельности можно использовать единообразное управление документами и одинаковые организационные процессы для всех сотрудников.

Критически важными данными, как правило, управляют в соответствии с задачами конкретной рабочей группы.

Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

Создание документа: для каждого документа определена дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый), утвержденный (нередактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего пользования, ограниченного использования, секретный, …)
Утверждение документа: после создания, документ требуется завизировать (что может привести к редактированию документа, и появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс утверждения документа зависит только от специфики документооборота предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и неформализован (тогда говорят, что используется открытый маршрут)
Использование документа: после того, как документ был отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности)

В результате усложнения как структуры документов, так и процессов использования документов возникают дополнительные задачи управления данными:

Во-первых, с одним документом, возможно, должны работать несколько человек, причем, в реальном времени (и одновременно). Более того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как другая часть информации должна оставаться статичной.
Во-вторых, в документе могут использоваться внедренные объекты (например, данные, чертежи и изображения), когда необходимо модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений в других.

Решением всех перечисленных задач работы с документами является управление документооборотом.

Внедрение компьютеризованной системы управления документооборотом (системы электронного документооборота) должно не просто обеспечить хранение всех версий всех внутренних и внешних документов предприятия, но также фиксировать все действия (создание, рецензирование, редактирование, утверждение, списание в архив) над документами.

Класс систем ЭД является подклассом документальных систем. В отличие от фактографических систем (к которым относят любой банк или базу данных) логической единицей хранения информации в документальной системе является документ.

Отличительными свойствами СЭД являются:

Ведение электронного архива документов
Управление жизненным циклом информации
Управление процессом создания, сбора, обработки и распространения корпоративной информации
Наличие средств контроля исполнения поручений
Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов
Интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами

В некоторых исследованиях предлагают следующую типологию программ управления документами:

электронная почта
программы для организации коллективной работы (Lotus Notes, например)
программы маршрутизации документов

К этой типологии можно было бы добавить дальнейшее разделение на:

системы с предопределенным маршрутом
системы с открытым маршрутом
системы с поисковым блоком или полнотекстовый индексатор как самостоятельный элемент в своем собственном классе (например, Excalibur)

В то время как многие системы, основанные на использовании полнотекстовых поисковых блоков или на реляционных базах данных, претендуют на звание систем управления документами, существует множество критериев, по которым можно судить о том, насколько это соответствует действительности.

Имея в виду требования к системам управления документами, такая система должна выполнять следующие функции:

организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра,
осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов,
вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку,
обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями,
обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов,
устанавливать права на работу с документом,
обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению,
обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями,
обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.

Полный набор таких ответственных функций позволяет реализовать промышленная система управления документами.

Если продукт должен обеспечивать прохождение документов по предопределенным маршрутам, то для расширения функциональности может использоваться такой продукт как Staffware, что часто и делается в больших корпоративных системах управления документами. В том случае, когда речь идет исключительно о поддержке движения и контроля документов, выбор приложения, обеспечивающего их управление, представляется логичным. Однако иногда можно обойтись гораздо более дешевым продуктом или обычной электронной почтой.

Рисунок 1 Взаимодействие подсистем управления предприятием посредством системы ЭД. (Источник: http://www.rbcsoft.ru/ru/product/corporations/item.shtml?item_48).

Сферы применение СЭД огромны.

Перечислим наиболее очевидные области применения СЭД, помимо использования в КИС предприятия:

государственные судебно-исполнительные и законодательные институты, нотариаты, адвокатуры
аудиторские фирмы
открытые для общего доступа Web-порталы и Web-сервера транснациональных корпораций, где должна быть представлена информация на многих языках
закрытые Web-порталы и Web-сервера транснациональных корпораций, где ведется история документов, и учитываются особенности доступа к документам

Полнотекстовый поиск является мощным средством анализа массивов документов, начиная от газетных статей, и заканчивая документами, выпущенными правительством. В этой связи показателен пример системы университетской информационной системы RUSSIA (Russian inter-University Social Sciences Information and Analytical Consortium, http://www.cir.ru), в которой использованы инструменты восприятия документов (через сканирование, распознавание и автоматическую категоризацию) и поиска документов (полнотекстового и по категориям).

Системы управления версиями очень распространены в индустрии разработки программного обеспечения и автоматизированного проектирования. Здесь наиболее известные подходы CVS (Concurrent Version Management), RCS (Reverse Edit Scripts).

Цифровые библиотеки (Digital Libraries) ориентированы на хранение и поиск сложных по структуре, многоформатных, многокомпонентных элементов (например, графика, звук, видео, текст). Наиболее яркий пример цифровая Библиотека Конгресса США.

Один из ключевых моментов в совершенствовании системы управления документами состоит в ее спецификации. Для этого нужно сначала сформулировать, какие именно функции система работы с документами должна выполнять. В результате процесс управления важными данными, жизненно необходимыми для работы организации, может стать намного более эффективным и результативным.

Чтобы выявить существующие проблемы в управлении документами, необходимо ответить на несколько вопросов.

Всегда ли вы можете указать в сети компании местонахождение самой последней версии конкретного файла?
Всегда ли сотрудники используют одну и ту же версию конкретного файла?
Всегда ли файлы содержат соответствующие версии данных (например, последние показатели продаж вашей организации)?
Наконец, если вашей компании предъявлен иск на основании документов прошлого года, то сможете ли вы предъявить электронные копии этих документов в том виде, в каком они существовали на тот момент?

Оценка проблем в управлении документами должна помочь определить, какая степень контроля над данными необходима вашей организации. Базисом для определения требований к контролю является отношение "затраты выгода" - сопоставление объема потраченного и сэкономленного времени. Необходимо также рассмотреть стоимость покупки (или разработки силами самой компании) и сопровождения программного обеспечения управления документами.

Определяющими факторами при анализе отношения "затраты выгода" являются размер вашей организации и в некоторых случаях число пользователей в ее рабочих группах. Сложность конкретного решения и серьезность потенциальных проблем увеличиваются экспоненциально вместе с увеличением размера рабочей группы. Кроме цены самого ПО, в стоимость включается время, затраченное на поиск нужной системы, на ее инсталляцию и приведение в рабочее состояние отделом информационных систем, а также время на замену существующих процедур и систем плюс время на освоение пользователями нового программного обеспечения. К тому же вам потребуется дополнительное пространство на дисках для архивирования и обновления ПО.

Размер всех произведенных затрат следует сопоставить с получаемыми преимуществами. Прежде всего, это время, сэкономленное пользователями при поиске корректной версии документа, и возможность их обращения к тем данным, к которым ранее они доступа не имели.

Чтобы оценить преимущества совместной работы с данными, надо определить сначала, сколько пользователей будут обращаться к ним одновременно. Например, если пользователи просто берут данные из одного источника (такого, как БД) или обращаются к фиксированному набору шаблонов рабочих документов при их создании, то как затраты на управление, так и полученные преимущества будут невелики. Но если пользователям приходится часто работать с данными, создаваемыми другими сотрудниками, то необходимо обеспечить контролируемый доступ к такой информации - члены рабочей группы должны знать о том, что именно они могут получить и где эти данные находятся. Рабочая группа из 15 и более человек, к примеру, значительно выиграет от применения системы управления документами, автоматически уведомляющей ее членов (с помощью электронной почты или доски объявлений в Intranet) о доступности новых или последних данных.

Еще одним важным компонентом анализа "затраты выгода" является сведение к минимуму потенциальной уязвимости вашей организации с юридической точки зрения. Хотя данный фактор, как правило, упускают из виду, а его ценовое выражение с трудом поддается оценке, вам следует рассмотреть с этой точки зрения содержимое ваших внутренних документов, технические или инженерные данные, а также внешние коммуникации. Для обсуждения такого рода вопросов не помешает консультация юриста.

Кроме того, вашей фирме может потребоваться сертификация на соответствие стандарту ISO 9000, которая необходима сегодня все большему числу компаний. Эти стандарты касаются таких областей, как качество управления документами и реализация практики менеджмента.

Иногда перед получением данных необходимо просмотреть их целиком или частично. Для этого надо знать, какое ПО способно открывать и использовать найденный вами конкретный файл. Такая задача может оказаться непростой: достаточно подумать о том, сколько разных типов файлов в сети вашей компании имеют одно и то же расширение .doc. Разве все это файлы Word? Можно ли по имени файла сказать, что за документ он содержит?

Если раньше довольно просто было установить соглашение по именованию файлов/каталогов, то сегодня обилие доступного ПО и типов файлов, поддерживаемых системой, существенно усложнило установление подобных соглашений. Еще недавно казалось, что ключом к решению данной проблемы могут стать программы просмотра документов, но даже Microsoft не успевает обновлять свой продукт QuickView в соответствии с новыми (причем своими собственными!) форматами файлов. Что уж говорить о других производителях.

При подготовке соглашений по именованию файлов необходимо сначала определить название, производителя и версию каждого программного продукта в вашей сети. Составьте список читаемых и создаваемых вашим ПО типов файлов, а также список всех типов документов в своей системе и укажите, какое программное обеспечение с этими документами работает.

Далее определите, какую версию каждого типа файла поддерживает ваше ПО. Если подобная перспектива вас не воодушевляет, то установите стандарты на программное обеспечение в масштабе предприятия (рабочей группы) и избавьтесь от тех продуктов, которые им не соответствуют. Это позволит вам разработать спецификацию файлов и программ в масштабе компании; данную спецификацию можно будет использовать при реализации конкретного подхода к управлению файлами.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

Системы западного производства. Среды разработок.
Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.
Полностью локальные разработки.

К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):

Documentum
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc

При этом на данный момент наиболее активны по количеству внедрений на рынке системы Documentum и DOCSOpen/DOCSFusion. Эти системы, в - основном, предназначены для крупных предприятий.

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

CompanyMedia - ИнтерТраст
OfficeMedia - ИнтерТраст
БОСС-Референт - АйТи
ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ
Эскадо Интерпроком - ЛАН

Следует отметить, что системы, основанные на Lotus Domino/Notes, довольно популярны в России. Это доказывают их многочисленные внедрения, а сами компании являются лидерами в своих сегментах, большинство внедрений данных систем было успешным. Хотя, если компания уже имеет разветвленную информационную структуру, основанную на других технологиях, то переход на Lotus связан с некоторыми проблемами. Тем не менее, задача интеграции системы на Lotus Domino/Notes с существующими системами выполнима.

Системы, которые можно отнести к третьей группе:

1C:Архив - 1C
RBC Docs - РБК СОФТ
DocsVision - Digital Design
IIG Intravert - IIG
IT -Inco - IncoFlow
LanDocs - Ланит
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - ЦентрИнвест Софт
Гран Док - Гранит
Дело - ЭОС
ДокМенеджер - СофтИнтегро
Евфрат Cognitive - Technologies
Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл

Известно, что содержимое любого документа (файла) представлено в компьютере как последовательность байтов и потому может быть однозначно описано определенным (очень длинным) числом или последовательностью нескольких более коротких чисел. Чтобы «укоротить» эту последовательность, не потеряв ее уникальности, применяют специальные математические алгоритмы, такие как контрольная сумма (control total) или хеш-функция (hash function). Если каждый байт файла умножить на его номер (позицию) в файле и полученные результаты суммировать, то получится более короткое, по сравнению с длиной файла, число. Изменение любого байта в исходном файле меняет итоговое число. На практике используются более сложные алгоритмы, исключающие возможность введения такой комбинации искажений, при которой итоговое число осталось бы неизменным. Хеш-функция определяется как уникальное число, полученное из исходного файла путем его «обсчета» с помощью сложного, но известного (открытого) алгоритма.

Теперь рассмотрим, как получается электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Здесь требуется небольшое отступление. С древних времен известен криптографический метод, позднее названный шифрованием с помощью симметричного ключа, при использовании которого для зашифровки и расшифровки служит один и тот же ключ (шифр, способ). Главной проблемой симметричного шифрования является конфиденциальность передачи ключа от отправителя к получателю. Раскрытие ключа в процессе передачи равносильно раскрытию документа и предоставлению злоумышленнику возможности его подделать.

В 70-х гг. был изобретен алгоритм асимметричного шифрования. Суть его состоит в том, что зашифровывается документ одним ключом, а расшифровывается другим, причем по первому из них практически невозможно вычислить второй, и наоборот. Поэтому если отправитель зашифрует документ секретным ключом, а публичный, или открытый, ключ предоставит адресатам, то они смогут расшифровать документ, зашифрованный отправителем, и только им. Никто другой, не обладая секретным ключом отправителя, не сможет так зашифровать документ, чтобы он расшифровывался парным к секретному открытым ключом.

Отправитель, вычислив хеш-функцию документа, зашифровывает ее значение своим секретным ключом и передает результат вместе с текстом документа. Получатель по тому же алгоритму вычисляет хеш-функцию документа, потом с помощью предоставленного ему отправителем открытого ключа расшифровывает переданное значение хеш-функции и сравнивает вычисленное и расшифрованное значения. Если получатель смог расшифровать значение хеш-функции, используя открытый ключ отправителя, то зашифровал это значение именно отправитель. Чужой или искаженный ключ ничего не расшифрует. Если вычисленное и расшифрованное значения хеш-функции совпадают, то документ не был изменен. Любое искажение (умышленное или неумышленное) документа в процессе передачи даст новое значение вычисляемой получателем хеш-функции, и программа проверки подписи сообщит, что подпись под документом неверна.

Таким образом, в отличие от собственноручной подписи, ЭЦП неразрывно связана не с определенным лицом, а с документом и секретным ключом. Если дискетой с вашим секретным ключом завладеет кто-то другой, то он, естественно, сможет ставить подписи за вас. Однако вашу ЭЦП нельзя перенести с одного документа на какой-либо другой, ее невозможно скопировать, подделать под каждым документом она уникальна. Процедуры хранения, использования, обновления и уничтожения ключей достаточно подробно расписаны в различных методических рекомендациях к системам ЭЦП.

Рассмотрим шифрование информации асимметричными ключами. Если поменять ключи местами, иными словами, секретным сделать ключ расшифровывания, а открытым (публичным) ключ шифрования, то отправитель может зашифровать письмо открытым ключом получателя, и тогда прочитать письмо сумеет лишь тот, у кого имеется парный секретный ключ, т. е. только сам получатель. Великое преимущество асимметричной схемы шифрования в том и заключается, что отпадает необходимость в конфиденциальной передаче ключей. Открытый ключ можно сделать доступным на Web-сайте, передать по электронной почте и т. п., не опасаясь негативных последствий доступа к нему третьих лиц.

Для удобства шифрования и использования ЭЦП в корпоративных системах с большим числом абонентов применяются справочники открытых ключей. Каждый ключ имеет тело и номер, одинаковый для секретной и открытой частей ключа и уникальный для каждого абонента. Номер передается в открытом виде в заголовке зашифрованного документа или в заголовке ЭЦП. Получатель по этому номеру из соответствующего справочника выбирает сам ключ, который подставляется в процедуру расшифровывания или проверки подписи. Выполняется такая выборка, как правило, с помощью специальных программ, и вся процедура занимает доли секунды.

Важную роль в системе электронного документооборота играет администрация системы. Она обеспечивает контроль за соблюдением абонентами единых правил работы, участвует в разборе конфликтных ситуаций, управляет ключевой системой и, что очень важно, поддерживает у всех абонентов справочники открытых ключей в актуальном состоянии. Справочники меняются регулярно: при любом изменении списка участников, при замене каких-либо ключей. Необходимость замены ключей возникает, скажем, в случае их компрометации под этим понимают ряд событий, при которых ключевая информация становится недоступной или возникает подозрение о несанкционированном доступе. К таким событиям относятся утрата ключевых дискет; утрата дискет с последующим обнаружением; повреждение дискет; увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации; нарушение правил хранения и уничтожения (после окончания срока действия) секретных ключей и др.

При возникновении подобного события участник системы обязан незамедлительно уведомить администрацию системы (или ее подразделение центр управления ключевой системой) о факте компрометации. В свою очередь, администрация должна блокировать открытый ключ участника в справочнике и оповестить об этом других участников (обновить у них справочники). Фиксация момента уведомления администрации о компрометации ключей очень важна. Действительными считаются только те документы участника, которые были получены до этого момента. Данный факт учитывается при разборе конфликтных ситуаций: прежде всего проводится проверка, являлся ли ключ отправителя действующим на момент получения документа адресатом.

В том случае, когда в корпоративной системе документооборота предусмотрен обмен электронными документами лишь между центром (банком, брокерской фирмой, холдингом) и его клиентами, клиентам достаточно знать только один открытый ключ ЭЦП этого центра, последний же использует справочник открытых ключей всех клиентов. Если же в системе предусмотрена возможность обмена электронными документами между абонентами напрямую, то справочники с перечнями открытых ключей должны быть у всех участников и обновляться одновременно.

Организация системы электронного документооборота не сводится к установке программного обеспечения. Значительно более сложным и трудоемким процессом (по крайней мере, на начальном этапе) является подготовка документов, подробно описывающих все процедуры функционирования системы, а также обучение сотрудников, которые будут обеспечивать ее работу. Упрощает ситуацию то, что образцы подобных документов уже существуют и можно заказать разработку всего пакета компании, имеющей опыт успешного применения ЭДО. Идеально, если эти документы прошли «проверку боем», то есть на их основе рассматривался конфликт в суде. Администрацию системы можно организовать на базе сторонней фирмы, располагающей соответствующими службами, квалифицированными сотрудниками, необходимыми комплектами договоров, определенным опытом обслуживания таких систем. Риск раскрытия конфиденциальной информации при этом отсутствует, поскольку секретными ключами участников администрация не обладает она оперирует только справочниками открытых ключей. Важно, чтобы генерация ключей (включая секретные) проводилась уполномоченными сотрудниками участников (пусть и на территории лицензированной администрации, что будет описано ниже).

Необходимым элементом пакета документов по ЭДО является описание процедуры разбора конфликтной ситуации, когда одной из сторон необходимо доказать наличие и действительность ЭЦП другой стороны под электронным документом. Прежде всего необходимо перечислить условия проверки ЭЦП: где проводится проверка, на каком аппаратном и программном обеспечении, кем, в какие сроки и т. д., а также какое решение принимается, если по каким-либо причинам эти условия не удается соблюсти. Сама процедура проверки должна быть описана по шагам и исключать двойное толкование результатов; необходимо указать два типа действий при положительном и отрицательном исходе выполнения каждого шага. Таким образом, у комиссии, занимающейся проверкой, после завершения процедуры должно сформироваться единое мнение, а затем конфликтующие стороны могут либо заключить мировое соглашение, либо обратиться в суд.

В суде может возникнуть вопрос о качестве программного обеспечения (ПО), с помощью которого формируется и проверяется ЭЦП; в таком случае потребуется экспертиза ПО. Если ПО сертифицировано, то экспертиза не нужна. Если же сертификата нет, на этом формальном основании суд может отклонить рассмотрение спора (поскольку выполнение экспертизы ПО с разумными финансовыми затратами и за короткое время вряд ли реально), а может и не отклонить (право в нашей стране не прецедентное) и вынести решение без экспертизы ПО (например, если в договоре указано, что стороны доверяют применяемым ими программным средствам криптозащиты информации).

Клиент не может, как при использовании других систем, сгенерировать ключи на своем компьютере и отправить открытый ключ по электронной почте в центр (банку, брокеру, холдинговой компании) или особой администрации системы. Уполномоченный сотрудник клиента должен явиться в лицензированную компанию, осуществить генерацию ключей на этом специальном компьютере, распечатать карточку открытого ключа, отвезти ее в свою фирму и заверить у руководителя, наконец, отправить почтой или курьером обратно администрации ЭДО. Такая процедура окажется дорогой и длительной. Не возбраняется, конечно, доверить генерацию ключей администрации ЭДО, которая потом отошлет дискеты почтой, но тут не избежать угрозы несанкционированного доступа к секретным ключам и возможных отводов в суде.

Обычно наряду с вопросом о сертификации поднимается и вопрос о лицензировании, т. е. о получении права на применение средств шифрования (к которым относится и ЭЦП). Существуют различные точки зрения на возможность безлицензионной деятельности в сфере шифрования и использования ЭЦП (или фактических аналогов такой деятельности, называемых другими терминами). Не углубляясь в эту дискуссионную тему, хотелось бы высказать ряд соображений.

Если организация приняла решение получить лицензию, надо учесть следующие моменты. Лицензии на применение средств шифрования, а также на их обслуживание и распространение выдает СБУ. Лицензия предоставляется, как правило, на использование только сертифицированных средств шифрования, иными словами, получить лицензию на применение не сертифицированных средств и тем более средств зарубежного производства практически невозможно.

Существенным положительным моментом применения сертифицированного ПО является наличие разнообразной пользовательской и методической документации. В ней подробно описаны все процедуры управления системами шифрования и ЭЦП, перечислены требования к обеспечению информационной безопасности и вытекающие из них обязанности должностных лиц, а также приведены примеры используемых документов (журналов, рабочих тетрадей).

Электронный документооборот успешно применяется многими организациями. В то же время едва ли найдется система, обеспечивающая передачу по сети изображений бумажных документов (например, платежных поручений). Как правило, передаются только заполняемые поля, записанные в определенной последовательности, которые затем подставляются программой в бланки для экранных и печатных форм. Электронная подпись ставится именно под отправляемым блоком изменяемых полей документа, а не под его изображением. Если формат сообщений сторонами изначально не согласован и не закреплен в специальном документе подписями и печатями, то в суде окажется очень трудно доказать, в какое поле экранной или печатной формы платежного поручения должно подставляться соответствующее значение из электронного документа. И тогда подписанный и переданный файл не будет иметь юридического значения.

Согласно действующим положениям, электронные документы должны храниться столько же, сколько и бумажные (например, платежные поручения 5 лет). Хранение файлов на магнитных носителях в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать архивы электронных документов на компакт-дисках. Одной из типичных ошибок организаторов систем ЭДО является архивное хранение документов в зашифрованном виде. Считается, что если документы передаются по открытой сети зашифрованными (для обеспечения конфиденциальности), то и хранить их нужно так же. Но тогда при физической утрате ключевой дискеты или невозможности считать с нее секретный ключ весь зашифрованный архив станет недоступным. Кроме того, возникает необходимость либо хранить все секретные ключи за всю историю работы системы (регулярно проверяя их читаемость), либо вновь зашифровывать и перезаписывать архивы при каждой смене ключевых дискет.

В действительности после получения электронного документа адресатом потребность в шифровании отпадает. Задачу защиты от несанкционированного доступа к документам в своей локальной сети каждый решает сам. А для проверки ЭЦП отправителя ключевая дискета вообще не нужна достаточно иметь открытый ключ ЭЦП отправителя или справочник открытых ключей, в котором он содержится. Документы, хранящиеся в электронном архиве, при необходимости можно распечатывать. При этом ЭЦП распечатывается в шестнадцатеричном виде. «Качество» подписи в таком случае не снижается, а в программу проверки, как правило, ее можно ввести и вручную. Если формат документов в системе описан нестрого (допускается, например, использовать два пробела вместо одного, или знаки табуляции вместо группы пробелов, или неотображаемые при печати символы), то и печатный текст самого документа необходимо продублировать в шестнадцатеричном виде. Иначе будет очень затруднительно воспроизвести оригинал документа на компьютере по его распечатанной копии. Наличие любого незамеченного или лишнего пробела либо знака приведет к тому, что программа проверки признает ЭЦП неверной.

PAGE \* MERGEFORMAT 1

refleader.ru

определение, основные типы программ. Оценка функциональности систем ЭДО.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания документа, его обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или на предприятии. Управление ЭДО – организация движения документов между подразделениями и предприятием или организацией, группами пользователей или отдельными пользователями.

СЭД обеспечивает:

1. Процесс создания, управления доступом и распространением больших объемов документов в компьютерных сетях

2. Контроль над потоками документов в организации.

К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация документов и обеспечение безопасности данных.

Основные типы программ:

- «коробки» - коробочное решение типового варианта, подходящий для большинства организаций, который уже в определенных рамках можно наст. под требования заказчика

- «конструкторы» - состоят из различных модулей и в значительно большей степени настроены под нужды организации

Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. DIRECTUM — система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

ВОПРОС 15. Общее состояние и основные тенденции развития рынка СЭД в России. Краткая характеристика основных систем документооборота, представленных в России

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. На фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные тенденции:

1) Автоматизация управления ДО;

2) Сближение автоматизированного общего документа со смежными информационными системами;

3) Рост востребованности СЭД;

4) Организация на основе СЭД единого информационного пространства;

5) Увеличение доли проектов, основанных на портальных и мобильных технологиях;

6) Тенденция к удешевлению СЭД и удорожанию док.услуг.

ВОПРОС 16. Международные стандарты в области работы с ЭДО. Европейская спецификация MoReq2: назначение, основные направления, проблемы.

Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.

- MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.

- MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. - другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.

-Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь - в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.

MoReq может применяться в следующих целях:

- потенциальными пользователями АСЭД - как основа для подготовки конкурсных требований;

- нынешними пользователями АСЭД - как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;

- центрами обучения - как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;

- академическими институтами - как учебный ресурс;

- поставщиками и разработчиками АСЭД - как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

ВОПРОС 17. Общие положения, классификация СЭД. Назначение. Основные свойства.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Основные принципы электронного документооборота

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация СЭД

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

· стандартный набор функций;

· низкие временные затраты на приобретение и установку;

· относительно низкая стоимость;

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

· максимально персонифицированная система;

· большие временные затраты;

· высокая стоимость разработки;

3. Комбинированные СЭДО:

· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

· полное соответствие нуждам предприятия;

· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

· передача заказчику прав на продукт;

· простота освоения и использования;

· удобный интерфейс;

Основные свойства СЭД

- Открытость ( модульная структура, т.е. добавление разных модулей конфигурации)

- Высокая степень интеграции с прикладным ПО.

- Особенности хранения документов.

-Разграничение доступа.

- Отслеживание версий и подверсий документов.

- Наличие утилит просмотра документов различных форматов.

- Аннотация к документам

- Поддержка различных программ

Преимущества системы электронного документооборота (СЭД). ТОП-5 популярных. Подсистема эдо

Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

Автоматизация процесса согласования документов

Контроль исполнения заданий и поручений

Оповещение пользователей

Стандартные отчеты

Сервер Электронного Взаимодействия

(#2018) Системы Электронного Документооборота [ТОП-5 СЭД]

Что такое Система электронного документооборота?

Виды СЭД

Как выбрать?

Топ-5 популярных СЭД

Directum

Docsvision

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

понятие, применение, функции :: BusinessMan.ru

Что такое ЭДО

Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0

Место систем ЭДО среди информационных систем

Электронный документооборот: виды и назначение

Автоматизация документооборота внутри предприятия

ЭДО между предприятиями. Экосистемы документооборота

ЭДО с государственными органами

Элементы систем внешнего ЭДО

Госуслуги

Система электронного документооборота Правительства г. Москвы

Системы электронного документооборота

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Функции и эффективность ЭДО

Требования к системам электронного документооборота

Виды СЭД

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Внедрение электронного документооборота

Системы электронного документооборота

определение, основные типы программ. Оценка функциональности систем ЭДО.

Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области