Совмещение обязанностей: ТК РФ Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором \ КонсультантПлюс

срок, оплата и другие особенности

Сотруднику наряду с основной работой по трудовому договору и в течение рабочего дня (смены) с его письменного согласия и за дополнительную оплату может быть поручена дополнительная работа по другой или той же профессии (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Такую работу называют: совмещение профессий (должностей), а также – внутреннее совмещение должностей.

Как правило, дополнительную работу поручают для исполнения обязанностей временно отсутствующего коллеги. Совмещение должностей (профессий) и расширение зон обслуживания (увеличение объема работ) актуально в предпраздничные и праздничные дни и накануне летних отпусков. Кроме того, совмещение помогает организации оптимизировать количество работников в экономически сложные периоды.

Содержание:

• Совмещение должностей: оплата и другие обязательные условия
• Совмещение должностей: как оформить начало и окончание работы
• Какие особенности учесть при совмещении

Совмещение должностей: оплата и другие обязательные условия

Сотруднику за дополнительную работу, которую он выполняет наряду с основной, полагается доплата за совмещение должностей (профессий) и расширение зон обслуживания (увеличения объема работ). Ее размер определяют по соглашению работник и работодатель с учетом ее содержания и (или) объема (ст. 151 ТК РФ).

На практике оплата может быть установлена как в твердой сумме, так и в процентах от часовой (дневной) ставки сотрудника по основной или замещаемой работе.

Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по той же профессии (должности) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Другие обязательные условия: срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, – также устанавливает работодатель с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

При досрочном прекращении работы на условиях совмещения доплата за него может быть выплачена сотруднику соразмерно отработанному времени (либо выполненному объему работ, либо выполненному объему работ определенной сложности, – как определят стороны в соглашении о совмещении ) (ст. ст. 57 и 151 ТК РФ).

В каких случаях оформляют временный перевод, каковы его отличия от совмещения должностей, узнайте из нашей статьи.

Совмещение должностей: как оформить начало и окончание работы

Как мы отметили выше, работа на условиях совмещения выполняют только при наличии письменного согласия сотрудника (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Как именно его оформить, закон прямо не указывает. На практике возможны два варианта.

Вариант 1: работник подает заявление на предложении работодателя о совмещении. Логичнее начать оформление с предложения работодателя о совмещении. В этом документе следует описать все его условия: срок, обязанности, размер доплаты.

Далее нужно получить на него согласие от работника. Сделать это можно как в самом предложении работодателя в виде отметки, так и в отдельном заявлении.

Вариант 2: сотрудник сам подает заявление о готовности работать на условиях совмещения. Возможен вариант, когда сотрудник сам подает работодателю заявление на совмещение должностей с описанием условий, на которых он готов трудиться. Заявление обязательно должно быть подписано работником с указанием даты.

На основании названных документов стороны заключают соглашение о совмещении должностей, где прописывают все его необходимые условия: срок, содержание и объем работы по совмещению, размер доплаты (ст. 57, 149, 151 ТК РФ). Такое соглашение заключают в двух экземплярах и подтверждают подписями сторон.

Дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ – образец – совмещения должностей, вы найдете здесь.

Когда соглашение подписано (либо трудовой договор (совмещение должностей) – дополнительное соглашение к нему), издайте приказ о совмещении должностей. В приказе отразите новые обязанности сотрудника, период совмещения и доплату за него. С этим документом ознакомьте работника под роспись.

При совмещении профессий (должностей) не забудьте ознакомить сотрудника с новой должностной инструкцией и документами по охране труда (ст. 8 ТК РФ).

Сотрудник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении. Инициатор отказа обязан предупредить об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Прекращение работы по совмещению возможно в двух случаях:

• истек его срок;
• одна из сторон решила прекратить его досрочно.

В первом случае составлять дополнительных документов не нужно. Во втором случае стороне – инициатору следует направить другой стороне предупреждение (уведомление) в произвольной письменной форме не менее, чем за три дня до прекращения работы на условиях совмещения.

Какие особенности учесть при совмещении

Работа на условиях совмещения предполагает ряд особенностей, которые прямо не определены в статьях 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Однако их нужно учесть при предоставлении и регулировании такого труда.

Особенность 1: в штатном расписании должна быть вакантная единица для совмещения. Как и при совмещении должностей (профессий), так и при расширении зон обслуживания (увеличении объема работ), в штатном расписании должна быть предусмотрена вакантная должность для совмещения (по размеру ставки, необходимой для работы на условиях совмещения).

Особенность 2: при совмещении должностей (профессий) рекомендовано подписывать отдельное соглашение, а при расширении зон обслуживания (увеличении объема работ) – дополнительное соглашение к трудовому договору.

Закон не дает единых рекомендаций, как оформлять соглашение о работе на условиях совмещения: в виде отдельного документа или дополнения к трудовому договору.

Онлайн Инспекция при описании различий между совмещением и совместительством поясняет, что при совмещении подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, а при совместительстве – отдельный договор. Следовательно – ошибки не будет, если при любом виде совмещения подписать дополнение к трудовому договору, а не отдельное соглашение. На практике же руководствуются следующими принципами.

Дополнительное соглашение к трудовому договору заключают, когда речь идет о расширении зон обслуживания (увеличении объема работ). В этом случае фактически преумножают обязанности по трудовой функции работника, за что устанавливают дополнительную оплату (ст. 57, 72 ТК РФ). При этом остальные положения договора остаются прежними. Судебная практика в этом случае и вовсе позволяет обойтись без дополнительного соглашения, а издать только приказ, поскольку основные обязанности, в том числе и по совмещению, уже указаны в трудовом договоре (Решение Ростовского областного суда от 22. 01.2019 по делу № 11-126/2019).

При заключении соглашения о совмещении должностей (профессий) сотруднику поручается дополнительная работа, которая не затрагивает условия основной. Поэтому в таком случае часто заключают соглашение, отдельное от основного трудового договора.

Особенность 3: отпуск при работе на условиях совмещения предоставляют одновременно с отпусками по основному месту. Сотруднику по основному месту работы полагаются отпуска (ежегодные, дополнительные, оплачиваемые и за свой счет). В эти периоды он освобождается от исполнения своих обязанностей (гл. 19 ТК РФ). Поскольку работу на условиях совмещения сотрудник выполняет в течение рабочего дня (смены) по основному месту труда, в период отпуска по основной работе, ему полагается отпуск и на условиях совмещения (ст. 60.2 ТК РФ). При этом на практике отдельно оформлять отпуск по совмещению не нужно, а доплату за него учитывают при расчете отпускных (ст. 139 ТК РФ, п. 2 ПП РФ от 24.12.2007 № 922).

СОВМЕЩЕНИЕ ПРОФЕССИЙ (ДОЛЖНОСТЕЙ)

Статьей 151 ТК
РФ «Оплата труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно
отсутствующего работника» определено, что работнику, выполняющему у одного и
того же работодателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым
договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или
исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от
своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей)
или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Размеры доплат
за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно
отсутствующего работника устанавливаются по соглашению сторон трудового
договора.

Статья 151 ТК
РФ является своего рода продолжением ст. 149 ТК РФ в части оплаты труда при
совмещении профессий (должностей).

По отношению к
рабочим речь идет о совмещении профессий, а по отношению к служащим — о
совмещении должностей. Профессии присваиваются на основании Единого
тарифно-квалификационного справочника профессий рабочих (ЕТКС) или
Квалификационного справочника (КС) профессий рабочих, не вошедших в ЕТКС.
Специалисты и служащие занимают должности.

Совмещение
профессий (должностей) целесообразно производить в пределах той категории
персонала, к которой относится данный работник (рабочие, служащие и др.).

Под
совмещением профессий (должностей) понимается выполнение наряду со своей
основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по
другой профессии (должности).

Отличие от
совместительства состоит в том, что работник помимо основной работы выполняет
другую работу в пределах установленной для основной работы продолжительности
рабочего времени за счет интенсивности (уплотнения) работы в течение рабочего
дня.

Выполнение
работником наряду со своей основной работой дополнительного объема работ, но уже
по той же профессии (должности), рассматривается как расширение зон обслуживания
или увеличение объема выполняемых работ (не является совмещением).

Как те, так и
другие виды работ допускаются на одном и том же предприятии, в учреждении,
организации с согласия работника в течение установленной законодательством
продолжительности рабочего дня (смены), если это экономически целесообразно и не
ведет к ухудшению качества продукции, выполняемых работ, обслуживания населения.

Понятие
расширения зон обслуживания или увеличения объема выполняемых работ дано в
ст. 423 ТК РФ «Применение законов и иных нормативных правовых актов». В ней
установлено, что впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов,
действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с ТК РФ законы и
иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные акты бывшего
Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке,
которые предусмотрены Конституцией Российской Федерации, постановлением
Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 г. № 2014-1 «О ратификации Соглашения
о создании Содружества Независимых Государств», применяются постольку, поскольку
они не противоречат ТК РФ.

Изданные до
введения в действие ТК РФ нормативные правовые акты Президента РФ, Правительства
РФ и применяемые на территории Российской Федерации постановления Правительства
СССР по вопросам, которые в соответствии с ТК РФ могут регулироваться только
федеральными законами, действуют впредь до введения в действие соответствующих
федеральных законов.

В соответствии
с постановлением Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и
условиях совмещения профессий (должностей)» Государственным комитетом СССР по
труду и социальным вопросам совместно с Министерством финансов СССР и Всесоюзным
Центральным Советом Профессиональных Союзов разработана от 14 мая 1982 г.
№ 53-ВЛ Инструкция по применению постановления Совета Министров СССР от
4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий
(должностей)». В ней определено, что такое расширение зон обслуживания и
увеличение объема выполняемых работ.

При
временном отсутствии работника (например, в связи с болезнью, командировкой,
отпуском или по какой-либо другой причине, когда за ним сохраняется место
работы) его должность и трудовые обязанности могут быть возложены на другого
работника, но без освобождения от основной работы. На
основании ст. 151 ТК РФ в этом случае предусмотрено право на установление
соответствующей доплаты.

Размеры доплат
за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно
отсутствующего работника согласно ст. 151 ТК РФ устанавливаются по соглашению
сторон трудового договора.

Конкретный
размер той или иной доплаты отражается в локальном нормативном акте предприятия
(например, приказ по предприятию). В приказе должно быть указано:

• какую работу
выполняет работник;

• объем
работы;

• установлена
та или иная доплата в процентном отношении к тарифной ставке, окладу или в
абсолютном размере и на какой срок (месяц, полугодие и т. п.).

Доплата за
совмещение профессий (дол-жностей) должна производиться дифференцированно. При
согласовании конкретного размера доплат за совмещение профессий (должностей)
следует учитывать важность поручаемой дополнительной работы, ее объем,
загруженность работника по основной занимаемой должности.

На практике
размер доплат, устанавливаемый работнику за совмещение профессий (должностей),
предельными размерами не ограничивается. По одной вакантной должности выполнение
дополнительной работы может быть поручено нескольким работникам. Однако общая
сумма доплат не должна превышать экономии по фонду заработной платы по вакантным
должностям.

В коллективном
договоре (другом локальном нормативном акте, например в положении о персонале
или в положении об оплате труда) должны быть отражены варианты совмещения, в том
числе по должностям и профессиям.

Чтобы
начисление премий при совмещении профессий или должностей (начисление
производится по основной работе) производилось с учетом суммы доплат за
совмещение профессий (должностей), в коллективном договоре (другом локальном
нормативном акте) необходимо определить перечень доплат и надбавок к тарифным
ставкам и должностным окладам работников данного предприятия, на которые
начисляются премии, с учетом имеющихся денежных средств.

Регламентирование порядка и размера
доплаты за выполнение обязанностей по профессии или должности временно
отсутствующего работника должно быть отражено в коллективном договоре
предприятия или ином локальном нормативном акте. Таким документом на
предприятиях, где не заключаются коллективные договора, как правило, является
Положение о персонале данного предприятия, принятое на собрании трудового
коллектива. Право на замещение временно отсутствующего работника имеют как
рабочие, так и служащие. Но в связи с тем что доплаты за замещение временно
отсутствующих работников производятся в основном за счет экономии по фонду
заработной платы, с учетом производственной необходимости и наличия экономии
фонда заработной платы, перечень работников, которым может быть поручено это
замещение, должен быть отражен в коллективном договоре или ином локальном
нормативном акте.

Конкретный размер доплаты в абсолютном
размере или в процентах к должностному окладу или тарифной ставке работника, на
которого возложено наряду с основной работой исполнение обязанностей временно
отсутствующего работника (в связи с отпуском, болезнью и в других случаях),
устанавливается приказом по предприятию.

Чтобы начисление премий при выполнении
обязанностей временно отсутствующего работника производилось с учетом суммы
установленной доплаты, необходимо эту доплату включить в перечень доплат и
надбавок к тарифным ставкам и должностным окладам работников данного
предприятия, на которые начисляются премии. Указанный перечень следует внести в
коллективный договор (другой локальный нормативный акт, положение об оплате
труда).

Пример. В
организации во время отсутствия бухгалтера (учебный отпуск, затем очередной
отпуск) объем его работы был возложен на нормировщика. Полагается ли в этом
случае нормировщику дополнительная оплата за выполнение обязанностей временно
отсутствующего работника? Будет ли она учитываться при начислении премии?

Возложение на работника (в данном случае
на нормировщика) в пределах продолжительности основного рабочего времени
дополнительных обязанностей отсутствующего работника (бухгалтера) в связи с
учебным и очередным отпусками, когда в соответствии с действующим
законодательством за ним сохраняется рабочее место или должность,
рассматривается трудовым законодательством как выполнение обязанностей временно
отсутствующего работника.

В приведенном примере следует
руководствоваться следующим. На основании действующего законодательства и
коллективного договора нормировщику может быть произведена соответствующая
доплата. По предприятию издается приказ с указанием:

– дополнительного объема выполняемых
работ;

– срока выполнения обязанностей
нормировщика за бухгалтера;

– конкретного размера доплаты (например,
50 % оклада по основной работе).

Если в коллективном договоре предусмотрен
перечень доплат и надбавок к тарифным ставкам и должностным окладам работников,
на которые начисляются премии, то на доплату, установленную нормировщику, будет
производиться начисление премии.

В том случае, если выполнение работы
бухгалтера приказом возложено в равной мере на нескольких работников (например,
трех), то установление доплаты возможно как каждому в равной степени, так и
дифференцированно в зависимости от конкретного дополнительного объема
выполняемых работ каждым работником в отдельности (первому, например, 30 %
должностного оклада по основной работе, второму — 20 %, третьему — 50 %). Размер
доплаты работникам может ограничиваться размером оклада отсутствующего работника
(бухгалтера).

Возникает вопрос о правомерности
установления доплаты за совмещение руководителю предприятия, его заместителю и
руководителю структурного подразделения. В подп. «а» п. 15 постановления
указывается на то, что оно не распространяется на руководителей предприятий,
учреждений и организаций, их заместителей и помощников, главных специалистов,
руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их
заместителей. К руководителям, в частности, относятся:

– директора (генеральные директора),
начальники, управляющие, заведующие, председатели, командиры, комиссары,
мастера, производители работ на предприятиях, в структурных единицах и
подразделениях;

– главные специалисты — главный
бухгалтер, главный диспетчер, главный инженер, главный металлург, главный
сварщик, главный агроном, главный геолог, главный электрик, главный экономист,
главный научный сотрудник, главный редактор;

– государственные инспекторы.

К категории руководителей относятся также
заместители по вышеназванным должностям.

Например, если отсутствует главный
специалист, то начальник отдела может поручить ведущему специалисту вести
дополнительную работу по обеспечению контроля за расходом фонда заработной
платы, премирования, применению форм и систем оплаты труда, установлению
разрядов рабочим и категорий служащим. В этом случае ведущему специалисту может
быть установлена доплата за совмещение должности.

Начальник отдела может и сам вести этот
участок работы во время отсутствия главного специалиста. Ему в данном случае не
может быть установлена доплата за совмещение должности главного специалиста, так
как для начальника отдела это не дополнительный объем, а основная работа.

Согласно п. 34 Инструкции по статистике
численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях
и организациях к руководителям относятся работники, занимающие должности
руководителей предприятий и их структурных подразделений. Должность руководителя
по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов имеет код 1.

Ответом на вопрос о правомерности
установления доплаты за совмещение руководителю структурного подразделения
является решение Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25 марта 2003 г.
№ КАС 03-90 о признании не действующим со дня вынесения настоящего решения
подп. «а» п. 15 постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145
«О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (в ред. постановлений
от 19.02.87 № 222; 01.12.87 № 1367; 05.02.88 № 153; 31.05.88 № 689; 17.08.89
№ 657) в части слов: «руководителей структурных подразделений, отделов, цехов,
служб и их заместителей».

Таким образом, подп. «а» п. 15 указанного
постановления в части слов: «руководителей структурных подразделений, отделов,
цехов, служб и их заместителей» признан не действующим со дня вынесения
определения.

С.И. Петрова, зам. начальника Управления оплаты, нормирования и производительности труда Министерства труда и социального развития Российской Федерации

Комбинированные пошлины Образцы статей | Law Insider

• (a) В течение Срока Найма (как определено в Разделе 2 ниже) Исполнительный директор является Главным исполнительным директором Компании. В этом качестве Исполнительный директор должен иметь такие обязанности, полномочия и ответственность, соответствующие обязанностям, полномочиям и ответственности лиц, занимающих аналогичные должности в компаниях аналогичного размера, и такие другие разумные обязанности и ответственность, как Совет директоров Компании («Совет» ) обозначит. Исполнительный директор подчиняется непосредственно Генеральному директору. Исполнительный директор должен подчиняться законным указаниям Совета директоров, Главного исполнительного директора Компании и любого другого старшего исполнительного директора Компании, которому он подчиняется, и прилагать все усилия для продвижения интересов Компании, а также для поддержания и продвижения ее репутации. .

• (i) В дополнение к обязанностям Администратора, изложенным выше, Администратор выполняет все обязанности Организации-эмитента в соответствии с другими Базовыми документами, включая выполнение всех расчетов и готовит к исполнению Организацией-эмитентом или Доверенное лицо владельца или обеспечивает подготовку другими соответствующими Лицами всех таких документов, отчетов, документов, сертификатов, уведомлений и мнений, поскольку организация-эмитент или Доверенное лицо владельца должна подготовить, подать или доставить в соответствии с Основных документов, и по требованию Доверительного управляющего предпринимает все соответствующие действия, которые Эмитент или Доверительный управляющий обязан предпринять в соответствии с Основными документами. В соответствии с Разделом 7 настоящего Соглашения и в соответствии с указаниями Доверенного лица Владельца Администратор должен управлять, выполнять или контролировать выполнение таких других действий в связи с Обеспечением (включая Основные документы), которые не подпадают под действие каких-либо из вышеизложенных положений и в соответствии с явным запросом Доверительного управляющего владельца и в разумных пределах возможностей Администратора.

• Доверительный управляющий имеет право отказать в утверждении любого Замещающего должника, если в соответствии с законодательством страны регистрации Замещающего должника принятие Замещающим должником своих обязательств по настоящему Соглашению налагает на Доверительного собственника дополнительные обязанности те, которые были приняты в соответствии с этим Договором о доверительном управлении;

• 7.11.1 Работодатель предоставляет работнику неоплачиваемый отпуск для участия в предвыборной кампании на муниципальных, провинциальных или федеральных выборах до девяноста (9)0) дней. В таких отпусках не будет необоснованно отказано.

• В момент прекращения действия всех применимых обязательств Продавца по любому Обслуживаемому Назначению и/или утрате силы («Срок действия Назначения»), в том числе после любого (а) действительного прекращения или удаления применимого Продавца из всех Корпоративных трастовых мощностей в отношении Обслуживаемого назначения, будь то в качестве Преемственного назначения или иным образом, или (b) с предварительного согласия соответствующего Покупателя, отставки, назначения или правопреемства соответствующего Продавца из всех Корпоративных Возможности доверительного управления в отношении обслуживаемого назначения, будь то последующее назначение или иным образом, Покупатели (i) не несут никаких дополнительных обслуживаемых обязанностей по настоящему Соглашению в связи с такими назначениями и (ii) не несут ответственности по настоящему Соглашению ни за какие из обязанностей , обязательства или обязательства, связанные с такими Назначениями, возникающие или возникающие во время или после Срока действия Назначения, или в связи с любым исполнением, d обязательства или обязательства, связанные с этим, возникающие до, но требующие исполнения после Срока истечения срока назначения, в каждом случае без ограничения обязательств Покупателей по Договору купли-продажи. Стороны оформляют или обеспечивают оформление таких документов и инструментов, которые могут быть разумно необходимы для реализации настоящего Раздела 3.7.

• 1. Для каждого товара базовой пошлиной, к которой применяются последовательные снижения, установленные в настоящем Соглашении, является ставка пошлины наибольшего благоприятствования, применяемая 2 апреля 2000 года.

• Комитет и Ассоциация признает, что основная ответственность учителя состоит в том, чтобы учить, и что его/ее энергия должна, насколько это возможно, использоваться для достижения этой цели. Таким образом, они договариваются о следующем:

• Обязанности Сервисера в целом включают управление, обслуживание и управление Восстановленным имуществом; получение показаний счетчиков, расчет потребления электроэнергии, выставление счетов, сбор и проводка всех платежей в отношении Восстановленного имущества; ответы на запросы Потребителей, CPUC или любых федеральных, местных или других органов государственной власти штата в отношении Восстановленного имущества; доставка Счетов Потребителям и ESP, обработка и депонирование инкассо и осуществление периодических денежных переводов в соответствии с Приказом о финансировании и каждым Тарифом; предоставление периодических отчетов Эмитенту, Доверительному управляющему и Рейтинговым агентствам; и принятие мер в связи со сверочными корректировками, как указано в настоящем документе. Некоторые из обязанностей, изложенных выше, могут выполняться ESP в соответствии с соглашениями об обслуживании ESP, если такие ESP удовлетворяют требованиям кредитоспособности, изложенным в Правиле 22.P компании PG&E Electric, «Требования к кредитам». Несмотря ни на что, обязанности Обслуживающего лица, изложенные в настоящем Соглашении об обслуживании, должны быть квалифицированы во всей их полноте любыми Положениями CPUC, Постановлением о финансировании и федеральными законами США о ценных бумагах, а также правилами и положениями, обнародованными в соответствии с ними, включая Положение AB, как действующими на момент выполнения таких обязанностей. Не ограничивая общего характера настоящего Раздела 3.01(a), в дополнение к вышеизложенному, Сервисная служба настоящим соглашается с тем, что она также должна иметь и соблюдать обязанности и ответственность, связанные со сбором данных, использованием и расчетом xxxx, выставлением счетов, обслуживанием клиентов. сервисные функции, сборы, обработка платежей и денежные переводы, изложенные в Приложении I к настоящему документу, в которое время от времени могут вноситься поправки. Во избежание сомнений, термин «использование», используемый здесь, включает в себя ссылки как на потребление киловатт-часов, так и на потребность в киловаттах.

• В обязанности менеджера входит следующее:

• В случае возникновения и продолжения любого из следующих событий («События прекращения обслуживания»): Обязанности

  Разделение обязанностей является ключевым элементом внутреннего контроля, предназначенным для сведения к минимуму возникновения ошибок или мошенничества путем обеспечения того, чтобы ни один сотрудник не имел возможности одновременно совершать и скрывать ошибки или мошенничество при обычном выполнении своих обязанностей. Как правило, основными несовместимыми обязанностями, которые необходимо разделить, являются:

  • Разрешение или утверждение
  • Хранение активов
  • Регистрация транзакций
  • Деятельность по сверке/контролю

  Некоторые примеры несовместимых обязанностей:

• Получение денежных средств (чеками или наличными) и утверждение списания дебиторской задолженности
• Сверка банковских выписок/счетов и проводок в главной бухгалтерской книге
• Депонирование наличных и сверка банковских выписок
• Утверждение карт учета рабочего времени и хранение платежных чеков

Для обеспечения эффективности внутреннего контроля необходимо адекватное которые управляют активами. В идеале отдельные сотрудники будут выполнять каждую из четырех основных обязанностей. В целом поток обработки транзакций и связанных с ним действий должен быть спроектирован таким образом, чтобы работа одного человека была либо независимой, либо служила для проверки работы другого. Такие меры снижают риск необнаруженной ошибки и ограничивают возможности неправомерного присвоения активов или сокрытия умышленных искажений в финансовой отчетности.

Когда обязанности не могут быть в достаточной степени разделены из-за небольшого размера подразделения, важно внедрить смягчающие меры, такие как подробный надзорный анализ деятельности, чтобы снизить риски.

Делегирование полномочий

В сегодняшней загруженной и динамичной среде одному человеку невозможно выполнять все обязанности и задачи, необходимые для достижения целей Университета. Чтобы удовлетворить потребности своих клиентов, менеджеры делегируют полномочия персоналу, чтобы решения и связанные с ними действия могли приниматься своевременно. Делегирование полномочий (DOA) — это формальный процесс, в котором одно лицо делегирует полномочия и ответственность другому лицу для выполнения определенных действий. Обычно менеджер делегирует подчиненному определенные полномочия для конкретной транзакции (например, утверждает возмещение до 500 долларов США). Однако лицо, делегировавшее работу, остается ответственным за результат делегированной работы. Если DOA выполнено правильно, университет может сэкономить время и деньги, повышая квалификацию своей рабочей силы. Менеджеры должны разработать структуру, в которой они документируют типы транзакций и связанные с ними пороги в долларах, в которых они делегируют свои полномочия другому лицу. Эту документацию необходимо поддерживать по мере смены персонала в своем подразделении. Он должен включать как минимум: указанный период времени не более одного года, имя и должность физического лица, тип транзакций и соответствующие лимиты в долларах, а также объем полномочий. Руководители должны убедиться, что лица, получившие делегированные полномочия, прошли надлежащую подготовку и хорошо знакомы с политиками Университета, регулирующими делегированные полномочия. По крайней мере, ежегодно структуру DOA необходимо пересматривать на предмет ее соответствия, чтобы гарантировать достижение целей Университета при ограничении риска до приемлемого уровня.

Мониторинг карточек для закупок

Ключевым элементом контроля эффективности программы карточек для закупок в вашем подразделении является строгий надзорный процесс проверки и утверждения. Роли и обязанности при покупке карт требуют, чтобы лица, утверждающие транзакции, подтверждали транзакции держателей карт на законность и соответствие политикам Университета. Этого легче всего добиться посредством ежемесячной надзорной проверки выписки со счета держателя карты и подтверждающей документации, что подтверждается подписью проверяющего.

Выполняйте ежемесячную надзорную проверку по телефону:

• Убедитесь, что имеются надлежащие квитанции и они соответствуют всем покупкам, указанным в ежемесячном отчете владельцев карт.
  • Если подтверждающая документация не предоставлена, попросите держателя карты предоставить ее или получите копию у продавца.
• Подтверждение деловой целесообразности приобретенных товаров.
  • При выявлении сомнительных транзакций обратитесь к держателю карты для объяснения транзакции.
  • Подтвердите объяснение с другими сотрудниками отдела, если это возможно (например, предоставленное объяснение заключалось в том, что предмет был приобретен по просьбе доктора Смита).
  • Если владелец карты не может должным образом обосновать или объяснить сомнительную транзакцию, свяжитесь со старшим коммерческим директором (или его представителем) и администратором карты для закупок.
• Убедитесь, что соблюдаются политики закупок:
  • Транзакции не разделены, чтобы избежать ограничений на одну транзакцию
  • Купленные товары не включают ограниченные товары или не были приобретены через ограниченных поставщиков .
  • Карта покупки была подходящим методом покупки для транзакции (см. BEN Financial  Матрица товаров ).
• Подпишите и поставьте дату в ежемесячном отчете, подтверждающем факт проверки.

Управление наличностью

Любое подразделение, занимающееся сбором или хранением наличности, должно обеспечить достаточную сохранность инкассо. «Наличные деньги» для целей обсуждения средств контроля включают валюту, монеты, чеки, денежные переводы и подарочные сертификаты/карты. Типы наличных денег, которые обычно находятся в кассе, включают денежные квитанции, мелкие денежные счета и сдачу. Более подробно будут обсуждаться следующие принципы правильного обращения с наличностью: разделение обязанностей, безопасность, сверка, анализ со стороны руководства, документация.

Разделение обязанностей:  Обязанности по обработке наличных можно разделить на четыре этапа: получение, внесение, регистрация и сверка. В идеале все четыре этапа должны выполняться разными людьми. Цель такого разделения обязанностей состоит в том, чтобы свести к минимуму возможность присвоения сотрудником средств не по назначению и избежать обнаружения. В небольшом отделе может оказаться невозможным полностью разделить все обязанности, связанные с денежными средствами. В этих обстоятельствах отдел может полагаться на компенсирующие средства контроля для снижения риска неправомерного присвоения денежных средств (например, усиление контроля).

Служба безопасности:  Держите все наличные в сейфе, пока они не будут сданы на хранение. Для районов с регулярными денежными поступлениями рекомендуется использовать складной сейф, чтобы ограничить доступ к содержимому сейфа. Независимо от типа используемого сейфа, ограничьте доступ к нему только контролирующим и уполномоченным персоналом. Разместите сейф там, где он будет постоянно виден сотрудникам отдела, но вне поля зрения других людей. Меняйте комбинацию сейфа регулярно (например, ежегодно) и при увольнении работника, знающего комбинацию сейфа. Если используются кассовые ящики, убедитесь, что они могут быть заперты, огнестойки, их нельзя легко передвигать или прятать, а доступ ограничен лицом, собирающим наличные деньги. Денежные ящики не могут быть разделены между сотрудниками, поскольку ответственность за наличные деньги будет уменьшена, и руководство не сможет легко возложить ответственность за нехватку на соответствующего сотрудника. Если собираются крупные суммы денег и/или наличные собираются в районе с интенсивным движением, рассмотрите возможность установки камеры и системы сигнализации.

Сверка и документация:  Инкассация должна ежедневно сверяться с кассовым аппаратом/кассовой системой для обеспечения полноты квитанций. Ежемесячно сотрудник, который не собирает средства, должен сверять депозитные квитанции со счетами главной книги, чтобы убедиться, что все суммы были депонированы должным образом, и сверять остатки главной книги с банковскими записями, чтобы гарантировать, что депозиты были надлежащим образом зачислены банком. См. ниже дополнительную информацию о документировании сверок.

Требования к ведению учета существуют на протяжении всего процесса инкассации. Учет полученных денежных средств должен вести работник, ответственный за прием денежных средств. Это может быть кассовая лента, журнал доходов, предварительно пронумерованная книга квитанций и т. д. Эта запись будет сравниваться с фактическими наличными деньгами во время ежедневной балансировки кассы или кассы. Записи о внесенных депозитах должны быть задокументированы и сохранены для облегчения проведения сверки. Сверки между бухгалтерскими и банковскими остатками должны выполняться ежемесячно, и документация о том, что сверка была проведена, что вопросы сверки были исследованы и решены, должна быть сохранена.

Проверка со стороны руководства:  Надзорные органы должны инициализировать и датировать все сверки, чтобы продемонстрировать, что они были рассмотрены и одобрены.

Политики и процедуры

В соответствии с Политикой Университета 2701 – Политика внутреннего контроля руководство несет ответственность за установление, поддержание и продвижение эффективной деловой практики и эффективного внутреннего контроля. Разработка письменных политик и процедур отдела является эффективным способом поддержания надежной системы внутреннего контроля. Используйте задокументированные политики и процедуры, чтобы четко разграничить контрольные действия, выполняемые в рамках различных бизнес-процессов подразделения. Это поможет в ориентации новых сотрудников, поможет обеспечить непрерывность бизнеса в случае текучести кадров и поможет обеспечить соблюдение применимых законов и правил.

Документация о деловых целях

Ожидается, что все расходы будут производиться на обычную, разумную и фактическую деятельность, связанную с бизнесом, в поддержку миссий университета и системы здравоохранения. Кроме того, Penn получает значительное финансирование от федеральных спонсоров и других источников, которые несут существенные фидуциарные обязательства. Если внутренние рецензенты не потребуют подтверждающую документацию, подтверждающую деловую цель, это может привести к тому, что неправомерные расходы останутся незамеченными. Непредоставление подтверждающей документации в деловых целях внешним рецензентам может привести к запрету, штрафам, санкциям, которые имеют финансовые и репутационные последствия для Университета.

Адекватная деловая цель должна описывать причину, по которой произошла транзакция, а не просто пересчитывать приобретенный товар. Например, «морозильник» не будет достаточным объяснением деловой цели. Подходящим объяснением может быть: «Морозильник для хранения исследовательских образцов в лаборатории доктора Смита». Объяснения деловых целей должны быть достаточно подробными, чтобы рецензент, независимо от того, является ли он внутренним контролером, федеральным аудитором, агентом IRS и т. д., мог установить, что транзакция была совершена исключительно в интересах и для использования Университетом в соответствии с его не облагаемая налогом миссия.

Утверждение табелей учета рабочего времени

В целях обеспечения надлежащего учета рабочего времени, табели учета рабочего времени сотрудников должны быть утверждены их руководителем в качестве подтверждения того, что часы/работа действительно выполнялись в соответствии с отчетом. Если возможно, сверхурочная работа должна быть одобрена заранее. Руководители должны подписывать или ставить инициалы и дату на табелях учета рабочего времени, чтобы задокументировать их рассмотрение и утверждение. Не возвращайте утвержденные табели учета рабочего времени сотрудникам для передачи табельщику для ввода. Это дает людям возможность изменить уже утвержденную табель учета рабочего времени и получить несоответствующую дополнительную оплату.

Проведение ежегодной оценки эффективности

Оценка эффективности является ценным инструментом, позволяющим сотрудникам получать отзывы об их работе и достижениях за предыдущий год. Они также помогают сотрудникам понять свои должностные обязанности и ожидания руководителя в отношении эффективности. Ожидается, что оценки будут справедливыми, отражающими фактическую производительность, написанными и проводимыми на ежегодной основе. Непредоставление документально подтвержденных оценок может осложнить последующие дисциплинарные процессы.

Счета мелкой наличности

Мелкая наличность может быть легко присвоена, если бизнес-процессы и внутренний контроль не установлены и не соблюдаются. Следующие меры контроля и концепции помогут вам обеспечить надлежащее использование и защиту ваших счетов мелкой наличности:

• Не позволяйте использовать наличные деньги для операционных целей, включая оплату счетов или различных сумм, для выплаты заработной платы или заработной платы, или делать авансы или ссуды персоналу.
• Разрешить доступ к средствам только установленному хранителю. Если это лицо недоступно в течение длительного периода, обратитесь в Управление казначея, чтобы передать ответственность кому-то другому.
• Требовать квитанции/документы для возмещения всех мелких расходов.
• Требовать, чтобы ваучеры на мелкие расходы были одобрены руководителем запрашивающего сотрудника или другим соответствующим лицом, знакомым с деятельностью, которая привела к первоначальным расходам.
• Охраняйте мелкую денежную наличность с помощью запираемых ящиков для денег и храните ящики в запертом ящике шкафа или в сейфе, когда они не используются хранителем.