Хранение и восстановление учредительных документов организации. Фирма документ


Обязательные документы компаний

Обязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей.

 

Какие организационные документы считаются обязательными?

 

К числу обязательных организационных относятся следующие бумаги:

 

 

1. Положения – нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица. Типичный вариант положения – документ, регламентирующий деятельность филиала, определяющий его внутреннюю структуру, ключевые функции, порядок реорганизации и упразднения.

 

2. Устав – перечень правил, регулирующих взаимоотношения организации с другими юридическими образованиями, частными лицами и государством. Устав составляется учредителями организации и обязательно регистрируется.

 

Этот документ включает такие данные, как:

 

- название, вид, местонахождение фирмы;- цель функционирования;- порядок образования имущества и распределения прибыли между акционерами;- сведения о внутренней структуре.

 

Также есть конкретные требования к отдельным категориям организаций: например, акционерные общества обязаны прописывать условия приобретения акций и доли участников.

 

3. Штатная численность и штатное расписание. Штатная численность устанавливает названия должностей и количество кадровых единиц для каждой должности. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы и визируется главным бухгалтером.

 

Штатное расписание устанавливает численный состав сотрудников, а также общий фонд заработной платы. Его составляет главный бухгалтер.

 

4. Должностные инструкции устанавливают права и обязанности сотрудников организации. Создаются инструкции кадровым специалистом, подписываются руководителем фирмы и юридическим консультантом. Срок хранения должностных инструкций – 3 года.

 

5. Договор – правовой документ, регулирующий хозяйственные отношения между субъектами экономической деятельности. Договор имеет обязательные реквизиты – к ним относятся подписи, печати, юридические адреса и банковские реквизиты участников сделки.

 

Обязательные кадровые документы

 

К числу обязательных кадровых документов относятся такие бумаги, как:

 

1. Положение о защите личных (персональных) данных работников дается работнику под подпись при найме и хранится постоянно.

 

2. Трудовые книжки хранятся вплоть до увольнения работника (невостребованные хранятся постоянно). Исключение – совместители: от них трудовая не требуется.

 

3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ постоянно заполняется и содержится в отделе кадров в течение 50-ти лет. При упразднении фирмы документ должен быть перемещен в городской архив – там срок его хранения достигает 75 лет.

 

4. Приказы по кадровому составу. К этой категории документов относятся приказы о трудоустройстве, об увольнении, о командировках и перемещениях сотрудников на другие должности. Приказы хранятся 75 лет.

 

5. Приказы по отпускам издаются по письменному заявлению сотрудников и оформляются минимум за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск. Срок хранения приказов – 5 лет. К этому блоку еще можно отнести график отпусков, который оформляется за две недели до наступления нового календарного года. График сохраняется в течение 12 месяцев, после чего утрачивает актуальность.

 

6. Положения об оплате труда, а также ТУРВы. Положения содержат схему премирования персонала, информируют о доле окладной части при сдельно-премиальной системе. ТУРВ (табель учета рабочего времени) позволяет судить, сколько дней фактически отработал сотрудник за определенный период.

 

Охрана труда: обязательные документы

 

Обязательными являются такие документы по охране труда:

 

1. Инструкция по охране труда (обязательна по Трудовому Кодексу – статья 212).

 

2. Листы ознакомления, подтверждающие, что сотрудники знают требования охраны труда, определенные нормативными актами.

 

3. Сами регулирующие нормативные акты.

 

4. Журналы инструктажей по технике безопасности.

 

5. Перечень должностей, которые освобождены от инструктажей, потому как не связаны с эксплуатацией потенциально опасных объектов.

 

6. Документы, удостоверяющие, что работник прошел инструктаж.

 

7. Приказ о делегации полномочий, если руководитель передал ответственность за охрану труда штатному специалисту.

utmagazine.ru

Хранение и восстановление учредительных документов организации

В соответствии с российским законодательством и правилами делового оборота, каждая организация должна иметь определенный перечень юридических правоустанавливающих документов, которые имеют твердую копию (бумажный вид) и составляют юридическое дело («юрдело») организации.

Какие документы относятся к учредительным?

  • Устав Общества
  • Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН)
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
  • Выписка ЕГРЮЛ
  • Запись (лист) ИФНС об изменениях в ЕГРЮЛ (в прошлом – Свидетельства о регистрации внесения изменений в ЕГРЮЛ и в Устав)
  • Письмо с кодами статистики
  • Приказ о назначении руководителя
  • Протокол (Решение) о создании Общества
  • Протоколы (Решения) общего собрания участников/акционеров

Устав – единственный учредительный документ

Вышеперечисленные документы юрдела также зачастую называют учредительными, хотя это не совсем верно, т.к. в соответствии со ст. 52 Гражданского кодекса РФ к учредительным документам российских юридических лиц, за исключением хозяйственных товариществ, относится только Устав.

В любой организации учредительные документы, как правило, хранятся в отдельной папке, которая, в свою очередь, хранится в отдельном шкафе (сейфе). Специальные требования к порядку и срокам хранения установлены, например, для акционерных обществ . Для остальных организационно-правовых форм (например, для ООО), порядок и сроки хранения строго не регламентированы.

Все документы должны выдаваться под подпись!

Общепринято, что ответственность за хранение учредительных документов, как и договоров, возлагается на бухгалтерию предприятия. В то же время, юристы могут взаимодействовать с процессом обработки, когда передают (получают) документы для нотариального заверения либо по запросам государственных органов, проверяющих, контрагентов. Таким образом, любой документ на протяжении своего жизненного цикла может неоднократно передаваться на руки сотруднику. В этом случае, должен быть обеспечен контроль их движения и возврата.

Для этих целей необходимо вести рукописный реестр (или в формате MS Excel), запись которого должна содержать следующие сведения:

  • Выданный документ: его название, тип (оригинал/копия), количество листов.
  • Исполнитель, получивший документ.
  • Дата выдачи.
  • Дата возврата (Выдан до).

Документ, выданный исполнителю из папки «юрдела», должен временно заменяться листом-заместителем, содержащим сведения записи выдачи, а также подписи лиц, выдавшего и получившего документ. Этот лист-заместитель также часто именуется лист, или опись, или протокол, или акт передачи.

Потеря и восстановление учредительных документов

На практике нередко документы, выданные исполнителю строго на определенное время:

  • Задерживаются исполнителем и возвращаются не вовремя.
  • В самом плохом случае – теряются (как по отдельности, так и целыми папками).

При утере неминуемо встает вопрос – как восстановить учредительные документы ООО, ЗАО, ОАО и т.д. Любопытно, что восстановление учредительных документов организации является весьма распространенной услугой, оказываемой многочисленными юридическими фирмами-регистраторами. В этом легко убедиться, достаточно ввести соответствующий запрос в поисковую строку Яндекса:

Из этого можно сделать вывод, что получить нужную информацию о порядке восстановления документов бывает непросто – Интернет заполнен лишь предложениями услуг. Рассмотрим ряд следующих особенностей процесса восстановления и получения дубликатов:

  • За восстановлением следует обращаться в налоговые органы по месту регистрации предприятия, если речь идет о документах, заверенных налоговым органом: Устав, Свидетельство о государственной регистрации (первичное), Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН). Форма заявления – произвольная, простая письменная.
  • За восстановление учредительных документов уплачивается госпошлина в размере от 200 р. до 800 р.
  • Срок изготовления дубликатов – до 5 рабочих дней.
  • Выдача дубликатов Свидетельств ГРН, или как это сейчас называется Листов записи, прекращена в связи с утратой силы Постановления Правительства от 19.06.02 г. № 438 и изданием Постановления Правительства от 19.05.2014 № 462.
  • Для восстановления письма с кодами статистики следует обращаться в территориальный орган Госкомстата.
  • Все запросы на получение копий и дубликатов, а также непосредственное получение готовых документов в налоговых органах может осуществляться как руководителем организации, так и представителем на основании доверенности в простой письменной форме.
  • Выписка ЕГРЮЛ представляет всего лишь «срез» данных ЕГРЮЛ на момент времени, в связи с чем, смысла в ее «восстановлении» нет – достаточно запросить в ИФНС Выписку ЕГРЮЛ на текущую дату, в том числе через электронный сервис nalog.ru
  • Документы юридического дела, которые не содержат печать или подпись государственного (налогового) органа – Решения и Протоколы общих собраний учредителей (участников), Приказы Генерального директора, восстанавливаются без обращения в госорганы путем выпуска дополнительной копии (ий).
  • Печать юридического лица, сведения о выдаче и утере с 2002 г. не отражаются в обязательном порядке в общедоступном реестре печатей, также восстанавливается организацией самостоятельно.

Автоматизация предотвращает потерю документов

C Юрайт документы не теряются – не нужно их восстанавливать!

Потери, а значит и восстановление учредительных документов можно избежать, если изначально создать правильную систему их учета, выдачи и контроля возврата. В достижении этой цели может помочь использование программных продуктов. Именно таким продуктом является «Юрайт: Управление делами юрлиц».

С его помощью можно решить следующие задачи при работе с учредительными документами:

  1. Учитывать факты выдачи документов, в том числе, распечатывать протокол Передачи документов (его же можно использовать как лист-заместитель):
  2. Автоматически формировать реестры документов по юридическим лицам, которые будут отражать сведения о передаче документов исполнителям (задержанные документы будут подсвечиваться красным цветом):
  3. Настроить оповещения ответственным сотрудникам за определенное время до или после даты возврата учредительных документов:

Вас также могут заинтересовать:

you-right.ru

документы.ру - готовые для заполнения договоры и другие документы

На сегодня договоры так прочно вошли в нашу жизнь, что даже семейные отношения не обходятся без этого вида документа, и брачные контракты верное тому подтверждение. Однако для того, чтобы грамотно составить договор, необходимы определенные знания и умения, которыми не каждый обладает. Поэтому зачастую в таких случаях необходима помощь специалистов. При этом у нотариусов вы вынуждены платить отдельно за то, чтобы он заверил документы и отдельно за составление договора. Позволить себе такие услуги может далеко не каждый.

Для того, чтобы вас избавить от забот по грамотному составлению подобных документов, мы решили создать интернет ресурс, где собраны различные шаблоны договоров. От вас только требуется внести в нужную графу ваши данные. Стоит обратить внимание на то, что все файлы, представленные ниже, уже были кем-то успешно использованы как в деловых сделках, так и при иной необходимости использования шаблонных документов.

А теперь давайте подробней разберемся, что такое договор, какие виды существуют и для чего они нужны. Договором называют документ, который выступает как соглашение, регламентирующее отношения двух или более сторон. Он направлен на изменение, установление или прекращение гражданских прав и обязанностей. То есть, по сути, стороны определяют характер и условия их взаимоотношений. При этом разновидностей таких документов может быть масса: договора купли и продажи недвижимости или автомобиля; аренда жилья и авто; кредитные договора и другие. Все зависит от того, на что направлен этот документ. На сайте справа представлен список, где вы сможете найти любой интересующий вас договор.

Благодарим за внимание, и желаем найти именно тот документ, который поможет вам в заключении удачной сделки!

Новое в юридической колонке

Кадровая политика: основные виды и сущностьРассмотрим ключевые особенности кадровой политики и какие при этом выделяют инструменты. Активная, пассивная, реактивная, превентивная кадровые политики: отличия, нюансы.

Перечень необходимых документов для регистрации юрлицаРазберем все документы, необходимые для регистрации ООО, остановимся подробнее на количестве учредителей, банковском счете и печати организации.

Какие документы требуются, чтобы зарегистрироваться как ИПРазберем все документы, которые потребуются для регистрации в качестве ИП, а также выясним, какие документы выдают ИП в налоговой после регистрации, нужна ли печать и счет.

Новые договора и документы:

Топ-20 востребованных договоров

vse-documenty.ru

Классификация и виды документов в делопроизводстве

В различных сферах деятельности физических и юридических лиц используются документы. Правила их составления, хранения, оборота и применения входят в дисциплину, называемую делопроизводством. В каждой организации должен быть такой сотрудник, иначе не будет слаженной работы. Чтобы понять принципы этой деятельности, следует узнать о том, какие существуют виды документов в делопроизводстве, а также об их правильном составлении, хранении, использовании.

Общая информация

Документы требуют правильного оформления, составления, хранения и обработки. От сведений, изложенных на бумаге, а также грамотности зависит своевременность решения. В каждой стране действуют свои принципы оформления документации. Взять, к примеру, делопроизводство РБ: распорядительные документы, их виды регулируются законодательством Беларуси. В России свои порядки, поэтому принципы оформления деловых бумаг могут отличаться.

Документация является частью работы любой компании, поскольку определяет ее деятельность. Поэтому делопроизводство контролируется государством с помощью законов. Во время проверок в первую очередь обращают внимание на деловые бумаги.

Главные сферы делопроизводства

Эта область деятельности подразумевает:

  • правильное и качественное составление бумаг;
  • организацию работы с документацией.

Делопроизводство особенно важно в следующих сферах:

  • стандартизация;
  • законодательное регулирование;
  • создание правовых актов.

Принципы работы

Для работы в сфере делопроизводства требуется наличие определенных знаний и навыков. Из-за этого на предприятиях есть подразделения, каждое из которых отвечает за конкретную деятельность.

В маленьких фирмах эту работу выполняют секретари, отвечающие за документацию предприятия. Все виды документов приказного делопроизводства очень важны, и каждый может понадобиться в любой момент. Обычно их хранят в надежных шкафах. За неправильное ведение документации на ответственных лиц налагаются штрафы.

Что говорится в законодательстве?

В законе прописана необходимость документирования сведений и содержатся основные определения. Этот нормативный акт определяет отношения, появляющиеся с использованием информационных технологий. О необходимости документирования сказано и в других законах.

В ГК РФ содержатся правовые основы работы юридических лиц и порядок делопроизводства. НК перечисляет важные налоговые виды документов в делопроизводстве. На их основе ведется учет коммерческой деятельности учреждений и физических лиц, отчисления сборов.

В законе представлены также образцы документов. В ГК есть требования по составлению учредительных договоров, уставов, доверенностей. Нормативные акты включают формы документов, пересылаемых разными методами – почтой, факсом, через интернет.

Документация в России

Существуют общепринятые виды документов и их классификация в делопроизводстве. Деловые бумаги бывают следующими:

  • организационно-распорядительными: протоколы, решения, уставы;
  • справочно-информационными: акты, справки, телеграммы;
  • личными: трудовые книжки, заявления, договоры.

Виды документов в делопроизводстве классифицируются и по формам. Основные – следующие:

  • трафаретные;
  • индивидуальные;
  • типовые.

Все виды приказного делопроизводства необходимы для слаженной работы всего предприятия. Важно их грамотное и правильное заполнение. В связи с развитием современных технологий, сегодня появилось электронное делопроизводство. Виды документов в нем такие же, только работа осуществляется с помощью различных программ. Обычно для этого используются компьютерные системы, позволяющие выполнять множество функций.

Электронным документооборотом называют составную часть делопроизводства, в котором создание, передача и хранение документации поддерживается сетевой структурой. Эта работа позволяет управлять всеми сферами производства.

Другая классификация

По содержанию виды документов в делопроизводстве бывают простыми и сложными. По происхождению их делят на личные и официальные. Если учитывать место принятия, то документы бывают внешними и внутренними.

Документация классифицируется и по времени хранения: постоянные бумаги, те, что хранятся более или менее 10 лет. По гласности они бывают несекретными и секретными. Документы могут отличаться и по варианту фиксации: звуковые, графические, печатные и рукописные, фото- и киноматериалы.

Существует разделение бумаг на срочные и несрочные. Если распределить их по стадиям, то бывают выписки, черновики, оригиналы, копии. Отдельную отрасль составляют государственные документы, предназначенные для регулирования конкретных сфер жизнедеятельности. Уполномоченные органы занимаются разработкой инструкций, указаний, приказов.

Первичная документация

В нее входят бумаги, состоящие из исходной информации, полученной при разработке, исследовании, наблюдении и другой работы человека. Они в бухгалтерской деятельности создаются при хозяйственных вопросах. Эти бумаги подтверждают факты. К таковым относят акты, справки, накладные. Обычно для заполнения применяются унифицированные бланки.

Даже если нет общепринятой формы документа, в компании создается свой образец. В нем должны быть следующие реквизиты:

  • название;
  • дата оформления;
  • наименование фирмы;
  • описание операции;
  • измерители;
  • перечень ответственных лиц;
  • подписи.

Какие бы ни были виды документов, информации в делопроизводстве должно быть достаточно для выполнения работы предприятия. Из-за любых нарушений слаженность деятельности усложняется.

Делопроизводство компаний

На основе распоряжений начальников создаются разные положения. На этом базируется делопроизводство. Основные виды документов на предприятии представлены в виде индивидуальных и типовых актов. Первые регулируют работу подразделений, цехов, отделов, которые ведут организационную деятельность.

Типовые документы относятся ко всем отделам компании. Проект положения выполняет исполнитель, после чего работа проверяется юридическим отделом. При наличии недостатков их прописывают в отдельном документе. Главным актом при работе фирмы является приказ руководителя. На его основе создаются правила работы учреждения, принимаются решения, проводятся мероприятия.

Виды записок

Докладная записка является важной бумагой, в которой описывается факт, предложение или вывод. Ее отправляют руководителю, который дает дальнейшие указания по документу.

Служебная записка – это вид письма или внутренняя переписка в компании. Она отдается в подразделения, но не руководству. Бумага направляется и должностным лицам. Такая документация имеет отчетные и информативные свойства.

Объяснительная записка представляет собой документ, где излагаются определенные положения, а также причины каких-либо нарушений, невыполнения работы. Необходимы такие бумаги для слаженной деятельности любого предприятия.

Инструкции

Документы бывают 2 видов. Первые определяют порядок выполнения конкретной работы, осуществляемой подразделениями, должностными лицами. Инструкции содержат информацию о правах, обязанностях, ответственности работников.

Благодаря этой документации понятен порядок выполнения любой работы. Инструкции по сроку бывают постоянными или на определенный период. Если время действия не установлено, то пересмотр выполняется каждые 3-5 лет.

Стадии формирования документа

Каждый документ проходит:

  • регистрацию;
  • издание;
  • исполнение.

Если все этапы пройдены, документ кладут в папку, в которой должно быть не больше 250 листов. Если их больше, заводится 2 том.

Особенности хранения бумаг

Хранят документы по следующим правилам:

  • их формируют в разные дела – по времени хранения;
  • папки должны группироваться по году;
  • не следует допускать перенаполнения дела;
  • бумаги хранятся в хронологическом порядке;
  • с приказами хранятся положения, инструкции, если они есть;
  • приказы по разным делам распределяют в разные отделы.

После исполнения документ отправляется в дело, что позволяет предотвратить потерю. Не следует откладывать это на потом, иначе может произойти неразбериха в работе. Тем более что за утрату документов предусмотрена ответственность, причем это касается не только отдельного сотрудника, но и всей фирмы.

Классификация документации очень удобная, поскольку позволяет вести делопроизводство без проблем. Правильное обращение с бумагами поможет сохранить их и не допустить сбоев в работе предприятия. Если все разложено, так сказать, по полочкам, то в случае проверки проблем с бумагами не возникнет.

fb.ru

Что такое документ? Типы документов организации. Кадровое делопроизводства

Бумаготворчеством занимается любое частное и государственное предприятие. Без него просто невозможно вести любой учет. При работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно остановимся на кадровом делопроизводстве.

Ведение учета

Деятельность любой организации невозможна без документального сопровождения. Кроме специфических бухгалтерских и кадровых бумаг, существует и ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и имеют соответствующий им тип. Рассмотрим, что означает понятие «документ». Типы документов любого содержания очень схожи между собой благодаря наличию одинаковых элементов. Информация, формализованная по единым требованиям, позволяет систематизировать данные и намного упрощает деятельность организации. Ниже приведен перечень атрибутов, присутствующих на основных бумагах организации, независимо от того, в каком виде они выполнены – в бумажном или электронном.

Обязательные элементы документа

Любая оформленная нормативным образом информация должна соответствовать особым требованиям внешнего вида и содержания. На документе обязательно должен присутствовать ряд атрибутов:

- Дата. Актуальность информации представлена этим главным показателем.

- Номер. Создается обычно по утвержденной номенклатуре или же может непосредственно изменяться вместе с другими показателями, например датой.

- Наименование органа, создавшего документ. Как правило, эти данные в одной организации не изменяются, указывается лишь структурная принадлежность.

- Печать. Ее отсутствие на документе делает его неправомочным. В большинстве случаев на документе этот элемент неразрывно связан со следующим атрибутом.

- Подпись. Заверение информации данным образом является основным подтверждением правильности данных. Но ручного или электронного «росчерка» должностного лица на документе бывает недостаточно. Официальное вступление в силу в большинстве случаев происходит только при наличии печати.

- Штамп. Не имеет такой юридической силы, как печать. Содержит информацию о наименовании организации и ее реквизитах. Но главное его предназначение – учет отправляемой информации путем проставления даты и порядкового номера.

Формы документов для взаимодействия с другими организациями

Вся информация, поступающая во внешнюю среду от данной организации, должна учитываться и обычно называется исходящей корреспонденцией. Главными атрибутами на таких документах являются штамп, печать и подпись. Указанная дата регистрируется в специальных журналах, что делает учет систематизированным. К основным формам документов для взаимодействия с другими организациями относятся деловые письма, обращения, рекламации. Учет получения таких бумаг в качестве входящей корреспонденции также проводится в виде регистрации с присвоением даты и номера.

Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками

Отражение взаимодействия внутри предприятия проявляется в одном из видов движения и подачи информации:

1. Внутренние нормативные и текущие документы. К ним относятся акты, приказы, протоколы и другие бумаги, регулирующие и отражающие деятельность организации.

2. Бумаги типа «организация - работник». Любые из них можно назвать общим понятием «кадровый документ». Типы документов по учету персонала подразделяются на два вида взаимодействия:

- от организации к работнику;

- от работника к организации.

Основной перечень включает заявления, приказы, протоколы, акты, инструкции, доверенности, резюме и др. Образцы документов указанных категорий в каждой организации могут отличаться друг от друга, но все же типичны по своему содержанию. Учет деятельности должен вестись по общим требованиям. К перечню обязательных документов отдела кадров относятся:

- Локальные нормативные акты. Они включают в себя: расписание работы, штатное расписание, графики отпусков, правила распорядка, документы по обработке персональных данных работников, учет оплаты труда.

- Текущие документы. Это договоры, регистрационные данные, учет кадров и отработанного времени, распорядительные сведения и др.

Все документы организации включены в номенклатуру и имеют соответствующий ей код.

Виртуальные документы

Благодаря современному техническому прогрессу в последнее время ведение дел становится полностью автоматизированным. Фактически документооборот является во всех организациях на 100% электронным. Но при этом значительная часть все же распечатывается на бумаге. С введением права на электронную подпись и ее юридической законности планируется в будущем полностью отказаться от материальных носителей информации. То есть деловое общение и обмен данными будет виртуальным. Это позволит значительно сэкономить время и уменьшить продолжительность периодов на движение бумаг между организациями.

fb.ru

Какие сроки хранения документов в организации?

И в РФ, и в РБ сроки хранения документов в организации определяются действующим законодательством. В нашей стране о правилах сохранения официальной документации, длительности ее нахождения в архивах гласят многочисленные федеральные законы. Внутри предприятия руководство вправе оформить локальный акт, которым внедряют отличающиеся от общепринятых сроки, но только так, чтобы это не противоречило общенациональной политике.

Базовая информация

Максимум полезной информации о сроках хранения документов в архивах организации можно извлечь из изданного в конце 2004-го ФЗ. Документ увидел свет под номером 125, датирован 22.10, посвящен архивам и правилам их ведения. Из документации следует, что любое предприятие в обязательном порядке должно хранить важные и официальные бумаги, регламентирующие деятельность этого юрлица. Распространяется закон и на ИП. Перечень документов, охваченных этим нормативом, включает связанные с личным составом. Законом оговорена необходимость хранить бумаги в течение установленного законодательством временного промежутка. При этом предприниматели обязаны учитывать все принятые в нашей стране акты, действующие на территории регистрации.

Внимательное изучение 125-го закона, позволяющего узнать, какой срок хранения документов в организации необходимо соблюдать неукоснительно, позволяет получить представление об ответственности – могут привлечь, если не следовать правилу. Предполагается административное или правовое, гражданское наказание, а в некоторых случаях особенно сильных нарушений ответственность может быть уголовной. К ней привлекают лицо, в ходе судебного разбирательства признанное виновным в нарушении закона. Для минимизации организационных сложностей в делопроизводственной практике любой ответственный предприниматель должен изучить упомянутый ФЗ, связанную с ним нормативную документацию.

Все в порядке

Согласно пункту № 18 упомянутого ранее закона, типовые архивные сроки хранения документов в организации можно соблюдать, оформив содержание всех официальных бумаг непосредственно на предприятии. Это распространятся на ИП, частную собственность, документацию, находящуюся во владении организации. Альтернатива – направление в специализированное учреждение, занимающееся архивными делами. На территории нашей страны есть официальный перечень всех таких учреждений, имеющих право вести архивы и гарантировать их сохранность в условиях, установленных законодательством.

В 98-м году был издан ФЗ, описывающий тонкости работы ООО. Из него следует, что сроки хранения архивных документов в организации такого плана необходимо согласовывать с законами, а само хранение организовывать там, где располагается исполнительный орган. Таким образом необходимо хранить бумаги, перечисленные в общих законах, действующих на территории страны различных нормативных актах, подчиняющих себе предприятия нашей державы, а также официальные бумаги, перечисленные в локальной документации, уставе организации и разнообразных решениях, принятых управляющим составом. Разрешается хранить указанные документы в месте, отличном от расположения исполнительного органа, но только в таком, какое было бы доступно всем участникам общества.

Почему?

В период всего срока хранения архивных документов в организации участник ООО имеет право затребовать доступ к какому-либо документу, если у него есть на это право исходя из положения и отношения во внутренней иерархии. Для ознакомления документацию предоставляют просителю в таком помещении, где находится исполнительная структура либо директор предприятия. Срок предоставления информации – три дня с момента, как сообщество получило запрос на ознакомление с официальными бумагами.

Классика решения

Как правило, чтобы соблюсти сроки хранения документов в негосударственных организациях, предприятие оформляет архивное отделение на своей площади. Хотя это считается частным вариантом, именно он встречается чаще всего. Если решили создать такую внутреннюю структуру, процесс документируют, оформляют положение. В этой документации фиксируют правила и последовательность процедуры создания отдела, указывают, на кого возлагается ответственность за сохранность всех объектов. Внутренний документ описывает регламент доступа к сохраняемому в архиве и длительность нахождения в этом отделе разных типов и форм бумаг. Можно внести иные организационные аспекты на усмотрение руководителя.

ИП, соблюдая требования, установленные к срокам хранения технических документов в организации, кассовых и прочих, как правило, организует небольшой архив прямо у себя дома. Такой предприниматель обязан обеспечить сохранность официальных бумаг, показывающих все аспекты его коммерческой активности, при этом составители законов учли, что объем документов относительно мал, что сделало бы обращение в архив или создание собственного отдела крайне затруднительным и неоправданным.

Итак, к делу: как долго?

Официальный перечень документов организации с указанием сроков хранения был издан в 2010-м, в последнем летнем месяце, 25-го числа, под номером 558. Документ выпустили за авторством Минкультуры в качестве приказа. В официальной документации перечислены типовые документы, подлежащие хранению, временные периоды, которые они должны храниться. Все возможные сроки делятся на ограниченные некоторым числом лет, до ликвидации предприятия и до момента, пока в официальной бумаге есть нужда. Некоторые документы необходимо хранить постоянно, есть такие, которые со временем заменятся новым – как раз до момента этой смены и придется их держать у себя.

Согласно этому приказу о сроках хранения документов в организации, довольно большое разнообразие официальных бумаг требует постоянной сохранности на территории фирмы. Это различные корпоративные документы, протоколы и решения, договора, заключенные при учреждении, уставы. Документация, фиксирующая права на некоторое имущество, также подлежит сохранению постоянно. Придется таким образом хранить доходные, расходные книги, особенно если предприятие рассчитывается с налоговой структурой в упрощенном режиме. Подлежат постоянному хранению отчеты бухгалтеров за год, договоренности, заключенные с коллективом, документы, сформировавшиеся при разделе собственности юрлиц. Необходимо постоянно беречь ЛНА, ряд гражданско-правовой документации. К числу последней относятся лизинговые документы и оформленные при продаже, приобретении, передаче на правилах аренды некоторого объекта, а также связанные с доверительным управлением и сходными имущественными вопросами.

Пока нужны

Согласно указанному выше перечню, срок хранения в организации документов, в которых сейчас есть нужда, может закончиться, как только эти официальные бумаги станет бесполезными для предприятия. К категории хранимых до такого момента относят законы, а также прочие нормативные акты, исполнительные листы, учетные журналы, заведенные на совместителей, образцы подписей ряда нанятых работников. Необходимо хранить, только пока есть нужда, документы, в которых учитывается копирование информационных баз. Аналогичное распространяется на бумаги, официально фиксирующие копирование электронных носителей, предназначенных для хранения секретной информации.

Согласно перечню сроков хранения документов в организации, перечисленные официальные бумаги должны храниться год или больше. Посвященное этому вопросу уточнение документа было опубликовано 25.10.10.

Старое и новое

Как можно заключить из нормативных актов, действующих на территории всей державы, сроки хранения документов в организации могут определяться необходимостью в замене объекта новым. До момента обновления необходимо хранить перечень паролей к машинам, на которых хранятся секретные сведения, формы первичной документации, регистров, а также бланки, по которым оформляют отчеты по статистике. Необходимо сохранять, пока не будут заменены на обновленные, образцы номенклатур дел, этические профессиональные кодексы, трудовые нормативы, сведения о законодательных актах. К этой категории принадлежат планы эвакуации персонала, имущества, списки детей нанятого штата, а также перечень профессий, для которых рабочие условия оцениваются как вредные, тяжелые, сопряженные с опасностями.

Пока мы есть

Для некоторых документов в организации срок хранения – до момента ликвидации юрлица. Законами определена необходимость хранить столько времени описи официальных бумаг, предоставленных при участии в торгах, объектами которых была недвижимость.

Если фирма ликвидируется, большая часть документации, связанной с ее работой, направляется на хранение в архив, принадлежащий муниципальной власти или государству. Минкультуры издало специальный приказ под номером 558 в 2010-м году. Из него следует, что у архива есть право проведения сортировки переданных официальных бумаг.

Точность – залог порядка

Для ряда документов в организации сроки хранения законами были определены максимально четко, то есть конкретным числом лет. Длительность варьируется в промежутке 1-75 лет. Максимальный период придется обеспечивать сохранность официальным бумагам, связанным с личным составом. Все приказы и распоряжения, перечисление работников, регламенты и распорядительная документация, лицевые карты и прочие официальные бумаги, связанные с учетом персонала – эти объекты относится к подлежащим хранению 75 лет.

Сорокапятилетний срок положено хранить протоколы, положения, оформленные в ходе аттестации рабочего места, если таковое не было признано вредным, опасным. На пятнадцатилетний срок в архив отправляют официальные документы, связанные с ЭЦП, документацию о востребовании имущества, если таковое наперекор закону было в чьем-то владении. Столько же лет нужно хранить документы, оформленные в ходе общения с иностранными компаниями, если предприятию присуща внешнеэкономическая активность.

Временные периоды: продолжая рассмотрение

Для определенных документов в организации срок хранения – десятилетие. Столько времени, в частности, нужно беречь ТЭП фирмы, а также бумаги, оформленные в ходе общения с лицом, получающим имущество для оперативного, доверительного управления, хозведения. Десятилетний период необходимо сохранять документы, фиксирующие правила и технологии защиты сведений. Аналогичные сроки распространяются на оформленные при продаже движимой собственности фирмы бумаги, на документы, сопровождающие передачу собственности в залог.

В течение пяти лет придется хранить ГПД. Обмен и прокат, подрядные договоренности и поручения – все это принадлежит к указанной категории.

Действующее законодательство, устанавливающее, сколько времени и в каких условиях нужно хранить документацию, предусматривает возможность корректировки срока: вместо определенного числа лет официальную бумагу могут направить на постоянное хранение. Такое возможно, если необходимость корректировки подтвердит организованная для этого комиссия экспертов и проверяющих.

Все посчитано

Срок хранения кассовых документов в организации регламентируется ФЗ, посвященным бухучету. Таковой был принят в 2011 под порядковым номером 402, датирован шестым декабря. Из официальной бумаги можно узнать, сколько времени нужно обеспечивать сохранность бухреестров, отчетов, первичной документации, заключений аудиторов. Если работа предприятия сопряжена с генерированием не только документов на бумажном носителе, но и электронных версий, их нужно хранить аналогичные напечатанным (написанным) сроки. Предприятие гарантирует сбережение стандартов, учетной политики, иных официальных бумаг, регламентирующих правила бухучета, пятилетний период и более с момента того года, когда они применялись последний день в бухгалтерской практике.

Действующими законами оговорен факт того, что длительность хранения документации рассчитывается исходя из года делопроизводства. Отсчет начинают с первого дня следующего года. Большая часть бухгалтерской документации предназначена для пятилетнего хранения, но есть исключения, которые нужно хранить больше, меньше либо постоянно.

А если конкретнее?

Типовой срок хранения первичных документов в организации – пятилетка. Столько же нужно хранить приложения к указанной группе документов, если они подтверждают некоторые операции и становятся причиной внесения в бухкнигу записи.

Годовые сводные отчеты, формируемые бухгалтерией, нужно хранить постоянно, за квартал – пятилетку, за месяц – в течение года. Если квартальных отчетов не формируют, месячные подлежат постоянному хранению, аналогичное распространяется на отчеты за квартал, если не оформляют таковых за год. Декларации, расчеты с налоговыми структурами, документы, сопровождающие авансовые платежи по программе страхования необходимо хранить пять лет. Если нет лицевых счетов, если на предприятии не оформляют ведомости, в которые вносят данные о начисленной оплате труда персонала, придется хранить сведения по страховым взносам в течение 75 лет.

Налоговые карты, фиксирующие налоги, доходные составляющие физлиц, следует хранить 5 лет, но срок увеличивается до 75, если предприятие не ведет лицсчет, не оформляет ведомость для зарплаты.

Варианты и периоды

Документы, оформляющие процесс общения на тему покупки канцелярии, хозимущества, билетов, а также переписка, связанная с расчетом за средства связи и иные административные нужды, хозяйственные аспекты, должна храниться годичный период.

Постоянно придется хранить документацию, связанную с переоценкой ОФ, амортизацией ОС, оценкой имущества предприятия. Аналогичное правило распространяется на акты, фиксирующие передачу права на недвижимость, совершение с ней сделок.

75 лет придется обеспечивать сохранность реестрам, фиксирующим информацию о доходах физлиц. Столько же хранятся счета персонала, лицевые карты. Десятилетие следует хранить документы, оформленные в рамках процедуры продажи движимой собственности предприятия.

Налоговая документация

Из действующего законодательства следует: четырехлетний временной промежуток обеспечивают сохранность информации бухучета, налогового, разнообразных официальных бумаг, требующихся для вычисления суммы налогов, направления денег адресату. Это распространяется на документы, из которых можно заключить, каковы доходы предприятия или ИП и его расходы, на официальные бумаги, подтверждающие удержание налогов.

Более подробно узнать о сроках можно, если ознакомиться со статьей № 23 посвященного налогообложению кодекса, причем в последней редакции. Периодически в федеральные законы и кодексы вносятся изменения, поэтому ответственный предприниматель должен отслеживать максимально точную и новую информацию относительно правил, регламентирующих его работу.

fb.ru


Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области