Зачем нужно прошивать устав при регистрации ООО. Как сшить устав для регистрации фото


Надо ли прошивать устав при регистрации ООО?

Нужно ли прошивать устав ООО для налоговой

Как правильно прошить устав ООО (фото и образец)

Нужно ли прошивать устав ООО для налоговой 

В настоящий момент прошивать документы, представляемые в налоговый орган, необязательно, т. к. действующие нормативные правовые акты не регламентируют такую обязанность (см. приказ ФНС России «Об утверждении форм и требований…» от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected]).

Дополнительное разъяснение по данному вопросу содержится в письме ФНС России от 25.09.2013 № СА-3-14/[email protected]

ВАЖНО! Методические разъяснения, утв. приказом ФНС России от 01.11.2004 № САЭ-3-09/[email protected], в которых содержалось требование об обязательной прошивке документов и нумерации сшиваемых листов, утратили свою юридическую силу.

Как правильно прошить устав ООО (фото и образец) 

Отсутствие обязанности прошивать документы при подаче в ФНС не лишает заявителя права сделать это по собственному желанию.

Для этого прошитые листы документа скрепляются специальной наклейкой, на которой могут быть размещены:

  • Надпись: «Прошито, пронумеровано и скреплено…» с указанием количества прошитых листов (цифрами и прописью). Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке, а приведенную надпись можно дополнить словами «и скреплено печатью».
  • Наименование должности уполномоченного лица от организации, его подпись с расшифровкой.

Образец такой наклейки размещен ниже: Наклейка для сшивки документов (шаблон).

Общий вид сшивки можно увидеть на данном фото: Фото сшивки устава (пример). 

Кроме того, все прошитые листы должны быть пронумерованы. 

Таким образом, в настоящий момент нет утвержденных на законодательном уровне рекомендаций, как прошить устав ООО. Для этого применяется прошивка документа с наклейкой на месте сшива, содержащей информацию о количестве прошитых листов, подпись уполномоченного лица организации и печать юрлица (при ее наличии).

rusjurist.ru

Нужно ли прошивать устав при регистрации ООО в 2018 году?

Прошивка устава при регистрации ООО была обязательной до июля 2013 года. Но 4-го числа месяца в силу вступили новые правила, не обязывающие предпринимателей прошивать этот вид учредительной документации. Несмотря на изменения, многие до сих пор интересуются — требуется выполнение этой работы или в ней нет необходимости. Рассмотрим этот момент детально.

Что говорит законодательство?

Как отмечалось, с 04.07.2013 года прошивать устав при регистрации ООО нет необходимости. В новых правилах об этом не единого упоминания, поэтому юрлица, ИП и представители фермерских хозяйств вправе передавать бумаги без специального скрепления. Старые требования рассмотрены в приказе ФНС под номером САЭ-3-09/[email protected], который потерял силу, а новые условия предложены не были.

В сентябре 2013-го появилось  разъяснительное письмо от ФНС, где говорилось об отсутствии необходимости прошивки заявления при регистрации компании по форме Р11001. Такое нововведение упростило жизнь сотрудникам ФНС, которым стало проще сканировать документацию.

Несмотря на отсутствие обязательства скреплять уставную документацию, работники налоговой службы все-таки рекомендую это делать. В качестве инструмента может применяться степлер или скрепки. В большей части это касается устава, который имеет внушительный объем. Сотрудник ФНС не обязаны сверять правильность расположения страниц, поэтому листы могут перепутаться, а сам документ становится непригодным для изучения.

В такой ситуации применение степлера или иглы — только плюс, ведь в законодательстве их использовать не запрещено. Следовательно, вопрос, нужно ли прошивать устав при внесении изменений или в случае регистрации ООО можно ответить отрицательно. С другой стороны, это в интересах учредителя, ведь снижается риск перепутывания страниц.

Правила прошивки устава

Если учредитель принял решение прошить учредительные документы перед передачей в ФНС, на листах крепится наклейка. На ней указывается:

  1. Информация о  том, что документ прошит, пронумерован и закреплен. Здесь же указывается число страниц (листов) в виде цифры или прописи. При наличии у ООО печати ее рекомендуется поставить на месте скрепления.
  2. Название должности стороны, который уполномочен передать устав, а также подпись и ФИО.

Кроме того, в процессе прошивки стоит учесть такие рекомендации:

  • На листах обязательно должны стоять номера.
  • Скрепки и булавки  рекомендуется убрать.
  • Перед шнуровкой важно проверить корректность оформления, чтобы не переделывать работу.

Если выполнить рассмотренные правила, удастся избежать ошибок в процессе регистрации и ускорить процедуру.

urlaw03.ru

Как сшить устав 🚩 прошивка устава 🚩 Менеджмент

Автор КакПросто!

Устав является одним из основных документов любого предприятия или организации. Существуют определенные правила для его оформления и хранения. Часто в процессе текущей деятельности у многих предприятий возникает необходимость представлять устав (вернее, его копию) в различные учреждения или деловым партнерам, и возникает вопрос о том, как правильно его прошить. Прошивать устав следует по тем же правилам, что и все другие документы.

Статьи по теме:

Инструкция

Устав прошивается с левой стороны по центру линии вертикального среза. Место прошивки не должно находиться слишком близко к левому краю документа, чтобы страницы не порвались и не разлетелись. В то же время следует следить за тем, чтобы прошивка не мешала свободно обращаться со страницами документа (листать, снимать копии и так далее) и не заходила на текст.

Для прошивки устава, как правило, делают три прокола (реже – два прокола) на расстоянии в несколько сантиметров. Длина стежка не должна быть слишком короткой или слишком длинной. В среднем, будет достаточно расстояния между двумя проколами в 1,5-2 сантиметра, что в целом составит 3-4 сантиметра от первого отверстия до последнего.

Отверстия можно сделать с помощью иглы, которой прошивается документ или с помощью канцелярского шила (если в уставе слишком много страниц).

Нить должна быть прочной. Используют либо специальную нить, либо обычную, но тогда ее складывают в несколько раз. Саму строчку прокладывают для надежности два раза. Концы нити завязывают узлом с обратной стороны документа, выпустив их из центрального отверстия. Концы не должны быть слишком короткими, обычно их длина составляет 6-10 сантиметров. Для верности нити и узел иногда заливают клеем, чтобы обеспечить сохранность и неприкосновенность прошитых страниц устава.

Далее на место прошивки приклеивают специальную информационную наклейку, в которой содержатся данные о том, сколько листов содержится в документе и о том, что все они пронумерованы. Она не должна быть слишком широкой, но в то же время, должна позволять разместить на ней необходимые записи и закрывать место прошивки.

Записи, сделанные на информационной наклейке, удостоверяют печатью предприятия и подписью руководителя. Наклейка должна заходить на место прошивки и свободные концы нити или как минимум, на концы нити, но не закрывать их целиком. Печать ставится с таким учетом, чтобы заходить на часть наклейки, концы нити и часть самого устава.

Обратите внимание

Непосредственно сам устав прошивается не слишком часто. Оригинал приходится прошивать тогда, когда предприятие в первый раз регистрирует устав при учреждении и в тех случаях, когда изменения в уставе подаются в налоговый орган в виде новой редакции устава. В остальных случаях речь, в основном, идет о копиях устава. Тем не менее, правила прошивки документа одни и те же.

Совет полезен?

Распечатать

Как сшить устав

Похожие советы

www.kakprosto.ru

Нужно ли прошивать устав при регистрации ООО

При составлении устава организации важно помнить о том, что с недавнего времени начали действовать поправки в законодательстве, согласно которым Устав ООО лишается всей информации об учредителях предприятия, а также о величине долей участников в уставном капитале.

Процедура нумерации данного документа заключается в том, что прошитый документ должен пронумеровываться исключительно со второго листа. Титульный лит в обязательном порядке должен оставаться не привязанным к номеру. Однако, при общем подсчете листов, нумерация учитывается.

В тех случаях, когда Устав содержит в себе 2 и более листов, то он должен быть прошит за подписью одного из учредителей организации с отметкой о количестве прошитых страниц. Чтобы понять, нужно ли прошивать устав при регистрации ООО, необходимо ознакомиться с главными деталями подачи заявления на регистрацию, а также с подробными рекомендациями по оформлению документа.

Главные детали подачи

Порядок подачи, которому необходимо следовать при регистрации Устава организации, практически полностью состоит из подготовки определенного пакета документации и его передачи в руки сотрудников государственных структур.

Среди таких регистрационных документов особенно стоит выделить следующие:

Заявление Форма такого документа должна полностью соответствовать утвержденной действующим законодательством форме Р11001.

Бланк формы Р11001

Устав ООО Документ должен быть продуман в малейших деталях, он должен быть выверен и не содержать в себе помарок и ошибок.
Оригинал решения учредителей о создании общества с ограниченной ответственностью Вместо данного решения может быть предоставлен специальный Протокол.
Гарантийное письмо о предоставление юридическому лицу помещения в аренду для осуществления деятельности Данное помещение будет в дальнейшем считаться фактическим юридическим адресом организации.

Гарантийное письмо арендодателя

Также, необходимо иметь квитанцию об оплате государственной пошлины в полном размере.

Стоит отметить, что, если юридическое лицо выбирает упрощенную систему налогообложения, то в налоговую инспекцию в обязательном порядке должно быть подано соответствующее уведомление, подтверждающее факт данного запроса.

Прежде чем начать процедуру регистрации ООО через госуслуги, следует зарегистрировать на сайте руководителя предприятия в качестве физического лица.

Где и как проверить готовность регистрации ООО после сдачи всего пакета документом, можно узнать здесь.

Если сотрудники налоговой службы потребуют предоставления дополнительного комплекта документов, которые напрямую связаны с открытием организации, то придется подготовить еще, например, договор об учреждении.

При этом, единственным учредительным документом, который может выступить в качестве подтверждения осуществления коммерческой деятельности, в рамках действующего законодательства может являться только Устав.

Весь пакет надо предоставить в специальный региональный орган, который занимается регистрацией юридических лиц и всех форм собственности, а в качестве такого органа выступает региональное отделение Федеральной Налоговой Службы РФ

Нумерация и оформление

Вся документация, включая Устав и специальное заявление на регистрацию общества с ограниченной ответственностью, которые содержать больше одного листа, должны быть в обязательном порядке прошиты и пронумерованы. На обратной стороне документа должен быть наклеен специальный вкладыш, на котором учредитель пишет «Прошнуровано и пронумеровано». Также указывается актуальное количество страниц, ФИО учредителя и подпись.

Прошивка документации, которая предназначается для регистрации ООО, регламентируется специальными требованиями по оформлению бумаг, которые используются в процессе государственной регистрации юридических лиц. Такие требования, в свою очередь, регулируются ФЗ№110.

Устав предприятия должен прошиваться в обязательном порядке. Процесс нумерации страниц начинается только со второго листа. Вкладыш должен быть наклеен на обратную сторону документа на место прошивки. Вся информация, указываемая на вкладыше, может быть написана как вручную, так и напечатана на компьютере. Подпись учредителя должна быть расшифрована. Информация о том, кто должен оставлять подпись на документе, также регулируются ФЗ№110.

Стоит отметить, что в тех случаях, когда организация уже была зарегистрирована и необходимо зарегистрировать только внесенные изменения, то на листе должна быть проставлена печать общества с ограниченной ответственностью. При создании дубликата Устава прошивка должна быть осуществлена в том же порядке, что и при первоначальном оформлении.

При этом, в обязательном порядке должны быть продублированы все листы документа, в том числе и титульный. Дубликат должен быть прошит и проклеен вкладышем. Однако, в данном случае, печать, подпись учредителя и какие-либо записи не предусматриваются.

Обязательно нужно ли прошивать устав при регистрации ООО

Для понимания того, нужно ли прошивать устав при регистрации ООО, необходимо обратиться к действующему законодательству.

Специальный приказ ФНС РФ от 25 января 2012 года гласит, что в настоящее время прошивать документацию, которая предоставляется в налоговую инспекцию, необязательно. Это обуславливается именно тем, что действующие нормативные акты не регулируют подобные обязанности.

Каждый учредитель организации может найти дополнительные разъяснения по данному вопросу в письме Федеральной Налоговой Службы РФ от 25 сентября 2013 года.

Подробные рекомендации

Стоит помнить о том, что грамотная подготовка документации – это кропотливое и довольно непростое дело. Это обуславливается тем, что практически от каждого символа, вплоть до запятой, напрямую зависит финальный результат рассмотрения пакета документации сотрудниками контролирующих органов.

Корректная прошивка документов имеет не менее важное значение, чем другие этапы подготовки пакета. Во-первых, неправильная прошивка документации может стать прямым основанием для отказа в ее принятии. Каждый такой отказ может повлечь за собой потерю времени, а также дополнительные затраты сил и финансов.

Во-вторых, некорректная прошивка основной документации ООО может быть использована заинтересованными третьими лицами не в пользу учредителей данной организации. Другими словами, документы могут быть с легкостью расшиты, а важная информация может быть подменена. При этом доказать подмену бумаг практически невозможно.

Для правильной и корректной прошивки документации необходимо осуществить следующие действия в определенной установленной последовательности:

  1. Удалить все скрепляющие металлические элементы и даже булавки из листов подготавливаемой документации.
  2. Аккуратно сложить листы в определенной последовательности – важно, при этом, не забыть осуществить проверку правильного порядка нумерации.
  3. Взять специальное шило или, если число листов незначительное, швейную иглу и проделать 3 сквозных отверстия по левому краю документа. Важно не забыть сделать отступ от края листов в 1,5 сантиметра. Данные отверстия должны в обязательном порядке располагаться вертикально по отношению к нижней части документации. Расстояние между проделанными отверстиями должно быть не меньше 3 сантиметров.
  4. Отмерить нитку, общая длина которой должна составлять не меньше 70 сантиметров и продеть ее в иглу или шило.
  5. Для максимального комфорта можно пометить прошивочные отверстия от 1 до 3 – это поможет не запутаться в процессе сшивания листов
  6. Продеть иглу через второе отверстие путем вставки одного из концов нитки с тыльной стороны. Важно следить за тем, чтобы листы в процессе прошивки не смещались и за тем. Чтобы все отверстия были строго центрированными по отношению друг к другу.
  7. Пропустить иглу через первое отверстие с лицевой стороны листа.
  8. После того, как игла вышла с обратной стороны документа необходимо продеть ее через третье отверстие. После этого важно провести иглу через второе отверстие с передней стороны таким образом, чтобы нить снова оказалась с обратной стороны.
  9. После этого оба конца нити окажутся сзади документа, что позволит отрезать излишнюю длину нитки для дальнейшей связки. Важно, чтобы величина обоих концов составляла не более 7 сантиметров.
  10. Сделать из концов нитки узел. В итоговом варианте он должен располагаться как можно более близко к листу. Узел должен быть плотно приложен к тыльной стороне последней страницы.
  11. Наклеить маленький лист бумаги на узел сверху при помощи обычного канцелярского клея. Бумага должна в обязательном порядке полностью закрывать узел и частично нити. Допускается, что открытые концы нитей могут быть не больше 2 сантиметров.
  12. Сделать на приклеенном листе специальную надпись: «Прошнуровано и пронумеровано». Важно также проставить печать организации, если такая есть, и количество листов в документе. Данная надпись должна быть прописана таким образом, чтобы ее часть выходила за пределы вкладыша на последнюю страницу документа.
  13. Заверить данную надпись подписью того лица, который имеет на это полномочия, и печатью организации с ограниченной ответственность. Стоит отметить, что оттиск печати и подпись должны переходить на определенную часть последней страницы документа, за пределы приклеенного вкладыша.

Стоит помнить о том, что осуществление всех указанных действий не может стать железной гарантией того, что организация не сможет столкнуться с определенным родом неприятностей при предоставлении документации в контролирующие органы. Однако, тщательный подход к вопросу оформления и чистоты каждого листа в документе практически наверняка сведет к минимуму возможность возникновения таких проблем.

Государственная регистрация ООО проводится органами Федеральной налоговой службы по месту регистрации учредителя предприятия.

На каком этапе необходимо проводить регистрацию ООО в ПФР, читайте по ссылке.

С основными положениями ФЗ о регистрации ООО можно ознакомиться тут.

calculator-ipoteki.ru

надо ли прошивать и как, кто заверяет

Устав ООО – документ, который не только предоставляет информацию о компании, ее функциях и задачах, но и регламентирует отношения между учредителями, их права и функции. Поэтому первый шаг после принятия решения об учреждении компании является выработка и утверждение ее устава. О нем мы и поговорим сегодня.

Так, вы узнаете, нужно ли прошивать (сшивать) устав при регистрации ООО, сколько экземпляров необходимо для такой регистрации, как происходит оплата за оформление документа.

Статьи документа

Как правило, устав ООО – это довольно компактный документ, который должен содержать достаточную информацию о создаваемом обществе и его учредителях. Эта информация бывает двух типов:

  • Обязательная часть, присутствие в уставе которой регламентировано законом об ООО.
  • Собственные пункты, касающиеся деятельности конкретного Общества.

Есть и особые требования к уставу при регистрации ООО. Так, обязательными статьями документа являются:

  • Название Общества в полном и сокращенном варианте.
  • Его полный адрес (юридический).
  • Цель создания и направление деятельности.
  • Юридический статус Общества, его обязательства и правомочность.
  • Полные данные об учредителях, их обязанностях и правах. Порядок выхода из состава участников и принятия новых участников ООО.
  • Компетенция главного руководящего органа ООО (собрания учредителей). Кто участвует, какие решения уполномочены принимать, периодичность созывов, способ оповещения.
  • Порядок назначения (избрания) руководителя ООО, его полномочия, срок нахождения в должности и отчетность перед учредителями.
  • Информация о составе уставного капитала ООО и распределении и перераспределении его долей.
  • Финансовый блок, в котором обозначается: как распределяется прибыль, кто и как управляет денежными потоками, а так же порядок бухгалтерской и финансовой отчетности и проведения ревизий.
  • Описание предполагаемого документооборота, способа хранения документов и доступа к ним.
  • Возможность ликвидации ООО, достаточные для этого условия и последовательность действий.

Для успешной работы ООО, важно добиться, чтобы ее устав был действительно рабочим документом, а не формальной бумажкой для регистрации.

Про порядок оформления устава ООО для регистрации рассказывает специалист в видео ниже:

Подача устава при регистрации ООО

Устав ООО является единственным всеобъемлющим документом, который описывает и коммерческую деятельность компании, и состав учредителей, и их финансовые взаимоотношения. Он также и единственный учредительный документ, так как собрание учредителей фиксирует только факт создания Общества. Поэтому устав входит в обязательный набор документов, необходимых для регистрации ООО и подается в общем комплекте в территориальный орган ФНС по месту производимой регистрации.

Для регистрации необходимо готовить два экземпляра устава. Причем оба подлинники (закон №129-ФЗ). Первый экземпляр после регистрации возвращается, а второй остается в ФНС. Исключение составляет лишь вариант подачи документов в электронном формате.

О том, нужно ли и кто заверяет устав при регистрации ООО

Заверение бумаг

Так как на регистрацию подается два оригинальных экземпляра устава, то требования обязательного подтверждения их подлинности от нотариуса не требуется. Это может удостоверяться на выбор:

  • Протоколом собрания полного состава участников ООО, на котором данный устав был утвержден.
  • Нотариусом при полном согласии всех учредителей.

При подаче всех документов на регистрацию (включая и устав) их подлинность могут подтвердить:

  • Единственный учредитель.
  • Директор ООО, назначенный на эту должность общим собранием учредителей.
  • Уполномоченное лицо из числа учредителей, назначенное собранием.

В уставе подпись ставится на оборотной стороне последней страницы, на приклеенном пломбирующем листке, а не на лицевой части последнего листа, как это было раньше.

Надо ли прошивать устав при регистрации ООО, и как это делается, а также о других важных моментах расскажет видеоролик ниже:

Прошивка и оформление

Документы, представляемые на регистрацию (устав) и содержащие два листа и более, должны быть прошнурованы. Это делается так:

  • Пронумеровать, начиная со второго листа. На первом (титульном) листе устава номер не ставится, но в расчете количества листов он учитывается.
  • Прошить стопку нитками (чаще всего черного цвета).
  • На обратной стороне последнего листа нитки завязываются узлом, а на это место наклеивается небольшой листок-вкладыш, являющийся пломбой.
  • На листке должно быть написано количество прошнурованных листов в уставе и стоять подпись подтверждающего это ответственного за подачу документов лица.

Далее рассмотрена регистрация новой редакции (изменений) устава ООО.

Регистрация новой редакции

Устав – это учредительный документ ООО и после внесения поправок в него требуется перерегистрация. Это может касаться:

  • Изменений в количественном составе учредителей Общества.
  • Любых изменений уставного фонда.
  • Корректировки названия или переноса юридического адреса.
  • Смены вида деятельности или появление нового.

Для регистрации измененной редакции надо подготовить:

  • Действующий устав с отметкой о регистрации.
  • Два экземпляра измененной редакции устава или дополнений к существующей, если изменений немного.
  • Решение учредителей (протокол собрания) подтверждающее эти изменения.
  • Весь комплект кодов и документов, полученных при первичной регистрации.
  • Подтверждение оплаты госпошлины.
  • Заявку Р13001.

Этот набор документов потребуется сдать в отделение ФНС, ближайшее к месту регистрации и по прошествии пяти дней получить подтверждение внесения изменений.

Про внесение изменений в устав ООО поведает данное видео:

uriston.com

Как прошить устав ООО

В недавнем прошлом прошить устав ООО было обязательным шагом после подготовки этого документа, например для регистрации компании в налоговой. Сейчас прошивать устав не обязательно. Объясним, почему не стоит отказываться от процедуры, кажущейся устаревшей, и как правильно это сделать.

Защита иголкой и ниткой

Сшивать важные документы, а в особенности главную бумагу компании, ранее регламентировали методические инструкции по заполнению форм, утвержденные главком фискального ведомства.

Налоговая очень трепетно относилась к этому моменту, полагая, впрочем, вполне справедливо, что нить является дополнительным защитным инструментом, который подтверждает подлинность документа и сохраняет от несанкционированного внесения в него новых данных. В 2013 году правила были отменены, поэтому нить и игла уходят в прошлое. Впрочем, происходит это не так быстро. Практически все учредители компаний все же используют этот метод скрепления при подготовке документов.

Практически все учредители компаний все же используют прошивку для скрепления при подготовке документов.

Подшить устав достаточно просто. В стопе листов нужно проделать три или более отверстий, которые будут расположены вертикальной линией вдоль левого края документа. Интервал между отверстиями – 3-4 см, расстояние от левого края – не менее 2 см.

Одной прочной нитью скрепляем документ так, чтобы ее концы оказались на обратной стороне стопы листов и выходили из соседних отверстий. Завязываем нить узлом как можно ближе к последнему листу стопы. На узел и концы нити приклеиваем кусок бумаги размерами 3 на 5 см. На него впоследствии будет поставлена печать.

Прошивка вашего устава на этом завершена. Главное, перед началом скрепления проверьте правильность нумерации и расположения листов в стопке. Иначе процедуру придется повторить.

zhazhda.biz

Как правильно сшивать документы нитками вручную, фото образцы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Содержание статьи

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  • Степлер;
  • Нитки;
  • Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Как правильно заполнить журнал учета трудовых книжек рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции. Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

 

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

znaybiz.ru


Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области