Обязана ли коммерческая компания создавать архив. Можно ли пользоваться коммерческими архивами для хранения кадровых документов организации (что бы не хранить документы в офисе)?

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации рассмотрел в судебном заседании заявления открытого акционерного общества "Горно-металлургическая компания "Норильский никель" и открытого акционерного общества "Красноярский речной порт" о признании недействующим приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые неподведомственны федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

Открытое акционерное общество "Горно-металлургическая компания "Норильский никель" и открытое акционерное общество "Красноярский речной порт" (заявители) обратились в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации с заявлениями о признании недействующим приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые неподведомственны федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

В обоснование своего требования заявители ссылаются на то, что оспариваемый приказ не соответствует положениям Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; принят Министерством культуры Российской Федерации с превышением предоставленных ему полномочий; нарушает права и законные интересы заявителей в сфере осуществляемой ими предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на них обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Заявители полагают, что оспариваемый приказ принят Минкультуры России в нарушение части 3 статьи 6 Закона об архивном деле, поскольку оно не является федеральным органом исполнительной власти, которому специальным указанием Правительства Российской Федерации предоставлено полномочие по принятию перечней архивных документов с указанием сроков их хранения.

Заявители считают, что круг лиц, на которых может распространяться действие оспариваемого приказа, не включает организации, неподведомственные Минкультуры России.

По мнению заявителей, действующее законодательство не содержит норм, согласно которым Минкультуры России вправе утверждать перечни архивных документов со сроками их хранения для коммерческих организаций, не контролируемых названным министерством, и возлагать какие-либо обязанности на такие организации, в том числе заявителей.

Заявители мотивируют нарушение оспариваемым приказом их прав тем, что в результате исполнения содержащихся в нем обязанностей заявители вынуждены нести расходы и отвлекать иные ресурсы для выполнения несвойственной им деятельности, что подтверждается, в частности, судебным актом о разрешении спора с участием открытого акционерного общества "Горно-металлургическая компания "Норильский никель", которым установлена его обязанность предоставить информацию и документацию своему акционеру со ссылкой на оспариваемый приказ.

В отзыве на заявление Минкультуры России указывает, что заявленные требования необоснованны и не подлежат удовлетворению, поскольку оспариваемый приказ соответствует положениям Закона об архивном деле; приказ принят Минкультуры России в пределах полномочий, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 "О Министерстве культуры Российской Федерации"; Минкультуры России является специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела; оспариваемый приказ подготовлен и утвержден в установленном законом порядке; оспариваемый приказ зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации и официально опубликован; оспариваемый приказ не возлагает не предусмотренных законом обязанностей на коммерческие организации, поскольку обязанность по хранению документов организациями установлена Законом об архивном деле, а также Федеральным законом от 29.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", Налоговым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В отзыве на заявление Министерство юстиции Российской Федерации указывает, что оспариваемый приказ принят в пределах предоставленных Минкультуры России полномочий; оспариваемый приказ вступил в силу с 29.09.2011 и до этой даты не порождал правовых последствий, в связи с чем заявленные требования являются необоснованными.

Заслушав представителей участвующих в деле лиц, исследовав и оценив доказательства и доводы сторон, суд пришел к выводу о том, что заявленное требование не подлежит удовлетворению по следующим основаниям.

Оспариваемым приказом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень документов).

Утвержденный оспариваемым приказом Перечень документов включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения (пункт 1.2 оспариваемого приказа).

Судом установлено, что оспариваемый приказ зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.09.2010 за N 18380. Официальный текст оспариваемого приказа с приложением в полном объеме опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19.09.2011 N 38.

Как следует из пункта 1 статьи 192 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд признает нормативный акт недействующим, если оспариваемый нормативный правовой акт или отдельные его положения не соответствуют закону или иному нормативному акту, имеющим большую юридическую силу, и нарушают их права и законные интересы в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, незаконно возлагают на них какие-либо обязанности или создают иные препятствия для осуществления предпринимательской или иной экономической деятельности.

Обязанность по хранению документов организациями установлена статьей 17 Закона об архивном деле, а также статьей 89 Закона об акционерных обществах, подпунктом 8 части 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации, статьей 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно пункту 1 статьи 17 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В соответствии с пунктом 1 статьи 89 Закона об акционерных обществах общество обязано хранить документы, перечисленные в данной норме, и иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Пунктом 8 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Статья 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" возлагает на организации обязанности по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет; рабочего плана счетов бухгалтерского учета, других документов учетной политики, процедуры кодирования, программной машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Как видно из приведенных выше положений, они распространяются также на акционерные общества и другие коммерческие организации.

В силу положений оспариваемого приказа на организации не возлагается обязанность по созданию всех указанных в нем документов; в нем определяются сроки хранения тех документов, которые могут образоваться в процессе деятельности организации. В тексте оспариваемого приказа не имеется положений, предусматривающих обязанность коммерческих организаций по хранению документов; названный акт содержит только указания о сроках, в течение которых должно обеспечиваться хранение создаваемых в процессе деятельности организации документов. Оспариваемый приказ также не определяет обязанности организаций по предоставлению сохраняемых документов своим участникам. Такая обязанность, а также порядок ее исполнения и ограничения, направленные на защиту интересов участников и общества, в том числе на обеспечение конфиденциальности, предусмотрены законодательными актами, регулирующими отношения по предоставлению информации участникам акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью.

В связи с этим оспариваемый приказ не возлагает на указанные организации каких-либо дополнительных обязанностей, кроме тех, которые установлены Законом об акционерных обществах, Законом об архивном деле и иными, указанными выше законами.

В соответствии с частью 3 статьи 6 Закона об архивном деле специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

В соответствии с пунктом 3 Указа Президента Российской Федерации от 09.03.2004 N 314 (в редакции от 22.06.2010) "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" федеральное министерство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации сфере деятельности.

На момент принятия оспариваемого приказа полномочия Минкультуры России определены Положением о Министерстве культуры, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 "О Министерстве культуры Российской Федерации".

Согласно пункту 1 названного положения Минкультуры России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики в сфере культуры, искусства, историко-культурного наследия, кинематографии, архивного дела, авторского права и смежных прав, а также по нормативно-правовому регулированию в сфере культуры, искусства, историко-культурного наследия (за исключением сферы охраны культурного наследия), кинематографии, архивного дела, авторского права и смежных прав (за исключением нормативно-правового регулирования осуществления контроля и надзора в сфере авторского права и смежных прав) и функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере культуры и кинематографии.

В соответствии с пунктом 5.2 Положения о Министерстве культуры на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации Минкультуры России самостоятельно принимает, в частности, перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерные номенклатуры дел (пункт 5.2.9) и нормативные правовые акты по другим вопросам установленной сферы деятельности Министерства и подведомственных ему федеральной службы и федерального агентства, за исключением вопросов, правовое регулирование которых в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется исключительно федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (пункт 5.2.10).

Установленный Положением о Министерстве культуры перечень принимаемых Минкультуры России правовых актов не является исчерпывающим. В силу указанных выше положений Минкультуры России наделено полномочиями по нормативному регулированию отношений в области архивного дела; правовое регулирование вопросов об установлении перечня и сроков хранения архивных документов не отнесено к вопросам, подлежащим урегулированию нормативными актами более высокого уровня, а также к вопросам, регулирование по которым отнесено к компетенции иных федеральных органов.

С учетом этого доводы заявителей о том, что Минкультуры России, при установлении нормативных требований, предусмотренных частью 3 статьи 6 Закона об архивном деле в отношении хранения архивных документов, действовало с превышением полномочий, подлежит отклонению, поскольку в силу приведенных выше норм Положения о Министерстве культуры, действующего на момент подписания оспариваемого приказа, Минкультуры России выступало в качестве специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляющего полномочия в сфере нормативного регулирования указанных отношений, в том числе и в отношении коммерческих организаций.

Из Положения о Министерстве культуры не следует, что Минкультуры России не вправе принимать нормативные акты, указанные в части 3 статьи 6 Закона об архивном деле, для коммерческих организаций, которые неподведомственны названному министерству. Ссылки заявителей на то, что в оспариваемом акте дана отсылка к пункту 5.2.9, а не к пункту 5.2.10 Положения о Министерстве культуры, могут свидетельствовать о технической недоработке данного акта, но не опровергают вывода о наличии у Минкультуры России соответствующей компетенции. Не опровергает наличия такой компетенции у данного органа на момент принятия оспариваемого акта и включение в Положение о Министерстве культуры, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 N 590, уточненного указания об утверждении Министерством культуры перечня типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (пункт 5.2.6).

Таким образом, оспариваемый приказ принят в пределах компетенции издавшего его органа, не противоречит требованиям закона, не возлагает на заявителей дополнительных обязанностей и не создает препятствий для осуществления ими экономической деятельности.

С учетом изложенного оснований для удовлетворения заявленных требований о признании оспариваемого приказа недействующим не имеется.

Как создать архив в нашей маленькой организации, откуда берутся номера фонда? | Вопросы подписчиков

Как создать архив в нашей маленькой организации, откуда берутся номера фонда?

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов (ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.), так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации – Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

Важную информацию о архивном деле вы найдете в материале здесь.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» - структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации (традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива - довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Читайте о передаче документов в архив еще больше по ссылке.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними (См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

Важную информацию о архивном делопроизводстве вы найдете в материале здесь.

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

Статья о ведении архива поможет вам не допускать ошибок в работе.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор - это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно – воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Статья о архивном деле в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива ( Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19).

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

Статья о архивном хранении поможет вам не допускать ошибок в работе.

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов – номер фонда. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение (п. 3.5.3 Правил работы государственных архивов).

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение (в архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях – бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления – машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных).

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

Данный документ имеет определенную структуру, которой следует придерживаться при составлении Положения об архиве вашей организации.

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее – Общество)

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.1. в срок до 15.01.2013 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

a. в срок до 30.01.2013 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

3. При наличии оборудованного архивохранилища - проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов (в целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

Заключение такого договора, как правило, не несет финансовых обязательств, но определяет порядок, сроки и объект передачи на дальнейшее архивное хранение.

Можно ли пользоваться коммерческими архивами для хранения кадровых документов организации (что бы не хранить документы в офисе)?

Деятельность частных архивов законодательно не урегулирована. Работодатели могут создавать собственные архивы или передавать документы в государственные.

Коммерческие организации вправе создавать собственные архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а также передавать документы на постоянное хранение в госархив (п. 2 ст. 13, п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В случае ликвидации организации работодатель обязан сдать документы в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Таким образом, передача документов в частные архивы не предусмотрена действующим законодательством.

Однако существует и противоположная позиция. Она основана на отсутствии законодательного запрета на хранение документов вне организации. Так, некоторые ограничения в части местонахождения документов установлены для акционерных обществ (ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В отношении обществ с ограниченной ответственностью такие ограничения не действуют.

Такая позиция видится недостаточно обоснованной. Поэтому мы не рекомендуем передавать документы в частные архивы и, при необходимости, рекомендуем пользоваться государственными особенно в отношении документов по личному составу.

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Этапы создания архива в организации

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].

 передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

 не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

 стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

 обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета. Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе. Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все. Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий. Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций. Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.

Где найти архив организации которая уже не существует?

Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны. Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами. Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

С чего следует начинать поиск документов Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании. Определить тип архива, в который переданы документы Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве. Информация о ликвидированной, т.е. не существующей организации сдается в государственный архив. Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области.

Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда. Не знаю, как в небольших поселениях, а в городах, по крайней мере, таких крупных, как Уфа, есть городской архив. Наверное имеются и районные и областные архивы. Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).

Где и как хранить кадровую документацию

Ликвидация организации представляет собой сложный и длительный процесс. Учредителям приходится завершать деятельность компании, отчитываться по кредиторским обязательствам и подготавливать большой объём документации. Ликвидируемое юридическое лицо обязано передавать её на хранение в архивную службу.

Вернуться к оглавлению Куда обращаться? В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив — муниципальный или государственный.

Архивы ликвидированных предприятий

Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).

Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации — это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации. При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия. Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг. Дела, требующие временного содержания — не более 10 лет — оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов. Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов.

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что — вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать. В Центральном архиве документов может и не быть, если фирма была не большая и уходила от налогов, тогда и концов не найти, а если организация работала законно, то в архиве выдадут справки. Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует.

В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая. Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно.

За ними можно обратиться в Пенсионный фонд.Для начала архивные шкафы или полки разделим:

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры. На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов. И, конечно, личные дела уволенных работников. Оформляем дела для архива По правилам дела в архиве оформляются так:

Где закреплены правила ведения архивного дела в акционерных обществах? | Статьи

Как мы могли заметить, согласно Закону об АО правила ведения архивного дела акционерных обществ определяются отнюдь не архивным ведомством. В этом проявляется специфика регулирования архивов коммерческих организаций в нашей стране. Подробнее содержание ст. 89 раскрывается в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс.

В Положении отсутствует указание на обязательность создания архива организации, тем не менее выполнение требований этого документа без создания отдельного структурного подразделения или выделения сотрудников, основной должностной функцией которых является работа с архивными документами, довольно затруднительно.

Характерно, что ответственность за организацию хранения документов возлагается на единоличный исполнительный орган, а сама организация хранения документов до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества (п. 3.1). При этом подлежащие хранению документы до передачи их в архив хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества (п. 3.6). Таким образом, если организация размещается в нескольких зданиях, то архивные документы должны находиться в помещении, занимаемом руководством, и хотя в документе не говорится о необходимости создания архива, из его текста следует, что он должен быть.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Положение также содержит перечень требований к условиям хранения документов; в нем приводится более полный по сравнению с Законом об архивном деле список документов, подлежащих хранению, и в качестве основного нормативного документа, используемого для определения сроков хранения, указывается Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000.

В настоящее время вместо него применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Перечень 2000 г. продолжает действовать для документов, созданных до утверждения нового Перечня.

В Законе об ООО хранение документов регулируется ст. 50. В пункте 1 приводится открытый перечень документов, подлежащих хранению. В пункте 2 указано, что общество хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Таким образом, для ООО закон смягчает положение о необходимости хранить документы по месту нахождения руководства. Тем не менее и эти организации обязаны конкретизировать место хранения своих документов. Невыполнение этих требований очень часто приводит к судебным разбирательствам. Наиболее типичным случаем является непередача документов старым руководством новому.

Пятый арбитражный апелляционный суд 10 августа 2010 г. вынес постановление по делу № 59-6067/2009. Спор шел о передаче печати, учредительных документов, бухгалтерской отчетности и иной документации, необхо-димых для осуществления руководства текущей деятельностью общества

с ограниченной ответственностью «Корона Карз». Основанием для судебного процесса стал именно п. 2 ст. 50 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». На внеочередном собрании участников общества был избран новый директор, который потребовал у предшественника документы на основании этой статьи закона. Первоначально суд встал на сторону истца, обязав выдать документы. Однако апелляционный суд решение отменил в связи с признанием этого собрания недействительным (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.10.2010 № Ф03-7611/2010 по делу № А59-6067/2009).

Похожая статья содержится и в Законе № 161-ФЗ. Так, унитарное предприятие хранит документы по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом месте. Отличием этой формы ведения коммерческой деятельности является то, что при ликвидации унитарного предприятия документы передаются на хранение в государственный архив.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ установлена ст. 27 Закона об архивном деле. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляют федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации (ст. 16 Закона об архивном деле). В теории именно этот Закон устанавливает необходимость хранения документов в организациях, но, к сожалению, не конкретизирует их обязанности в области архивного дела, оставляя это отдельным нормативным актам, которые не всегда в полной мере учитывают дух и букву закона.

Группа 2. Нормативные акты, регулирующие отраслевую деятельность

Наиболее интересным примером, характеризующим развитие современного законодательства в части хранения документов коммерческих организаций, является страховая деятельность.

В соответствии с п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27.11.1992 № 4015–1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» страховщики должны создавать условия для обеспечения сохранности документов, перечень и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора.

Данный пункт раскрывается в Перечне документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, утв. приказом ФСФР России от 06.03.2013 № 13–16/ пз-н.

В приведенном примере необходимость хранения документов, относящихся к определенной отрасли, установлена путем включения соответствующей статьи именно в отраслевой закон; регламентирующим органом назван орган отраслевого регулирования, а не архивного.

Какие меры должны принимать страховые компании для обеспечения сохранности документов?

К обязательным для страховщиков мерам, обеспечивающим сохранность документов, включенных в Перечень, относятся:

2) разработка и утверждение номенклатуры дел;

4) создание оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения;

5) соблюдение порядка передачи в архив и выдачи дел из архива;

6) проверка наличия дел в соответствии с их номенклатурой;

7) обеспечение физико-химической сохранности документов;

8) утверждение инструкции по делопроизводству.

Согласно документу страховщик обязан принять меры, достаточные для обеспечения сохранности документов. Они должны быть направлены на исключение возможности уничтожения, порчи или исчезновения документов по причине преднамеренных и/или случайных событий природного и техногенного характера, противоправных действий третьих лиц, пожара и залива водой.

Таким образом, в настоящее время наличие архива для страховых компаний обязательно. Архивное дело в нем должно быть построено в соответствии с нормами и правилами, применяемыми к государственным архивам (только для них существуют юридически действенные нормативы). В отношении архивов страховых компаний не может применяться понятие форс-мажора — они обязаны исключить любую возможность чрезвычайных обстоятельств.

Истец обратился в суд с иском к страховой компании о взыскании страхового возмещения. Та обратилась со встречным иском о признании договора незаключенным. Свои требования компания мотивировала тем, что представленный бланк полиса страхования был заполнен и подписан лицом, не имеющим полномочий на совершение сделки. Суд принял решение в пользу застрахованного лица, т. к. компания не опубликовала сведения об утрате использованного бланка. При этом суд учел, что страховщик обязан обеспечить сохранность документов, в т. ч. бланков, вести их учет, а в случае утери размещать сведения на своем сайте (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 02.05.2012 по делу № 11–5972).

Характерное положение содержится в Федеральном законе от 02.12.1990 № 395–1 «О банках и банковской деятельности». Не устанавливая непосредственно требования к хранению документов, он обязывает руководителя кредитной организации при освобождении от должности передать документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей, а в случае отсутствия такового обеспечить сохранность имущества и документов кредитной организации, уведомив о принятых мерах Банк России (ст. 24).

Группа 3. Нормативные акты, регулирующие оборот некоторых видов документов

По-настоящему актуальным является для работодателей вопрос о хранении документов по личному составу.

В коммерческой организации нет такого подразделения (и помещения), как архив. Как в этой ситуации обеспечить сохранность кадровых документов? Нужно ли создавать архив или это обязанность только государственных учреждений?

В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов. Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов». Это означает, что коммерческие компании могут создавать либо не создавать архив, но при этом обязаны обеспечить сохранность документов.

Каким образом можно это сделать? Сразу оговоримся, что, не отводя специальное помещение для архивного хранения документации, обеспечить ее сохранность в течение длительного времени практически невозможно. Поэтому если в организации невозможно создать собственный архив, то для выполнения требований об обеспечении сохранности документов можно воспользоваться услугами государственного (муниципального) или коммерческого архива, заключив соответствующий договор.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации?

Согласно Закону об архивном деле у ликвидируемых организаций без правопреемника есть два варианта действий.

Вариант 1. Передать архив в вышестоящую организацию.

Вариант 2. Передать архив в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Если вышестоящая организация отсутствует, документы следует передать в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Например, 25 декабря 2007 г. правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.

Однако следует отметить, что такие архивы или центры созданы пока далеко не везде. В случае их отсутствия функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Чрезвычайно важным для организаций вопросом является хранение бухгалтерской документации как привлекающей наибольшее внимание государственных органов. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) экономические субъекты обязаны вести бухгалтерский учет. И этим же Законом на них налагается обязанность по хранению документов бухгалтерского учета (п. 2 ст. 6).

В Законе о бухучете есть прямое требование об обеспечении организацией безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиты от изменений (п. 3 ст. 29).

Пункт 2 ст. 29 содержит перечень документов, которые должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. К ним относятся, например, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи.

Собственно порядок хранения документов бухгалтерского учета определяется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В настоящее время в связи с ужесточением законодательства о банкротстве руководители организаций регулярно привлекаются судами к субсидиарной ответственности за несоблюдение правил хранения бухгалтерских документов.

Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении по делу № А45-173/2011 подтвердил решение суда первой инстанции, которым было установлено, что бывший руководитель организации-должника не исполнил обязанности по сбору, составлению, ведению и хранению документов бухгалтерского учета, данная документация у него отсутствует и не была передана конкурсному управляющему. В соответствии с Федеральным законом от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» руководитель был привлечен к субсидиарной ответственности.

Отдельно регламентируются сроки хранения документов налогового учета.

В соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т. ч. подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

А в подпункте 5 п. 3 ст. 24 установлена обязанность налоговых агентов в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Для пересекающихся по содержанию документов бухгалтерского и налогового учета установлены разные сроки хранения. Каким нормативным актом следует руководствоваться работодателю, чтобы определить сроки хранения документов, например о начислении заработной платы?

Действительно, в приведенных выше примерах мы могли наблюдать характерные законодательные противоречия в области архивного дела. Для координации положений НК РФ и Закона о бухучете потребовалось отдельное разъяснение Минфина России. Своим письмом от 09.02.1999 № 04-01-10 «О сроках хранения документов по учету» ведомство разъяснило налогоплательщикам, что положение ч. 1 ст. 23 НК РФ не вступает в противоречие с положениями законодательства о бухучете. В первом случае речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а во втором — о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. В случае если документ составлен для целей как бухгалтерского, так и налогового учета, он должен храниться в соответствии с требованиями двух нормативных правовых актов, т. е. не менее пяти лет.

Отдельное разъяснение налоговому ведомству пришлось давать и по отсчету сроков хранения налоговых документов. В письме Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 эти сроки предписывается отсчитывать после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

В заключение отметим, что конкретные сроки хранения документов, не упомянутых в законодательных актах РФ, устанавливаются перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения.

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Эти документы используют в делопроизводстве организации, чтобы определить сроки хранения отдельных документов, для правильного формирования и хранения дел, при составлении номенклатуры дел отдельных структурных подразделений и сводной номенклатуры дел компании, а также для выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и подготовки к передаче документов с длительными сроками хранения в архив.

Отметим, что положения перечней постоянно провоцируют споры между государственными органами и частными компаниями, т. к. расширяют положения законодательных актов.

Самым известным эпизодом стал судебный процесс между ОАО «Горно-металлургическая компания „Норильский никель“» и Министерством культуры РФ, в результате которого на несколько месяцев Перечень 2010 г. был признан не имеющим юридической силы (решение ВАС РФ № 7889/11 от 06.09.2011).

Таким образом, необходимость обеспечения хранения документов коммерческой организацией устанавливается целой группой нормативных документов.

Большая часть этих актов используется в ходе судебных разбирательств между участниками и акционерами коммерческих организаций, а также государственными органами.

Ответ на вопросы от Росархива о работе архива в коммерческой организации :: Методическая база :: Архивное дело

Ответ на вопросы от Росархива о работе архива в коммерческой организации

Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации?

Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории Российской Федерации, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином ”негосударственные организации”.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 9, п. 1.

Какие документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации?

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документы Архивного фонда Российской Федерации включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, подлежат постоянному хранению и находятся на государственном учете.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 3, п. 4; ст. 5; ст. 6, ч. 1.

Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда Российской Федерации?

Документы Архивного фонда Российской Федерации могут храниться в архиве негосударственной организации: временно - если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив; постоянно - если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 6, п. 7; ст. 10, ч. 3, 4; ст. 11.

Что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения?

В организации хранятся документы предшественника - государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в АФ РВ заключен не был. Что необходимо делать с этими документами, если у них истекают сроки ведомственного хранения? Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным, муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 6, ч. 6, 7.

Что делать с документами по личному составу уволенных работников?

Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности; по ее результатам они могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 22, п. 4б; ст. 23, ч. 10.

Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации?

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 23, ч. 10.

До приватизации организация являлась источником комплектования государственного архива. Является ли ее правопреемник источником комплектования?

Негосударственная организация не может автоматически остаться источником комплектования государственного или муниципального архива. Находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности предшественника негосударственной организации, должны быть переданы ею на постоянное хранение в соответствующий архив. В соответствии с федеральным архивным законодательством негосударственная организация вправе заключить договор с государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук о передаче на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 18, ч. 4; ст. 21, ч. 3.

С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений?

Федеральным архивным законодательством установлено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которых они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем руководствоваться при выборе архивного учреждения?

Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации (равным образом она вправе заключить договор и о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 21, ч. 3.

Сколько архивных фондов может быть создано в организации?

Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд - ее собственный. Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, архивные документы организации или организаций - предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации?

При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные и правовые акты того субъекта Российской Федерации, на территории которого расположена негосударственная организация.

Поскольку федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов).

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 “Об архивном деле в Российской Федерации”. Ст. 6, ч. 3.

Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля?

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, следует использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194.

Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации?

Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.

Можно ли руководствоваться в работе негосударственных организаций Правилами работы архивов организаций?

Действующие Правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения.

Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения?

В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.

Правила выемки документов и предоставления их органам

Выемка - это следственное действие, заключающееся в изъятии (добровольном или принудительном) из помещений, с участков местности и у конкретных лиц строго определенных решением компетентного органа (должностного лица) предметов и (или) документов, имеющих значение для уголовного дела, без предварительного их поиска (ст. 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ от 18.12.2001 N 174-ФЗ). Архивные документы могут быть изъяты по постановлению должностного лица, уполномоченного проводить следственные действия, если они являются вещественными доказательствами. В соответствии с п. 8 ст. 26 (глава 6) Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Должны ли коммерческие организации хранить документы так, как предписано Приказом Министерства культуры? Обязана ли коммерческая компания создавать архив

Должны ли коммерческие организации хранить документы так, как предписано Приказом Министерства культуры?

РЕШЕНИЕ ВЫСШЕГО АРБИТРАЖНОГО СУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11

Как создать архив в нашей маленькой организации, откуда берутся номера фонда? | Вопросы подписчиков

Можно ли пользоваться коммерческими архивами для хранения кадровых документов организации (что бы не хранить документы в офисе)?

Этапы создания архива в организации

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

Где найти архив организации которая уже не существует?

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

Где и как найти документы если предприятие пропало

Где и как хранить кадровую документацию

Архивы ликвидированных предприятий

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

Где закреплены правила ведения архивного дела в акционерных обществах? | Статьи

Группа 2. Нормативные акты, регулирующие отраслевую деятельность

Группа 3. Нормативные акты, регулирующие оборот некоторых видов документов

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации?

Ответ на вопросы от Росархива о работе архива в коммерческой организации :: Методическая база :: Архивное дело

Ответ на вопросы от Росархива о работе архива в коммерческой организации

Департамент имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области