Договорной (юридический) отдел. Реестр договоров предприятия

Реестр договоров | Бессрочная программа

Модуль Документы в программе IT Audit предназначен для ведения реестра договоров с контрагентами и учета трудовых договоров.

Видеоролик. Реестр договоров в IT Audit

Простой и удобный реестр договоров и документов

Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)

создание файла договора на основании шаблона договора

В списке договоров настраиваются необходимые колонки

Таблицу со списком договоров пользователь в программе IT Audit может настроить с учетом необходимых ему полей:

рубрика документа
организация, от имени которой заключен договор
сторона договора: контрагент, сотрудник организации
дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
сумма договора

Классификация договоров по рубрике

Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

договор поставки
договор аренды
трудовые договоры
приказы о приеме на работу
приказы на отпуск

Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

Видеоролик. Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Реестр договоров выгружается в файл Excel

Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel, содержащий следующие данные:

регистрационный номер и дата договора
предмет договора
дата окончания договора
этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
стороны договора: организация и контрагент
стадия документа
рубрика документа
информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
информация о времени создания договора и авторе документа

Создать договор в программе реестра договоров просто и удобно

Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:

реквизиты компании и контрагента
информация о руководителях организаций в родительном падеже

Поиск в реестре договоров

Поиск по основным данным договора в реестре договоров

наименование контрагента, с которым заключен договор
предмет договора
вид и группа договора
стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
окончание срока действия договора

Поиск по регистрационным данным в реестре договоров

дата создания и регистрация договора
регистрационный номер договора
сумма договора
участник рабочей группы по договору
экземпляр документа: отсутствует, оригинал, копия договора
сотрудники, участвующие в подписании договора

Порядок внесения в программу договоров и документов

В программу вносятся необходимые рубрики документов и договоров.

Открывается журнал документов и добавляется новый договор.
Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.
Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.
На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.
При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.
При необходимости по договору могут быть внесены этапы - договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено - пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.

regdogovor.ru

Реестр договоров | Договорной (юридический) отдел

Автоматизированное ведение реестра договоров в организации - залог успешной работы организации.

На сегодняшний день договорная работа является неотъемлемой частью любой организации.

В большинстве случаев эта работа заключается в ведении реестра договоров, и организации картотеки первичных документов.

В качестве инструментов используются бумажные журналы или электронные таблицы Excel.

Но при этом возникают сложности при необходимости провести анализ договоров организации. К таким проблемам можно отнести:

Ошибки при подготовке договоров, опечатки, ошибочные данные и т.д.
Затраты времени при поиске нужного договора или сопутствующих документов.
Сложно быстро составить график платежей по договорам с поставщиками, и как следствие возникновение просроченных платежей и санкций по договорам.
Сложность составления планов исполнения по договорам с покупателями, возникновение не до выставленных документов, и не дополученных доходов.
Невозможно составить сопоставительный график взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. Например, план возврата средств по коммерческому кредиту и платежи покупателей. Или для подрядных организаций план поставки покупателям и поступления товаров и услуг от поставщиков.

В конечном счете, нельзя выяснить уровень свободных денежных средств в результате работы по договорам.

Именно для решения этих и многих других проблем предназначена программа «Респект: Учет договоров».

Как работает программа реестр договоров

Программа «Респект: Учет договоров» поставляется как дополнительный модуль для конфигурации «Бухгалтерия предприятия» или «Управление торговлей» на платформе 1С: Предприятие 8.

Программа позволяет значительно упростить процедуру подготовки договоров

Уже на стадии подготовки пользователь может распечатать форму договора с заполненными реквизитами, а так же создать другие сопутствующие документы: коммерческое предложение, счет, рамочное соглашение.
Для разработки шаблонов будущих договоров используется текстовый редактор MS Word или его бесплатная альтернатива OpenOffice Writer. При необходимости готовый документ вы так же можете корректировать в том же редакторе.

После согласования и подписания договора. Данные о календарных планах исполнения и платежей регистрируются в системе, что позволяет:

Формировать графики платежей для бухгалтерии.
Формировать графики исполнения для производственных подразделений.
В любой момент получить сверку фактических данных с плановыми.
Вести реестр договоров, и быстро отслеживать важные события по договорам: продление, прекращение, перезаключение.

Экономическая служба может так же получить для себя обширную информацию:

Реестр договоров позволяет произвести плановый анализ поступления денежных средств от покупателей и план платежей поставщикам, что является упрощенным видом бюджета доходов и расходов.
Аналогично бюджет по поступлению и реализации товаров и услуг.
Провести план-факт анализ, сверив данные бухгалтерского учета с данными договорного модуля.

Реестр договоров, позволяет хранить все сопутствующие документы в одном месте:

К карточке договора может быть приложен отсканированный оригинал договора;
Для быстрого доступа в виде файлов могут быть приложены сопутствующие документы: схемы, фотографии и т.д. При этом они сохраняются в базе, что облегчает последующий поиск и резервирование.

Для кого предназначена программа

Программа ведения реестра договоров предназначена для руководителей, юристов, специалистов договорного отдела и бухгалтеров.

Приобрести программу вы можете в компании «РеспектСофт Прикладные Решения».

Сайт компании: www.repectsoft.ruСайт программы: www.dogovorum.ru

Тэги: реестр договоров, ведение договоров, учет договоров, ведение реестра.

dogotdel.ru

Как вести реестр договоров | ЮрПроводник

Реестр договоров в организации - это способ обобщения договоров организации, с помощью которого можно осуществлять должный и своевременный контроль за ними.

Существует множество споров о том, какая служба в организации должна вести такой реестр – юридическая, или бухгалтерия, или служба документооборота. Представляется, что для каждой в отдельности взятой организации существует свое единственно правильное решение, о том, кто именно должен вести реестр договоров в зависимости от штатной численности сотрудников и ее хозяйственной деятельности. Итак, разберем пошагово, как же его составить, оформить, и вести.

Первоначально необходимо определиться, какие сведения из заключаемых договоров необходимо вносить в реестр. К таковым могут относиться: Следует отметить, что в настоящее время существует множество специально разработанных программ для ведения подобных реестров, однако многие продолжают формировать их самостоятельно.
Анализируя сведения, которые необходимо будет вносить в реестр договоров, необходимо определить каким образом, в случае необходимости, можно будет, используя информацию, содержащуюся в реестре, отслеживать графики платежей, исполнителей, контрагентов, лиц, согласующих и подписывающих договоры, а также иные сведения.
После того, как будет сформировано четкое представление о сведениях, подлежащих занесению в реестр договоров, оформляем его. Оформлен он может быть на электронном носителе или на бумажном, кому как более удобно. Например, при оформлении на бумажном носителе, можно воспользоваться следующим способом. Для начала формируем папку «Реестр договоров за ___ год (или квартал)». Каждый договор, после его оформления и подписания (некоторые договора считаются заключенными с момента государственной регистрации!), подшиваете в эту папку. А на первой странице папки формируете сам реестр, в который вносите необходимые сведения о каждом договоре. Следует обратить внимание, что в процессе исполнения уже заключенных договоров, к ним могут заключаться дополнительные соглашения, которые также необходимо приобщать к договорам, а в самом реестре договоров выделить отдельную графу, в которой указывать наличие дополнительных соглашений к договору.

Кроме того, после того, как реестр договоров сформирован и периодически заполняется, необходимо помнить, что в организации необходимо установить с помощью внутренних инструкций и приказов такой порядок, чтобы обеспечивать целостность сведений, внесенных в реестр договоров, защиту их от искажений и несанкционированного доступа, сохранность самих договоров и дополнительных соглашений к ним.

Если руководство организации пришло к выводу о том, что реестр договоров будет вестись на электронном носителе, необходимо обеспечить возможность предоставления содержащихся в реестре договоров сведений на бумажных носителях. При этом обеспечив общее хранение и защиту всех сведений, внесенных в реестр договоров, в том числе путем обязательного создания резервной копии реестра договоров и определения процедур, предоставленных на предотвращение технических сбоев и ошибок, а также предотвращения доступа к реестру договоров неуполномоченных на это лиц.
Если кому-то из сотрудников организации понадобятся оригиналы какого-либо договора, то он может быть выдан исключительно под подпись. Также под роспись осуществляется возврат подлинника договора. Запрос на выдачу оригинала какого-либо договора целесообразно оформлять в виде служебной записки.
Кроме того, можно вести реестры договоров по годам или кварталам, и по окончании выбранного срока, папку с документами (договорами) прошить, пронумеровать и подписать у руководителя организации и бухгалтера. После этого реестр договоров может быть передан на хранение в архив организации.

Искать решение самому или доверить работу юристу?

Лучше доверьте работу по заключению договоров и сопровождению сделок юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.

Поиск по опытным юристам и адвокатам недалеко от Вас

Некоторыми организациями, наоборот используется такая схема, при которой ведется реестр договоров и не реже двух раз в год проводится ревизия имеющихся договоров и по ее итогам составляется заключение (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, исполнение по которым окончено). В таком случае, если обнаруживаются договоры, с истекшим сроком действия, они передаются по описи непосредственно в архив.

jurprovodnik.ru

Составить реестр договоров — Minjustbryansk.ru

Реестр договоров

РЕЕСТР ДОГОВОРОВ

№ договора и дата подписания

Период действия договора

Сумма по договору

Оставить комментарий к документу

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Реестр договоров», а также задать вопросы, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Комментарии к документу «Реестр договоров»

спасибо, быстро и кратко

Найденые документы по теме &laquoреестр договоров образец скачать»

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена.Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Запомните всего 2 слова:

Он Вам ещё пригодится!

Вы оценили ответ положительно

Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

Запомни: Договор-Юрист — это юристы, кодексы и бланки

Типовые договоры

Кодексы РФ

Активные юристы

Лучшие юристы

Обновления кодексов

Ответы юристов

Информация

О разделе «Образцы договоров»

Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Реестр договоров» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Реестр договоров» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

Копирование материалов с сайта «Договор-Юрист. Ру» возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

Под «бесплатными юридическими консультациями» подразумеваются ответы на типовые вопросы, справочная информация по статьям кодексов и законов

dogovor-urist.ru

Совет 1: Как составлять реестр договоров

Как составлять реестр договоров
Как внести записи в реестр
Как составлять протокол на договоры в 2018 году
реестр договора

Совет 2: Как составлять договоры в 2018 году

Главное отличие договора

Ни один документ не будет признан договором, если в нем, согласно статье 432 Гражданского Кодекса РФ, не будут прописаны существенные условия заключаемой сделки. Существенными условиями любого договора являются:

— условия о предмете договора, позволяющие однозначно определить этот предмет;— другие условия, регламентируемые законом или другими правовыми и нормативными актами как существенные для сделок такого рода;-условия, включенные в договор по требованию одной из сторон, в отношении которых должно быть достигнуто соглашение.

После того, как вы определили вид сделки и вид договора, а также выяснили, какие существенные условия будут в нем оговариваться, следует составить договор с учетом тех требований к его содержанию, которые определяет законодательство.

Требования к содержанию договора

В договоре должно быть несколько разделов, позволяющих структурировать его содержание. К ним относится:— вводная часть;— общие условия, в которых оговаривается и прописывается предмет договора и условия его выполнения;— права и обязательства, принимаемые на себя сторонами в рамках данного документа;— сроки выполнения договора и его этапов, если они есть;— цена и порядок расчетов;— ответственность каждой из договаривающихся сторон;— прочие условия;— подробные реквизиты и подписи сторон. Чтобы упростить юридическую экспертизу, в наименовании договора лучше сразу указать вид сделки: договор купли-продажи, договор аренды и т.п.

В вводной части указывается фирменное наименование сторон, их реквизиты, наименование должности, фамилии, имена и отчества руководителей, дата и место заключения сделки.

В общих условиях необходимо четко определить предмет договора с указанием его подробных характеристик, позволяющих однозначно идентифицировать его. Вы можете воспользоваться описанием предмета договора, который указывается для каждого вида сделки во 2 части ГК РФ. Если предметом договора является объект недвижимости, обязательно укажите его адрес, кадастровый номер, при необходимости, приложите поэтажный план, если это квартира или нежилое помещение на этаже.

Права и обязанности каждой из сторон укажите с учетом конкретных условий данной сделки. Постарайтесь учесть все, чтобы невыполнение пунктов этого раздела можно было трактовать как нарушение условий договора в случае судебного разбирательства.

Укажите сроки и стоимость этапов выполнения договора и условия их оплаты. В разделе «Ответственность сторон» опишите, какие финансовые и нефинансовые последствия ожидают сторону, нарушившую свои обязательства, а также сроки и порядок оплаты, с учетом невыполнения или выполнения с задержкой. В «Прочих условиях» можно указать, в какой суд обратятся стороны в случае нарушения одной и них условий договора, дать перечень документов-приложений.

www.kakprosto.ru